De betalingsverificatie (KYC) in het kort
Wil je garderobetarieven digitaal van je gasten innen — bijvoorbeeld contantloos via de Wallet-pas of via de pas-pagina, bij de afgifte of tot het ophalen —, dan is eenmalig een controle door onze betaaldienstverlener nodig. Het geld gaat via de betaaldienstverlener rechtstreeks naar jou of je locatie — tapcoat® neemt geen geld van gasten in ontvangst. tapcoat levert de software en de technische koppeling. Dit proces heet internationaal KYC, wat staat voor "Know Your Customer" — in het Nederlands: "Ken je klant".
De KYC-controle is voor betaaldienstverleners wettelijk verplicht en beschermt tegen financiële fraude en witwassen. Ze geldt in principe voor alle bedrijven die digitale betalingen via een betaaldienstverlener ontvangen — ongeacht grootte of branche.
Je vult de aanvraag direct in het tapcoat-dashboard in; gecontroleerd wordt ze door onze betaaldienstverlener. Welke dienstverleners bij betaling en verificatie betrokken zijn, staat in onze privacyverklaring.
Voorwaarden
Controleer deze punten voordat je de aanvraag indient:
- Rol Manager: alleen mensen met de rol Manager kunnen de aanvraag bewerken en de add-on afsluiten.
- Add-on voor online gastbetalingen: sluit de add-on af in het dashboard onder Instellingen → Online betalingen (Self-Check-in) met Add-on afsluiten. De facturering van de add-on start pas zodra de controle is afgerond en de online betalingen zijn vrijgegeven. Prijzen staan op de prijspagina.
- Facturering (betalingsbewijzen voor gasten) ingevuld: onder Instellingen → Facturering (betalingsbewijzen voor gasten) vul je het adres van de uitgever, het handelsregister- of registratienummer, het belastingnummer en de btw-gegevens in. Zolang deze gegevens onvolledig zijn, blijven online betalingen geblokkeerd.
Wat wordt er gecontroleerd?
Bij de verificatie worden de vertegenwoordigingsbevoegde persoon, het bedrijf en de eigenaren gecontroleerd. Bereid deze gegevens en documenten voor voordat je de aanvraag start:
- gegevens over de bedrijfsleiding en een Identiteitsbewijs met foto (bijvoorbeeld een identiteitskaart) en een Adresbewijs
- bedrijfsgegevens zoals rechtsvorm, handelsregisternummer, adres en handelsnaam
- eigenaren met een belang van meer dan 25 %, telkens met identiteitsbewijs met foto en adresbewijs
- Bedrijfsmodel, bijvoorbeeld de verwachte maandomzet en het gemiddelde transactiebedrag
- Bankrekening (IBAN) met bewijs
- Websites waarop je gasten betalen
Documenten mogen niet ouder zijn dan 90 dagen. Uploaden kan als PNG- of JPEG-bestand van hoogstens 5 MB.
Hoe verloopt het proces?
In het dashboard vind je de aanvraag onder Instellingen → Online betalingen (Self-Check-in). De aanvraag leidt je stap voor stap door de bovenstaande gegevens.
- Vul de gegevens in over bedrijfsleiding, bedrijf, eigenaren, bedrijfsmodel, bankrekening en websites.
- Upload de documenten bij de betreffende stappen.
- Tik in elke stap op Volgende, zodat je gegevens worden opgeslagen.
- Bevestig dat je gegevens kloppen en klik op Aanvraag indienen.
Na het indienen begint de controle. De status zie je in het dashboard onder Online betalingen (Self-Check-in). De betaaldienstverlener kan bij vragen direct contact met je opnemen. Zodra de controle is afgerond en de online betalingen zijn vrijgegeven, int je garderobetarieven digitaal.
Hoelang duurt de vrijgave?
Hoelang de controle duurt, hangt vooral af van de volledigheid van je documenten. De actuele status zie je altijd in het dashboard.
Wat gebeurt er als de controle wordt afgewezen?
Wordt je aanvraag afgewezen, dan zie je dat in het dashboard onder Online betalingen (Self-Check-in). Controleer je gegevens, corrigeer ze en dien de aanvraag opnieuw in. Bij vragen over de verificatiestatus neem je contact op met hello@tapcoat.com.