Clôture journalière et passation de service faciles
Un grand atout de Tapcoat : aucune clôture journalière manuelle n’est nécessaire. Comme toutes les opérations sont entièrement enregistrées en numérique, il n’y a aucune tâche de clôture que le personnel pourrait oublier ou mal faire. Le système est équilibré à tout moment.
Aucune clôture nécessaire
En fin d’événement, le personnel n’a rien à clôturer, compter ni signer, sauf si la fonction caisse espèces est activée. Tous les check-ins, check-outs et justificatifs sont enregistrés intégralement pendant l’exploitation. Le tableau de bord montre au Manager l’état actuel à tout moment.
Passation de service au sein de l’équipe
Quand le personnel change pendant un événement, aucune passation technique n’est nécessaire. La nouvelle personne se connecte simplement à l’application avec son propre compte et choisit l’événement actif et le vestiaire. Toutes les opérations déjà enregistrées sont visibles aussitôt : l’exploitation continue sans interruption.
Recommandations pour un changement d’équipe fluide :
- La nouvelle personne est déjà connectée à l’application avant le changement et connaît l’événement
- Les deux personnes font un scan de test rapide pour vérifier que tout fonctionne
- La personne relevée se déconnecte de l’application dès qu’elle quitte le poste, pour qu’on sache qui travaille
Caisse espèces activée : comptage de caisse
Si la fonction caisse espèces est activée pour l’événement, une tâche s’ajoute en fin d’événement ou lors de la passation de service :
- Comptez les espèces présentes.
- Comparez le montant compté au montant enregistré dans l’application.
- S’ils concordent : confirmez la clôture dans l’application.
- En cas d’écart : documentez-le et signalez-le au Manager responsable.
Toutes les recettes, numériques et en espèces, sont ensuite visibles dans le tableau de bord et prêtes pour l’export DATEV.
Analyses après l’événement
Une fois l’événement terminé, le Manager dispose de toutes les données utiles dans le tableau de bord :
- Nombre total de check-ins et de check-outs
- Durées moyennes de traitement
- Durée de dépôt
- Occupation maximale et heure du pic d’affluence
- Chiffre d’affaires des vestiaires payants
- Fonctions d’export pour la comptabilité et DATEV
Remarque : les opérations restent consultables après l’événement pendant la durée prévue par votre plan. Plus de détails sur la conservation dans les paramètres du compte, sous « Conservation des données ».
