Crear un evento de forma sencilla
Un evento es el marco temporal en el que tu guardarropa está en funcionamiento. Cada evento tiene una hora de inicio y una hora de fin claramente definidas. En la app de tapcoat®, un evento solo aparece mientras está en curso, es decir, desde la hora de inicio hasta el fin. Así se evitan registros por error fuera del horario del evento y los datos quedan limpios y trazables.
Un guardarropa se puede asignar a varios eventos. Configuras el guardarropa una vez y lo vuelves a usar en cada evento, sin configurarlo de nuevo. Así puedes usar el mismo guardarropa, por ejemplo, en noches de club semanales o en eventos mensuales.
Un evento se crea en cinco pasos directamente en el dashboard, en el elemento de menú Eventos.
Paso 1 — Elegir el nombre
Elige un nombre claro para el evento. Este nombre es visible para tu público: aparece en el pase digital de guardarropa en la app Wallet. Elige un nombre que describa el evento sin ambigüedad. Ejemplos:
- «Fiesta de verano 2026»
- «Congreso XYZ»
- «Noche de club del viernes»
- «Feria – Día 1»
La asignación a una zona concreta del guardarropa o a una entrada no se hace con el nombre del evento, sino con el guardarropa que eliges en el paso 4. El nombre del evento describe el evento, no el lugar físico.
Paso 2 — Definir inicio y fin
Define el periodo del evento. Eliges fecha y hora de inicio y de fin; la hora de inicio debe ser anterior a la de fin. El periodo determina cuándo aparece el evento en la app y cuándo se pueden hacer check-ins.
Planifica la hora de inicio con suficiente antelación. Recomendación: entre 30 y 60 minutos antes de la apertura de puertas prevista, para que tu personal pueda elegir ya el evento en la app y atender enseguida al primer público.
La fecha de fin puede caer en el día siguiente si un evento pasa de medianoche. Para eventos de varios días, como ferias o festivales, eliges la fecha de fin que corresponda.
Paso 3 — Elegir el identificador
El identificador define cómo se reconoce al público en la recepción y la devolución. Se aplica a todo el guardarropa en este evento. Eliges entre tres opciones:
Código QR (generado)
En la recepción, la app de tapcoat genera un código QR nuevo para la persona. La persona escanea este código con su smartphone y recibe su pase digital de guardarropa. Es la opción adecuada para la mayoría de los eventos y espacios.
Escáner de códigos QR
La app de tapcoat escanea códigos QR que la persona ya tiene, por ejemplo de la entrada del evento, de la acreditación de feria o el Web Pass del Self Check-in. No se genera ningún código nuevo. tapcoat lee el código directamente, sin conexión ni integración con el proveedor de las entradas.
NFC (etiqueta existente)
La app de tapcoat lee etiquetas NFC existentes, por ejemplo pulseras, tarjetas, identificadores con nombre o cordones de acreditación. No se genera ningún código nuevo. El personal acerca un momento el dispositivo al objeto NFC de la persona: el check-in se hace con un toque, sin apuntar con la cámara. Si NFC está incluido en tu plan lo ves en la página de precios. Detalles: Configurar el check-in NFC.
Paso 4 — Elegir el guardarropa
Elige de la lista de tus guardarropas uno o varios que se vayan a usar en este evento. Con la búsqueda encuentras un guardarropa más rápido.
Si usas varios guardarropas a la vez, por ejemplo un guardarropa de abrigos en la entrada principal y una consigna de maletas en el sótano, eliges los dos en este paso. Tu personal elige en la app en cuál de estos guardarropas trabaja.
Si quieres crear un guardarropa nuevo para este evento, lo puedes hacer directamente con Añadir guardarropa en el mismo paso, sin salir del proceso de creación del evento.
Si las posiciones de tu plan no bastan para el periodo, por ejemplo porque varios eventos se solapan, el dashboard indica No hay suficientes ubicaciones.
Paso 5 — Revisar el resumen y terminar
En el último paso ves un resumen de todos los ajustes del evento: nombre, periodo, identificador elegido y guardarropas seleccionados. Revisa los datos y haz clic en Crear evento.
A partir de la hora de inicio, el evento aparece en la app de tapcoat de tu personal en Eventos en curso. El personal ve los eventos en curso y los guardarropas a los que se le ha invitado, y elige por su cuenta el evento y el guardarropa. En el dashboard no hay una asignación propia de personal a eventos o guardarropas.
Cambiar un evento más tarde
Nombre, hora de inicio, hora de fin e identificador los puedes cambiar después de crear el evento: en el dashboard, abre Eventos, elige el evento, ajusta los datos y guarda con Guardar. Ahí también asignas más guardarropas.
Si ya no necesitas un evento, lo archivas. Al hacerlo se hace el check-out de los depósitos activos y se desactivan los enlaces de Self Check-in. El evento archivado sigue en gris en la lista y se puede restaurar.