Checklist: klaar voor je eerste evenement?
Voordat je met tapcoat® live gaat, raden we aan deze checklist helemaal door te lopen. Ze helpt je om account, garderobe, evenement en personeel stap voor stap te controleren, zodat je ontspannen aan je eerste evenementdag begint.
Account en pakket
- Account geregistreerd en e-mailadres bevestigd met de code van 6 cijfers
- Organisatie aangemaakt
- Passend pakket gekozen — wat elk pakket bevat, staat op de prijspagina
- Als gasten online moeten betalen: Add-on voor online gastbetalingen afgesloten, Facturering (betalingsbewijzen voor gasten) volledig ingevuld en KYC-aanvraag ingediend (zie Betalingsverificatie (KYC))
Garderobe
- Fysieke haken, rekken of opbergplekken voor de opstelling gelabeld of genummerd
- Garderobe aangemaakt in het dashboard
- Alle benodigde soorten items gedefinieerd met passende namen en pictogrammen
- Nummerreeksen (zones en bouwstenen) correct ingesteld
- Livevoorbeeld van de zones gecontroleerd — eerste en laatste nummer kloppen met de werkelijkheid
- Drempel voor de plekwaarschuwing ingesteld, als je dat wilt
Evenement
- Evenement aangemaakt in het dashboard met een duidelijke naam die gasten begrijpen
- Starttijd gekozen met voldoende voorbereidingstijd (minstens 30 minuten voor de opening van de entree) — het evenement verschijnt pas vanaf de starttijd in de app
- Eindtijd correct ingevuld — bij evenementen over middernacht op de volgende dag gezet
- Passend identificatiemiddel gekozen: QR-code (gegenereerd), QR-codescanner of NFC (bestaande tag)
- Garderobe(s) voor het evenement gekozen
Personeel
- Alle medewerkers uitgenodigd met de juiste rol (Manager of Medewerker)
- Iedereen heeft zich geregistreerd en de uitnodiging geaccepteerd
- tapcoat-app op alle apparaten gedownload en één keer ingelogd
- Iedereen weet welk evenement en welke garderobe in de app te kiezen — die keuze maakt iedereen zelf
Test voor het evenement
- Een kort testevenement aangemaakt dat op het moment van de test loopt, zodat het in de app verschijnt
- Minstens één test-check-in gedaan met een echt apparaat
- Digitale garderobepas op een testapparaat geopend en opgeslagen in Apple Wallet / Google Wallet
- Ophalen (check-out) bij wijze van test gedaan en gecontroleerd
- Internetverbinding op de locatie getest — stabiele verbinding bevestigd
- Alle gebruikte apparaten volledig opgeladen of aangesloten op stroom
Aanbeveling: doe de test minstens een dag voor het evenement — niet pas een uur van tevoren. Zo heb je genoeg tijd om eventuele problemen zonder tijdsdruk op te lossen. Bij vragen helpt het supportteam van tapcoat je verder.