Self Check-in par QR code au vestiaire numérique
Pas de ticket en plus, pas d’étape supplémentaire : vos invités utilisent simplement le QR code qu’ils ont déjà sur eux, par exemple celui de l’invitation, du billet d’événement ou du badge. Votre équipe scanne ce code, reprend la réservation préparée et associe directement les affaires en numérique.
Self Check-in expliqué
Self Check-in : définition
Le Self Check-in désigne un processus de check-in où il n’est pas nécessaire de créer d’abord un nouveau ticket de vestiaire : un QR code déjà existant sert d’identifiant. Ce code est scanné au check-in et associé à l’article déposé.
Il peut s’agir d’un QR code externe, par exemple issu de :
- billets Eventim
- billets de salon
- confirmations d’entrée
- listes d’invités avec accès QR
- billets Wallet ou billets mobiles
Ou d’un QR code interne, généré directement par Tapcoat et réservé au vestiaire.
Le check-in devient ainsi bien plus simple : les processus existants ne sont pas remplacés, mais utilement complétés.
Fonctionnement
Le Self Check-in en pratique
L’invité arrive, présente le QR code qu’il a déjà et l’équipe le scanne, c’est tout. L’article est aussitôt associé en numérique. Pas besoin de ticket supplémentaire, de nouveau code ni d’étape d’attente en plus.
Au retrait, le même code est scanné à nouveau. L’article est ainsi restitué vite et sans ambiguïté, même en cas de forte affluence.
Résultat : moins de papier, moins d’attente et un déroulement simple et sûr pour le public comme pour le personnel.
Self Check-in
QR codes externes
Si vos invités disposent déjà d’un billet valide, d’un QR code de l’organisation ou d’un code d’accès, celui-ci peut servir d’identifiant de vestiaire dans le Self Check-in. Cela évite des étapes à l’entrée et rend le déroulement particulièrement confortable.
Pour l’organisation, cela signifie :
- pas de processus en double
- moins d’explications à donner aux invités
- un traitement plus rapide au comptoir
- une meilleure intégration aux structures événementielles existantes
Pour les grands événements ou les entrées standardisées, c’est un atout majeur : l’invité n’a pas à comprendre un nouveau système.
Avantages
Quels avantages offre le Self Check-in ?
Moins de friction à l'entrée
Réutiliser directement les QR codes existants limite les étapes supplémentaires. Vous gagnez du temps et facilitez l’orientation du public comme du personnel.
Suivi clair
Chaque article est relié numériquement à un identifiant unique. Les confusions sont minimisées et la traçabilité renforcée.
Sans application
Vos invités n’ont besoin d’aucune app dédiée. Un billet existant ou un code généré par Tapcoat suffit.
Flux rapides en forte affluence
Le Self Check-in est idéal aux heures de pointe et face aux grands flux : une étape de moins par invité accélère le déroulement et soulage le comptoir au moment où cela compte.
Intégration flexible
Salon, théâtre, club, arène ou événement d’entreprise : le Self Check-in s’intègre à différentes logiques d’événement.
Invités mieux protégés
L’invité n’a pas à retenir une photo de son ticket ni à montrer des preuves improvisées. L’attribution numérique inspire sécurité et professionnalisme.
Usage
Pour quels événements le Self Check-in convient-il ?
Le Self Check-in convient partout où le public dispose déjà de billets, de codes d’accès ou d’autres identifiants numériques. La solution est particulièrement adaptée aux :
- salons professionnels
- concerts
- théâtres
- stades et arènes
- événements d’entreprise
- congrès
- événements exclusifs sur liste d’invités
- festivals
- clubs et soirées
Des configurations hybrides sont aussi possibles : certains invités s’enregistrent avec des QR codes externes, d’autres avec des codes générés par Tapcoat
Tapcoat est ainsi le seul logiciel de vestiaire qui utilise directement les billets d’événement existants comme identifiant de vestiaire — sans matériel supplémentaire, sans app dédiée.
Fonctionnalités du ticket de vestiaire numérique : tout en un seul système
La technologie derrière une gestion du vestiaire fiable
Nous numérisons votre vestiaire : tout le processus devient numérique, du check-in à la restitution. Résultat : moins d’attente, moins de personnel mobilisé et un contrôle total aux heures de pointe.
Smart Check-in avec QR code et NFC
Tapcoat enregistre les affaires par QR code ou NFC, sans application et sans ambiguïté. Cela évite les confusions et intègre les billets d’événement ou supports d’accès existants.
Self Check-in
Tapcoat utilise les QR codes existants comme identifiant et associe les affaires numériquement. L’attente diminue, sans tickets ni applications supplémentaires.
Facturation et comptabilité numériques
Tapcoat enregistre automatiquement chaque dépôt et chaque restitution. Facturation, justificatifs et transmission à la comptabilité ou à l’expert-comptable sont automatisés.
Tableau de bord central
Suivez à tout moment les places occupées, les temps de passage et le taux d’occupation, en direct et sur tous vos sites.
Multi-organisation et sites
Gérez plusieurs lieux, événements ou clients dans un seul système. Idéal pour les exploitants, les agences et les séries d’événements.
Paiements en ligne
Les invités paient au choix à l’avance en scannant une bannière ou directement au terminal lors du check-in. Pour des flux rapides et moins d’attente au vestiaire.
Branding et options en marque blanche
Adaptez les reçus numériques, les pass Wallet et les interfaces à votre marque ou à celle de votre client. Idéal pour les lieux événementiels, les agences et les événements d’entreprise. (Fonction Pro)
Notifications push aux invités
Informez activement les invités du retrait, de l’attente ou de la fin de l’événement. Moins de questions, un déroulement plus fluide et une meilleure expérience invité. Aucune application à télécharger.
Questions sur le Self Check-in
Tout ce qu’il faut savoir sur le Self Check-in.
- Le Self Check-in, c'est quoi ?
Le Self Check-in signifie qu’un QR code externe existant ou un QR code généré en interne par Tapcoat sert à l’identification dans le processus du vestiaire. Le code fait le lien unique entre l’invité et son article.
- Quels QR codes externes peut-on utiliser ?
En principe, les QR codes des systèmes de billetterie ou de contrôle d’accès existants sont utilisables, par exemple ceux des billets d’événement, billets de salon ou pass invités numériques. L’essentiel est que le code s’intègre proprement au processus.
- Tapcoat peut-il générer ses propres QR codes ?
Oui. Si aucun code externe n’est disponible ou ne doit être utilisé, Tapcoat peut générer des QR codes internes dédiés au vestiaire.
- Une app à installer pour les invités ?
Non. Le processus fonctionne sans application. Les invités ont seulement besoin de leur QR code existant ou du code généré pour eux.
- Le Self Check-in convient-il aux grandes affluences ?
Oui. C’est justement en forte affluence que le système montre sa force : les étapes sont raccourcies et l’identification se fait de façon numérique et sans ambiguïté.
- Que se passe-t-il si plusieurs types de billets sont utilisés ?
Les configurations mixtes sont aussi possibles. Selon l’événement, QR codes externes et internes peuvent coexister si le déroulement est planifié en conséquence.
- Le Self Check-in est-il réservé aux billets ?
Non. Outre les billets classiques, d’autres identifiants sont utilisables, par ex. des QR codes issus de listes d’invités, de confirmations d’entrée ou de systèmes internes.
- Le système s'adapte-t-il aux processus existants ?
Oui. Tapcoat est conçu pour que le processus du vestiaire s’adapte à votre configuration existante. Cela concerne l’usage opérationnel comme le branding et le parcours utilisateur.
- La solution convient-elle aussi aux événements exclusifs ou plus petits ?
Oui. Pour les événements haut de gamme ou personnalisés, le Reverse Check-in assure un déroulement propre, discret et professionnel.
- Peut-on d'abord tester le Self Check-in ?
Oui. Selon le cas d’usage, nous examinons ensemble comment intégrer le processus à votre infrastructure et quelle configuration est pertinente.
Encore des questions ?
Voyons ensemble comment intégrer le Self Check-in à votre processus de vestiaire.
Codes de billets externes ou QR codes internes : nous concevons avec vous un déroulement adapté à votre événement.