Eenvoudig een evenement aanmaken
Een evenement is het tijdsbestek waarin je garderobe actief in gebruik is. Elk evenement heeft een duidelijk vastgelegde start- en eindtijd. In de tapcoat-app verschijnt een evenement alleen zolang het loopt — dus vanaf de starttijd tot het einde. Dat voorkomt per ongeluk geboekte afgiftes buiten de tijd van het evenement en zorgt voor overzichtelijke, controleerbare gegevens.
Een garderobe kan daarbij aan meerdere evenementen worden gekoppeld. Je configureert de garderobe één keer en gebruikt hem voor elk volgend evenement opnieuw — zonder nieuwe configuratie. Zo kun je bijvoorbeeld dezelfde garderobe steeds weer gebruiken voor wekelijkse clubavonden of maandelijkse evenementen.
Een evenement maak je in vijf stappen aan, direct in het dashboard onder het menu-item Evenementen.
Stap 1 — Naam geven
Geef het evenement een duidelijke naam. Deze naam is zichtbaar voor je gasten — hij verschijnt op de digitale garderobepas in de wallet-app. Kies een naam die het evenement eenduidig beschrijft. Voorbeelden:
- "Zomerfeest 2026"
- "Conferentie XYZ"
- "Clubavond vrijdag"
- "Beurs – dag 1"
De koppeling met de concrete garderobezone of ingang loopt niet via de naam van het evenement, maar via de garderobe die je in stap 4 kiest. De naam beschrijft het evenement, niet de fysieke plek.
Stap 2 — Start en einde vastleggen
Leg de periode van het evenement vast. Je kiest telkens datum en tijd voor start en einde; de starttijd moet voor de eindtijd liggen. De periode bepaalt wanneer het evenement in de app verschijnt en check-ins mogelijk zijn.
Plan de starttijd met voldoende voorbereidingstijd. Aanbeveling: 30 tot 60 minuten voor de geplande opening van de entree, zodat je personeel ter plaatse het evenement al in de app kan kiezen en de eerste gasten meteen kan helpen.
De einddatum kan op de volgende dag liggen als een evenement na middernacht doorloopt. Voor meerdaagse evenementen — bijvoorbeeld beurzen of festivals — kies je de einddatum daarop afgestemd.
Stap 3 — Identificatiemiddel kiezen
Het identificatiemiddel bepaalt hoe gasten bij innemen en uitgeven worden herkend. Het geldt voor de hele garderobe bij dit evenement. Je kiest uit drie opties:
QR-code (gegenereerd)
Bij het innemen maakt de tapcoat-app een nieuwe QR-code voor de gast. De gast scant deze code met de eigen smartphone en krijgt de digitale garderobepas. Dat is de juiste keuze voor de meeste evenementen en locaties.
QR-codescanner
De tapcoat-app scant QR-codes die de gast al heeft — bijvoorbeeld van het evenemententicket, de beursbadge of de Web Pass uit de Self Check-in. Er wordt geen nieuwe code gemaakt. tapcoat® leest de code direct uit, zonder verbinding of integratie met de ticketaanbieder.
NFC (bestaande tag)
De tapcoat-app leest bestaande NFC-tags, bijvoorbeeld polsbandjes, kaarten, naambadges of lanyards. Er wordt geen nieuwe code gemaakt. Het personeel houdt het apparaat even tegen het NFC-object van de gast — de check-in gebeurt door aantikken, zonder met de camera te richten. Of NFC in je pakket zit, zie je op de prijspagina. Details: NFC-check-in instellen.
Stap 4 — Garderobe kiezen
Kies uit de lijst met je aangemaakte garderobes er een of meer die voor dit evenement worden gebruikt. Met de zoekfunctie vind je een garderobe sneller.
Gebruik je meerdere garderobes tegelijk — bijvoorbeeld een jassengarderobe bij de hoofdingang en een kofferafgifte in het souterrain — dan kies je ze in deze stap allebei. Je personeel kiest in de app zelf bij welke van deze garderobes het werkt.
Wil je voor dit evenement een nieuwe garderobe aanmaken, dan kan dat direct via Garderobe toevoegen in dezelfde stap — zonder het aanmaken van het evenement te verlaten.
Zijn de plekken van je pakket voor de periode niet genoeg, bijvoorbeeld omdat evenementen overlappen, dan meldt het dashboard Niet genoeg plekken.
Stap 5 — Samenvatting controleren en afronden
In de laatste stap zie je een overzicht van alle instellingen van het evenement: naam, periode, gekozen identificatiemiddel en gekozen garderobe(s). Controleer de gegevens en klik op Evenement aanmaken.
Vanaf de starttijd verschijnt het evenement in de tapcoat-app van je personeel onder Lopende evenementen. Het personeel ziet de lopende evenementen en garderobes waarvoor het is uitgenodigd en kiest evenement en garderobe zelf. Een aparte toewijzing van personeel aan evenementen of garderobes is er in het dashboard niet.
Evenement achteraf wijzigen
Naam, starttijd, eindtijd en identificatiemiddel kun je na het aanmaken wijzigen: open in het dashboard Evenementen, kies het evenement, pas de gegevens aan en sla op met Opslaan. Daar koppel je ook extra garderobes.
Heb je een evenement niet meer nodig, dan archiveer je het. Actieve afgiftes worden daarbij uitgecheckt en Self Check-in-links gedeactiveerd. Het gearchiveerde evenement blijft grijs in de lijst staan en kan worden teruggezet.