QR-Code Check-in einrichten

Der QR-Code-Check-in ist die Standardmethode in Tapcoat und für die meisten Locations und Events die richtige Wahl. Er funktioniert ohne spezielle Hardware — jedes Smartphone mit Kamera ist sofort einsatzbereit.

Wie der QR-Check-in funktioniert

Beim QR-Check-in wird jeder Gast über einen eindeutigen QR-Code identifiziert. Dieser Code kann aus zwei Quellen stammen:

Variante A: Tapcoat-eigener QR-Code

Tapcoat generiert einen QR-Code, den der Gast mit seinem Smartphone scannt. Der Ablauf in der App Schritt für Schritt:

1. Das Personal wählt in der App den Bereich „Annahme“.
2. Es gibt die Anzahl und Art der abzugebenden Gegenstände ein — zum Beispiel 1 Jacke.
3. Die App zeigt einen QR-Code auf dem Display.
4. Der Gast scannt diesen Code mit seinem Smartphone — oder tut das direkt am Tablet im Kiosk-Modus.
5. Der Gast erhält sofort einen digitalen Garderobenpass in seiner Wallet-App — mit der zugewiesenen Platznummer als Sicherheitsbestätigung.
6. Auf dem Personalgerät erscheint die Platznummer groß im Display — zum Beispiel „03A“ — zur direkten Zuweisung des Garderobenstücks.

Variante B: Externer QR-Code

Wenn du bei der Event-Erstellung „Externe Tickets / QR-Codes“ aktiviert hast, nutzt du vorhandene Codes — zum Beispiel von Eventtickets (Eventim, Reservix), Konzertkarten, Messebadges oder Einlassbändern. Das Personal scannt den externen Code des Gastes direkt. Der Gast muss selbst nichts tun und nichts vorzeigen. Diese Variante ist besonders schnell, da kein zusätzlicher Schritt für den Gast entsteht.

Wichtig: Die Wahl zwischen internem und externem QR-Code wird beim Anlegen des Events unter „Identifier“ festgelegt und kann nachträglich nicht geändert werden. Entscheide also vor dem Erstellen des Events, welche Methode du nutzen möchtest.

Kiosk-Modus: Gast scannt selbst

Im Kiosk-Modus am Tablet kann der Gast den QR-Code eigenständig scannen. Das Tablet zeigt eine vereinfachte Gästeansicht mit optionaler 3-Schritt-Anleitung und Veranstalter-Branding. Das Personal arbeitet parallel am Smartphone: Es gibt die Item-Anzahl ein, während der Gast am Tablet-Bildschirm seinen Code scannt. Beide Aktionen ergänzen sich.

Was der Gast nach dem Check-in sieht

Nach erfolgreichem Check-in erhält der Gast automatisch eine personalisierte Landingpage mit:

• Dem digitalen Garderobenpass zum Speichern in Apple Wallet oder Google Wallet
• Seiner zugewiesenen Platznummer als Sicherheitsnachweis
• Optionalen Veranstaltungsinhalten: Logo, Branding, Informationen, Zahlungsseite bei kostenpflichtigen Garderoben

Die Landingpage ist vollständig im Corporate Design des Veranstalters oder der Location gestaltbar. Details dazu findest du im Artikel „Branding & Landingpage anpassen“.

Kein App-Download für Gäste

Gäste benötigen keine eigene App. Apple Wallet und Google Wallet sind auf praktisch allen modernen Smartphones vorinstalliert. Der Gast tippt auf „Zu Wallet hinzufügen“ — fertig. Bei der Abholung zeigt er den Pass vor, das Personal scannt den QR-Code auf dem Pass und der Checkout ist in Sekunden abgeschlossen.