Tagesabschluss & Schichtübergabe

Ein wesentlicher Vorteil von Tapcoat ist, dass kein manueller Tagesabschluss erforderlich ist. Da alle Vorgänge vollständig digital erfasst werden, gibt es keine Abschlussaufgaben, die das Personal vergessen oder falsch durchführen könnte. Das System ist jederzeit im Gleichgewicht.

Kein Abschluss notwendig

Das Personal muss am Ende des Events nichts abschließen, zählen oder abzeichnen — sofern keine Barkassenfunktion aktiviert ist. Alle Check-ins, Checkouts und Belegzuordnungen sind bereits während des Betriebs lückenlos erfasst. Das Dashboard zeigt dem Manager jederzeit den aktuellen Stand.

Schichtübergabe zwischen Mitarbeiter:innen

Wenn während eines Events das Personal wechselt, ist keine technische Übergabe notwendig. Die neue Person meldet sich einfach mit ihrem eigenen Account in der App an und wählt das aktive Event und die Garderobe aus. Alle bisher erfassten Vorgänge sind sofort sichtbar — der laufende Betrieb wird nahtlos fortgesetzt.

Empfehlungen für einen reibungslosen Schichtwechsel:

• Die neue Person ist bereits vor dem Schichtwechsel in der App eingeloggt und mit dem Event vertraut
• Beide Personen führen kurz einen Test-Scan durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert
• Die ablösende Person meldet sich in der App ab, sobald sie die Station verlässt — damit klar ist, wer aktiv arbeitet

Bei aktivierter Barkasse: Kassensturz

Wenn die Barkassenfunktion für das Event aktiviert ist, gibt es eine zusätzliche Aufgabe am Ende der Veranstaltung oder bei der Schichtübergabe:

1. Das vorhandene Bargeld zählen.
2. Den gezählten Betrag mit dem in der App erfassten Betrag vergleichen.
3. Bei Übereinstimmung: Abschluss in der App bestätigen.
4. Bei Abweichungen: Diese dokumentieren und an den zuständigen Manager melden.

Alle erfassten Einnahmen — digital und bar — sind danach im Dashboard einsehbar und für den DATEV-Export verfügbar.

Auswertungen nach dem Event

Nach Abschluss eines Events stehen dem Manager im Dashboard alle relevanten Daten zur Verfügung:

• Gesamtzahl der Check-ins und Checkouts
• Durchschnittliche Durchlaufzeiten
• Aufenthaltsdauer
• Maximale Auslastung und Zeitpunkt der Spitzenbelastung
• Umsatzdaten bei kostenpflichtigen Garderoben
• Exportfunktionen für Buchhaltung und DATEV

Hinweis: Einzelne Vorgänge bleiben nach dem Event-Ende noch für den Zeitraum einsehbar, den dein Plan vorsieht. Details zur Aufbewahrung findest du in den Kontoeinstellungen unter „Datenspeicherung“.