Event einfach anlegen
Ein Event ist der zeitliche Rahmen, in dem deine Garderobe aktiv betrieben wird. Jedes Event hat einen klar definierten Start- und Endzeitpunkt. In der tapcoat-App erscheint ein Event nur, solange es läuft — also ab der Startzeit bis zum Ende. Das schützt vor versehentlichen Buchungen außerhalb der Veranstaltungszeit und sorgt für saubere, nachvollziehbare Daten.
Eine Garderobe kann dabei mehreren Events zugeordnet werden. Du konfigurierst die Garderobe einmalig und verwendest sie für jede weitere Veranstaltung erneut — ohne Neukonfiguration. So kannst du zum Beispiel dieselbe Garderobe für wöchentliche Clubnächte oder monatliche Veranstaltungen immer wieder nutzen.
Das Anlegen eines Events erfolgt in fünf Schritten direkt im Dashboard unter dem Menüpunkt Events.
Schritt 1 — Name vergeben
Vergib einen klar verständlichen Namen für das Event. Dieser Name ist für deine Gäste sichtbar — er erscheint auf dem digitalen Garderobenpass in der Wallet-App. Wähle einen Namen, der die Veranstaltung eindeutig beschreibt. Beispiele:
- „Sommerfest 2026“
- „Konferenz XYZ“
- „Clubnacht Freitag“
- „Messe – Tag 1“
Die Zuordnung zum konkreten Garderobenbereich oder Eingang erfolgt nicht über den Eventnamen, sondern über die Garderobe, die du in Schritt 4 auswählst. Der Eventname beschreibt die Veranstaltung, nicht den physischen Ort.
Schritt 2 — Start & Ende festlegen
Lege den Zeitraum des Events fest. Du wählst jeweils Datum und Uhrzeit für Start und Ende; die Startzeit muss vor der Endzeit liegen. Der Zeitraum bestimmt, wann das Event in der App erscheint und Check-ins möglich sind.
Plane den Startzeitpunkt mit ausreichend Vorlaufzeit. Empfehlung: 30 bis 60 Minuten vor dem geplanten Einlassbeginn, damit dein Personal vor Ort das Event schon in der App auswählen kann und erste Gäste direkt abgefertigt werden können.
Das Enddatum kann auf den Folgetag gelegt werden, wenn eine Veranstaltung über Mitternacht hinausgeht. Für mehrtägige Events — zum Beispiel Messen oder Festivals — wählst du das Enddatum entsprechend.
Schritt 3 — Identifier wählen
Der Identifier legt fest, wie Gäste bei Annahme und Rückgabe erkannt werden. Er gilt für die gesamte Garderobe an diesem Event. Du wählst zwischen drei Optionen:
QR Code (generiert)
Bei der Annahme erzeugt die tapcoat-App einen neuen QR-Code für den Gast. Der Gast scannt diesen Code mit seinem Smartphone und erhält seinen digitalen Garderobenpass. Das ist die richtige Wahl für die meisten Events und Locations.
QR Code Scanner
Die tapcoat-App scannt QR-Codes, die der Gast schon hat — zum Beispiel vom Eventticket, vom Messeausweis oder den Web Pass aus dem Self Check-in. Es wird kein neuer Code erzeugt. tapcoat® liest den Code direkt aus, ohne Verbindung oder Integration mit dem Ticketanbieter.
NFC (vorhandenes Tag)
Die tapcoat-App liest vorhandene NFC-Tags, zum Beispiel Armbänder, Karten, Namensschilder oder Lanyards. Es wird kein neuer Code erzeugt. Das Personal hält das Gerät kurz an das NFC-Objekt des Gastes — der Check-in erfolgt per Antippen, ohne Zielen mit der Kamera. Ob NFC in deinem Plan enthalten ist, siehst du auf der Preisseite. Details: NFC Check-in einrichten.
Schritt 4 — Garderobe auswählen
Wähle aus der Liste deiner angelegten Garderoben eine oder mehrere aus, die für dieses Event genutzt werden sollen. Mit der Suche findest du eine Garderobe schneller.
Wenn du mehrere Garderoben gleichzeitig betreibst — zum Beispiel eine Jackengarderobe am Haupteingang und eine Kofferabgabe im Untergeschoss — wählst du beide in diesem Schritt aus. Dein Personal wählt in der App selbst, an welcher dieser Garderoben es arbeitet.
Falls du für dieses Event eine neue Garderobe anlegen möchtest, kannst du das direkt über Garderobe hinzufügen im selben Schritt tun — ohne den Event-Erstellungsprozess zu verlassen.
Reichen die Plätze deines Plans für den Zeitraum nicht aus, zum Beispiel weil sich Events überlappen, meldet das Dashboard Nicht genug Plätze.
Schritt 5 — Zusammenfassung prüfen und abschließen
Im letzten Schritt siehst du eine Übersicht aller Event-Einstellungen: Name, Zeitraum, gewählter Identifier und ausgewählte Garderobe/n. Prüfe die Angaben und klicke auf Event erstellen.
Ab der Startzeit erscheint das Event in der tapcoat-App deines Personals unter Laufende Events. Das Personal sieht die laufenden Events und Garderoben, für die es eingeladen ist, und wählt Event und Garderobe selbst aus. Eine eigene Zuweisung von Personal zu Events oder Garderoben gibt es im Dashboard nicht.
Event nachträglich ändern
Name, Startzeit, Endzeit und Identifier kannst du nach dem Erstellen ändern: Öffne im Dashboard Events, wähle das Event, passe die Angaben an und speichere mit Speichern. Dort ordnest du auch weitere Garderoben zu.
Brauchst du ein Event nicht mehr, archivierst du es. Aktive Buchungen werden dabei ausgecheckt und Self-Check-in-Links deaktiviert. Das archivierte Event bleibt grau in der Liste und lässt sich wiederherstellen.