Externe Gästemanagement Systeme
Tapcoat ist mit gängigen Gästemanagement- und Eventmanagement-Systemen wie guestoo kompatibel und lässt sich nahtlos in deinen Garderobenprozess integrieren. Bestehende QR-Codes aus externen Systemen können direkt genutzt werden, sodass Tapcoat grundsätzlich mit jedem Dienstleister funktioniert. Eine direkte Anbindung ist nur dann notwendig, wenn zusätzlich Namen oder weitere Gästedaten übertragen werden sollen.
Externe Gästemanagement Systeme
Deine Garderobe muss kein separates System sein
Bei vielen Veranstaltungen ist die wichtigste Basis schon da: ein bestehender QR-Code aus dem eingesetzten Gästemanagementsystem. Genau darauf baut Tapcoat auf.
Statt neue Prozesse zu schaffen, nutzt Tapcoat vorhandene QR-Codes direkt für den Garderobenprozess. Dadurch funktioniert die Lösung grundsätzlich mit jedem Dienstleister. Eine technische Anbindung ist nur dann erforderlich, wenn zusätzlich Namen oder weitere Gästedaten übernommen werden sollen.
So entsteht ein effizienter Ablauf mit weniger Aufwand, weniger Fehlerpotenzial und einem stimmigen Besuchererlebnis.
Kompatibel mit diesen Systemen
Kompatibel mit bestehenden Systemen
Tapcoat lässt sich flexibel mit bestehenden Gästemanagementsystemen kombinieren, zum Beispiel mit:
Was bedeutet das konkret?
Bestehende Systeme weiter nutzen statt neu anfangen
Tapcoat ergänzt dein vorhandenes Gästemanagement um einen digitalen Garderobenprozess. Bestehende QR-Codes aus externen Systemen können direkt für den Garderobenablauf genutzt werden. Dadurch funktioniert Tapcoat grundsätzlich mit jedem Dienstleister, ohne dass ein neuer Prozess aufgebaut werden muss.
Wenn zusätzlich Namen, Ticketdaten, Registrierungen, Teilnehmerstatus oder weitere Gästedaten genutzt werden sollen, ist dafür eine technische Anbindung im Vorfeld notwendig. So wird die Garderobe zu einem vernetzten Bestandteil deines Eventablaufs und nicht zu einer separaten Insellösung.
Bestehende externe Gästemanagement Systeme einfach weiterdenken
Tapcoat ergänzt vorhandene Gästeprozesse um einen digitalen Garderobenablauf.
Tapcoat nutzt bestehende QR-Codes aus deinem Gästemanagementsystem direkt für Check-in und Ausgabe. Dadurch lässt sich der Garderobenprozess grundsätzlich mit jedem Dienstleister verbinden, ohne dass du einen neuen Identifikationsprozess einführen musst. Wenn im Vorfeld die technischen Voraussetzungen geschaffen werden, können zusätzlich auch Namen, Gästedaten, Tickets oder Registrierungen in den Ablauf eingebunden werden. So vermeidest du doppelte Abläufe, beschleunigst den Prozess vor Ort und bindest deine Garderobe sauber in bestehende Eventstrukturen ein.
Vorhandene Daten direkt nutzen
Bestehende QR-Codes aus deinem Gästemanagementsystem können direkt für den Garderobenprozess verwendet werden. Weitere Gästedaten lassen sich zusätzlich nutzen, wenn die technische Anbindung dafür eingerichtet wurde.
Weniger doppelte Abläufe
Durch die Nutzung vorhandener QR-Codes entfällt ein zusätzlicher Identifikationsprozess. Wenn zusätzlich Daten angebunden werden, reduzierst du auch manuelle Erfassungen und doppelte Datenpflege.
Schnellerer Check-in vor Ort
Dein Team arbeitet direkt mit bereits vorhandenen QR-Codes und kann Gäste dadurch schneller ein- und auschecken. Wenn zusätzlich Namen oder weitere Gästedaten übertragen werden, wird der Ablauf noch präziser und effizienter.
Anbindung an Gästemanagementsysteme
Warum die Anbindung an Gästemanagementsysteme sinnvoll ist
Wer bereits mit einem Gästemanagementsystem arbeitet, hat die wichtigste Grundlage oft schon geschaffen: einen bestehenden QR-Code, der für den Garderobenprozess weiterverwendet werden kann. Genau darauf bauen wir mit Tapcoat auf. So lässt sich die Garderobe in bestehende Abläufe einbinden, ohne einen zusätzlichen Identifikationsprozess aufzusetzen.
Wenn darüber hinaus auch Namen, Teilnehmerinformationen, Zutrittslogiken oder Ticketdaten in den Garderobenablauf übernommen werden sollen, ist dafür eine technische Anbindung notwendig. Das entlastet dein Team, verbessert die Übersicht und sorgt für einen professionellen Eindruck bei deinen Gästen.
Gerade bei Business Events, Messen, Konferenzen, Kulturveranstaltungen oder exklusiven Gästelisten-Events ist das ein spürbarer Vorteil. Je klarer der Prozess im Hintergrund organisiert ist, desto ruhiger und hochwertiger wirkt das Erlebnis vor Ort.
Funktionen
Die Technologie hinter einem stabilen Garderobensystem
Tapcoat digitalisiert den gesamten Garderobenprozess – vom Check-in bis zur Rückgabe. Das Ergebnis: kürzere Wartezeiten, weniger Personalaufwand und volle Kontrolle in Peak-Momenten.
Smart Checkin mit QR Code
Garderobenstücke werden per QR- erfasst und eindeutig zugeordnet. Kein manuelles Zählen, kein Vertauschen. Deine Gäste checken App-frei bei uns ein, indem sie einen QR Code scannen.
Smart Checkin mit NFC
Nutze NFC Identifikatoren, wie NFC-Fähige Namensschilder, Lanyards oder Einlassbändchen, sodass deine Garderobe sich an bestehende Systeme vollständig anpasst.
Digitale Abrechnung & Buchhaltung
Tapcoat dokumentiert jede Abgabe und Rückgabe automatisch. Das automatisiert Abrechnung, Nachweise und die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung.
Zentrales Dashboard
Behalte jederzeit den Überblick über belegte Plätze, Durchlaufzeiten und Auslastung – live und standortübergreifend.
Multi-Organisation & Standorte
Verwalte mehrere Locations, Events oder Kund:innen in einem System. Perfekt für Betreiber, Agenturen und Veranstaltungsreihen.
Online-Zahlungen
Gäste zahlen wahlweise vorab per Banner-Scan oder direkt beim Check-in am Terminal. Für schnelle Abläufe und weniger Wartezeit an der Garderobe.
Branding & White-Label-Optionen
Passe digitale Belege, Wallet-Pässe und Oberflächen an dein Branding oder das deines Endkunden an. Ideal für Eventlocations, Agenturen und Corporate Events. (Pro-Funktion)
Push Notifications für Gäste
Informiere Gäste aktiv über Abholung, Wartestatus oder Veranstaltungsende. Reduziert Rückfragen, verbessert den Ablauf und steigert das Gästeerlebnis. Ein App Download ist nicht notwendig.
Mehr als Technik – ein System für deinen Betrieb
Tapcoat verbindet operative Geschwindigkeit mit kaufmännischer Klarheit.
So wird deine Garderobe nicht nur schneller, sondern auch wirtschaftlicher, sicherer und professioneller.
Bereit für eine stressfreie Garderobe?
Lass uns gemeinsam analysieren, wie viele Gäste du pro Veranstaltung bewegst – und wie viel Potenzial in deinem Garderobenprozess steckt.
Häufige Fragen: Externe Gästemanagement Systeme
Alles, was du externe Gästemanagement Systeme wissen solltest.
- Ist Tapcoat mit bestehenden Gästemanagementsystemen kompatibel?
Ja, grundsätzlich funktioniert Tapcoat mit bestehenden Gästemanagementsystemen, wenn ein vorhandener QR-Code genutzt werden kann. Eine technische Anbindung wird erst dann notwendig, wenn zusätzlich Namen oder weitere Gästedaten an Tapcoat übertragen werden sollen.
- Welche Systeme können angebunden werden?
Tapcoat ist offen für die Zusammenarbeit mit bestehenden Gäste- und Eventsystemen. Grundsätzlich kann jeder Dienstleister funktionieren, wenn bereits ein QR-Code vorhanden ist. Eine direkte Anbindung ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche Daten wie Namen oder Teilnehmerinformationen übertragen werden sollen.
- Müssen Gäste erneut manuell erfasst werden?
Nicht zwingend. Wenn ein bestehender QR-Code genutzt wird, kann dieser direkt in den Garderobenprozess eingebunden werden. Sollen zusätzlich Namen oder weitere Gästedaten verwendet werden, ist dafür vorab eine technische Umsetzung notwendig.
- Können bestehende Gästelisten genutzt werden?
Ja, das ist möglich, wenn im Vorfeld eine technische Anbindung umgesetzt wurde. Ohne diese Anbindung nutzt Tapcoat in erster Linie den bereits vorhandenen QR-Code des eingesetzten Systems.
- Funktioniert das auch mit QR-Codes oder Tickets?
Ja, bestehende QR-Codes können direkt für den Garderobenprozess genutzt werden. Dadurch funktioniert Tapcoat grundsätzlich mit jedem Dienstleister, sofern ein passender QR-Code vorhanden ist. Ticket- oder weitere Daten können zusätzlich eingebunden werden, wenn die technische Anbindung dafür eingerichtet wurde.
- Ist die Anbindung nur für große Veranstaltungen sinnvoll?
Nein, auch kleinere, exklusive oder personalisierte Veranstaltungen können davon profitieren. Vor allem dann, wenn bestehende Prozesse sauber verbunden und zusätzliche Gästedaten sinnvoll im Ablauf genutzt werden sollen.
- Kann Tapcoat parallel zu bestehenden Tools genutzt werden?
Ja, Tapcoat ergänzt vorhandene Systeme und ersetzt sie nicht zwangsläufig. Bestehende QR-Codes können direkt weiterverwendet werden. Wenn darüber hinaus weitere Daten eingebunden werden sollen, kann Tapcoat technisch an den bestehenden Ablauf angebunden werden.
- Eignet sich das auch für Locations mit wiederkehrenden Formaten?
Ja, besonders bei Veranstaltungsreihen, Business-Formaten oder Häusern mit wiederkehrenden Gästeprozessen kann eine technische Anbindung sinnvoll sein. So lassen sich Abläufe langfristig vereinheitlichen und effizienter gestalten.
- Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Das hängt vom bestehenden Setup ab. Wenn ein vorhandener QR-Code genutzt wird, ist der Einstieg grundsätzlich sehr unkompliziert. Sollen zusätzlich Namen oder weitere Gästedaten übertragen werden, ist dafür eine technische Umsetzung im Vorfeld notwendig.
- Können wir prüfen, ob unser aktuelles System kompatibel ist?
Ja, gemeinsam kann geprüft werden, ob vorhandene QR-Codes direkt genutzt werden können und ob für zusätzliche Daten eine technische Anbindung sinnvoll oder notwendig ist.
Noch Fragen offen?
Lass uns gemeinsam prüfen, wie Tapcoat in dein bestehendes Gästemanagementsystem integriert werden kann.
So entsteht ein durchgängiger Garderobenprozess, der zu deinem Event passt.