Self Check-in: gasten melden hun garderobe vooraf aan
Met Self Check-in melden je gasten hun garderobe zelf aan, voordat ze aan de balie staan. Ze openen een link of scannen een QR-code, kiezen hun items en krijgen een Web Pass. De garderobeplek wijst je team pas bij de afgifte in de tapcoat-app toe. Dit artikel legt uit hoe je Self Check-in instelt en hoe het verloopt voor gasten en team.
Self Check-in-link aanmaken
- Open in het dashboard Self-Check-in en ga naar Nieuwe link.
- Kies het evenement — of Automatisch (eerste actieve evenement) — en de garderobe.
- Vul een Label in, bijvoorbeeld "VIP-ingang", en leg de Vervaltijd (minuten) vast. Zo lang blijft een reservering geldig.
- Klik op Link maken.
- Deel het adres via URL kopiëren of gebruik de QR-code, bijvoorbeeld op een poster bij de entree.
Elke link heeft een vaste QR-code. Via Link bewerken wijzig je evenement, garderobe, label en vervaltijd; geprinte codes leiden daarna naar het nieuwe doel. Een link kun je altijd deactiveren en weer activeren. Automatische links werken alleen zolang er een evenement loopt.
Zo verloopt Self Check-in voor gasten
- De gast opent de link of scant de QR-code.
- Onder Voorwerpen kiezen kiest de gast soort en aantal, bijvoorbeeld hoeveel jassen de gast wil afgeven.
- De gast vult voor- en achternaam in, optioneel ook een e-mailadres. Heb je onder Instellingen → Juridisch een toestemmingsvakje ingericht, dan bevestigt de gast dat voor het afronden.
- Is de garderobe betaald, dan kiest de gast afhankelijk van de instelling van het evenement de betaalmethode, bijvoorbeeld Online betalen of contant bij de garderobe.
- Met Reservering afronden krijgt de gast de Web Pass. Die kan in Apple Wallet of Google Wallet worden opgeslagen.
- De gast komt op tijd naar de garderobe en laat de pas zien voordat de reservering verloopt.
Afgifte aan de balie
Je team scant de QR-code van de Web Pass in de tapcoat-app. Pas dan wijst de app de garderobeplek toe. Daarvoor gebruikt het evenement het identificatiemiddel QR-codescanner: dat leest bestaande QR-codes zoals de Web Pass uit de Self Check-in of evenemententickets. Meer hierover in het artikel QR-code-check-in instellen.
Is de reservering verlopen, dan toont de pas "Reservering verlopen – spreek het personeel aan." Je team neemt de garderobe dan gewoon in ontvangst.
Betalen bij Self Check-in
Bij het evenement leg je onder Gastbetaling vast hoe gasten bij Self Check-in betalen: Online (standaard), Gast kiest of Contant bij de garderobe. Voor online betalingen heb je de Add-on voor online gastbetalingen en een afgeronde controle nodig, zie Betalingsverificatie (KYC).
Voor welke evenementen is Self Check-in geschikt?
Overal waar gasten al voor de balie tijd hebben, bijvoorbeeld in de rij bij de entree of onderweg. De werkwijze past vooral bij:
- beurzen en congressen
- concerten en festivals
- theaters en culturele instellingen
- stadions en arena's
- bedrijfsevenementen en evenementen met gastenlijst
- clubs en nachtleven
Voor jouw concrete opzet stemmen we de werkwijze graag samen met je af: hello@tapcoat.com.