Event anlegen

Ein Event ist der zeitliche Rahmen, in dem deine Garderobe aktiv betrieben wird. Jedes Event hat einen klar definierten Start- und Endzeitpunkt — außerhalb dieses Zeitfensters ist kein neuer Check-in möglich. Das schützt vor versehentlichen Buchungen außerhalb der Veranstaltungszeit und sorgt für saubere, nachvollziehbare Daten.

Eine Garderobe kann dabei mehreren Events zugewiesen werden. Du konfigurierst die Garderobe einmalig und verwendest sie für jede weitere Veranstaltung erneut — ohne Neukonfiguration. So kannst du zum Beispiel dieselbe Garderobe für wöchentliche Clubnächte oder monatliche Veranstaltungen immer wieder nutzen.

Das Anlegen eines Events erfolgt in fünf Schritten direkt im Dashboard unter dem Menüpunkt „Events“.

Schritt 1 — Name vergeben

Vergib einen klar verständlichen Namen für das Event. Dieser Name ist für deine Gäste sichtbar — er erscheint auf dem digitalen Garderobenpass in der Wallet-App. Wähle einen Namen, der die Veranstaltung eindeutig beschreibt. Beispiele:

• „Sommerfest 2026″
• „Konferenz XYZ“
• „Clubnacht Freitag“
• „Messe – Tag 1″

Die Zuordnung zum konkreten Garderobenbereich oder Eingang erfolgt nicht über den Eventnamen, sondern über die Garderobe, die du in Schritt 4 auswählst. Der Eventname beschreibt die Veranstaltung, nicht den physischen Ort.

Schritt 2 — Start & Ende festlegen

Lege den genauen Zeitraum des Events fest. Du wählst jeweils Datum und Uhrzeit für Start und Ende — minutengenau. Der Zeitraum bestimmt, wann Check-ins in der App möglich sind.

Plane den Startzeitpunkt mit ausreichend Vorlaufzeit. Empfehlung: 30 bis 60 Minuten vor dem geplanten Einlassbeginn, damit dein Personal vor Ort bereits startklar ist und erste Gäste direkt abgefertigt werden können.

Das Enddatum kann auf den Folgetag gelegt werden, wenn eine Veranstaltung über Mitternacht hinausgeht. Für mehrtägige Events — zum Beispiel Messen oder Festivals — wählst du das Enddatum entsprechend.

Hinweis zum Tagespass: Beim Tagespass-Plan ist der Gültigkeitszeitraum auf 3 Tage (72 Stunden) begrenzt. Das bedeutet: Du kannst das Event bereits bis zu 3 Tage vor dem Veranstaltungstag anlegen und vollständig vorbereiten — Garderobe zuweisen, Personal einrichten, alles testen. Am Veranstaltungstag selbst musst du nichts mehr einrichten.

Schritt 3 — Identifier wählen

Der Identifier legt fest, wie Gäste beim Check-in erkannt werden. Du wählst zwischen zwei Optionen:

QR (Standard)

Gäste werden per QR-Code identifiziert. Das ist die Standardlösung für die meisten Events und Locations. Der QR-Code kann aus zwei Quellen stammen:

• Externer QR-Code — zum Beispiel vom Eventticket (Eventim, Reservix etc.), vom Messeausweis, vom Einlassband oder von einem anderen Ticketsystem. Tapcoat liest diesen Code direkt aus — ohne Verbindung oder Integration mit dem Ticketanbieter.
• Interner Tapcoat-QR-Code — von Tapcoat generiert und an der Garderobe ausgedruckt oder angezeigt. Der Gast scannt diesen Code selbst oder das Personal scannt ihn stellvertretend.

NFC

Gäste werden per NFC-Chip identifiziert — die kontaktlose Variante. Geeignet für Events, bei denen Gäste bereits NFC-fähige Objekte bei sich tragen: Namensschilder, Lanyards, Armbänder oder Zugangskarten. Das Personal hält das Gerät kurz an das NFC-Objekt des Gastes — der Check-in erfolgt in Sekundenbruchteilen, ohne Scanvorgang und ohne dass der Gast aktiv etwas tun muss.

Hinweis: Die Wahl des Identifiers kann nach dem Erstellen des Events nicht mehr geändert werden. Entscheide vor dem Anlegen, welche Methode du für dieses Event nutzen möchtest.

Schritt 4 — Garderobe auswählen

Wähle aus der Liste deiner angelegten Garderoben eine oder mehrere aus, die für dieses Event genutzt werden sollen. Die Liste zeigt alle in deinem Account vorhandenen Garderoben — du kannst sie durchsuchen und alphabetisch sortieren.

Wenn du mehrere Garderoben gleichzeitig betreibst — zum Beispiel eine Jackengarderobe am Haupteingang und eine Kofferabgabe im Untergeschoss — wählst du beide in diesem Schritt aus. Beide werden dann dem Event zugeordnet und sind für dein Personal in der App verfügbar.

Falls du für dieses Event eine neue Garderobe anlegen möchtest, kannst du das direkt über „Garderobe hinzufügen“ im selben Schritt tun — ohne den Event-Erstellungsprozess zu verlassen oder zu unterbrechen.

Schritt 5 — Zusammenfassung prüfen und abschließen

Im letzten Schritt siehst du eine vollständige Übersicht aller Event-Einstellungen: Name, Zeitraum, gewählter Identifier und zugewiesene Garderobe/n. Prüfe alle Angaben sorgfältig, bevor du auf „Event erstellen“ klickst.

Nach dem Erstellen ist das Event sofort aktiv und in der Tapcoat-App deines Personals sichtbar — sofern die jeweiligen Mitarbeiter:innen dem Event zugewiesen wurden.

Wichtig: Start- und Endzeitpunkt sowie der Identifier können nach dem Erstellen des Events nicht mehr verändert werden. Stelle sicher, dass alle Angaben korrekt sind, bevor du den letzten Schritt abschließt.