Creare un evento in modo semplice
Un evento è l’intervallo di tempo in cui il tuo guardaroba è operativo. Ogni evento ha un inizio e una fine ben definiti. Nell’app tapcoat® un evento compare solo mentre è in corso, cioè dall’ora di inizio fino alla fine. Questo evita depositi per errore al di fuori dell’orario dell’evento e mantiene i dati puliti e tracciabili.
Un guardaroba può essere associato a più eventi. Lo configuri una volta sola e lo riutilizzi per ogni evento successivo, senza riconfigurarlo. Ad esempio puoi usare sempre lo stesso guardaroba per le serate settimanali in discoteca o per gli eventi mensili.
Un evento si crea in cinque passaggi direttamente nella dashboard, alla voce di menu Events.
Passaggio 1 – Scegliere il nome
Scegli un nome chiaro per l’evento. Questo nome è visibile ai tuoi ospiti: compare sul pass guardaroba digitale nell’app Wallet. Scegli un nome che descriva l’evento in modo univoco. Esempi:
- «Festa d’estate 2026»
- «Conferenza XYZ»
- «Serata club venerdì»
- «Fiera – giorno 1»
L’associazione a una specifica area del guardaroba o a un ingresso non avviene tramite il nome dell’evento, ma tramite il guardaroba che scegli al passaggio 4. Il nome dell’evento descrive l’evento, non il luogo fisico.
Passaggio 2 – Impostare inizio e fine
Imposta il periodo dell’evento. Per inizio e fine scegli data e ora; l’ora di inizio deve precedere l’ora di fine. Il periodo determina quando l’evento compare nell’app e quando sono possibili i check-in.
Pianifica l’inizio con sufficiente anticipo. Consiglio: da 30 a 60 minuti prima dell’apertura prevista degli ingressi, così il personale sul posto può già selezionare l’evento nell’app e servire subito i primi ospiti.
La data di fine può cadere il giorno successivo se l’evento va oltre la mezzanotte. Per eventi di più giorni, ad esempio fiere o festival, scegli la data di fine di conseguenza.
Passaggio 3 – Scegliere l’identificativo
L’identificativo stabilisce come vengono riconosciuti gli ospiti alla presa in consegna e alla restituzione. Vale per l’intero guardaroba in questo evento. Puoi scegliere tra tre opzioni:
Codice QR (generato)
Alla presa in consegna l’app tapcoat genera un nuovo QR code per l’ospite. L’ospite lo scansiona con il proprio smartphone e riceve il suo pass guardaroba digitale. È la scelta giusta per la maggior parte degli eventi e delle location.
Scanner di codici QR
L’app tapcoat scansiona i QR code che l’ospite ha già, ad esempio quello del biglietto dell’evento, del badge fieristico o del Web Pass del Self Check-in. Non viene generato un nuovo codice. tapcoat legge il codice direttamente, senza collegamento né integrazione con il fornitore dei biglietti.
NFC (badge esistente)
L’app tapcoat legge tag NFC già esistenti, ad esempio braccialetti, tessere, badge nominativi o cordini portabadge. Non viene generato un nuovo codice. Il personale avvicina brevemente il dispositivo all’oggetto NFC dell’ospite: il check-in avviene con un tocco, senza dover inquadrare con la fotocamera. Se NFC è incluso nel tuo piano lo trovi nella pagina dei prezzi. Dettagli: Configurare il check-in NFC.
Passaggio 4 – Scegliere il guardaroba
Dall’elenco dei guardaroba che hai creato scegline uno o più da usare per questo evento. Con la ricerca trovi un guardaroba più in fretta.
Se gestisci più guardaroba contemporaneamente, ad esempio un guardaroba per le giacche all’ingresso principale e un deposito valigie al piano interrato, li selezioni entrambi in questo passaggio. Il tuo personale sceglie da sé nell’app in quale di questi guardaroba lavora.
Se per questo evento vuoi creare un nuovo guardaroba, puoi farlo direttamente con Aggiungere guardaroba nello stesso passaggio, senza uscire dalla creazione dell’evento.
Se i posti del tuo piano non bastano per il periodo, ad esempio perché più eventi si sovrappongono, la dashboard segnala Posti insufficienti.
Passaggio 5 – Verificare il riepilogo e concludere
Nell’ultimo passaggio vedi un riepilogo di tutte le impostazioni dell’evento: nome, periodo, identificativo scelto e guardaroba selezionati. Controlla i dati e fai clic su Creare un evento.
Dall’ora di inizio l’evento compare nell’app tapcoat del tuo personale in Eventi in corso. Il personale vede gli eventi in corso e i guardaroba per cui ha ricevuto un invito e sceglie da sé evento e guardaroba. Nella dashboard non esiste un’assegnazione del personale a eventi o guardaroba.
Modificare l’evento in seguito
Nome, ora di inizio, ora di fine e identificativo puoi modificarli dopo la creazione: nella dashboard apri Events, scegli l’evento, adatta i dati e salva con Salvare. Lì associ anche altri guardaroba.
Se un evento non ti serve più, lo archivi. I depositi attivi vengono chiusi con il check-out e i link del Self Check-in vengono disattivati. L’evento archiviato resta in grigio nell’elenco e può essere ripristinato.