Créer un événement en toute simplicité
Un événement est le cadre temporel pendant lequel votre vestiaire est en service. Chaque événement a une heure de début et une heure de fin clairement définies. Dans l’application tapcoat®, un événement n’apparaît que pendant son déroulement, c’est-à-dire de l’heure de début jusqu’à la fin. Cela évite les dépôts accidentels en dehors de l’événement et assure des données propres et traçables.
Un vestiaire peut être associé à plusieurs événements. Vous configurez le vestiaire une seule fois et le réutilisez pour chaque événement suivant, sans nouvelle configuration. Vous pouvez par exemple utiliser le même vestiaire pour des soirées club hebdomadaires ou des événements mensuels.
La création d’un événement se fait en cinq étapes, directement dans le tableau de bord, sous l’entrée de menu Events.
Étape 1 — Donner un nom
Donnez à l’événement un nom clair. Ce nom est visible par vos invités : il apparaît sur le pass vestiaire numérique dans l’application Wallet. Choisissez un nom qui décrit l’événement sans ambiguïté. Exemples :
- « Fête d’été 2026 »
- « Conférence XYZ »
- « Soirée club du vendredi »
- « Salon – Jour 1 »
L’association à une zone de vestiaire ou à une entrée précise ne passe pas par le nom de l’événement, mais par le vestiaire que vous choisissez à l’étape 4. Le nom de l’événement décrit l’événement, pas le lieu physique.
Étape 2 — Définir le début et la fin
Définissez la période de l’événement. Vous choisissez la date et l’heure du début et de la fin ; l’heure de début doit précéder l’heure de fin. La période détermine quand l’événement apparaît dans l’application et quand les check-ins sont possibles.
Prévoyez l’heure de début avec suffisamment d’avance. Recommandation : 30 à 60 minutes avant l’ouverture des portes prévue, pour que votre personnel sur place puisse déjà choisir l’événement dans l’application et accueillir les premiers invités sans attendre.
La date de fin peut être fixée au lendemain si l’événement se prolonge après minuit. Pour les événements sur plusieurs jours, comme les salons ou les festivals, choisissez la date de fin en conséquence.
Étape 3 — Choisir l’identifiant
L’identifiant détermine comment les invités sont reconnus au dépôt et au retrait. Il s’applique à tout le vestiaire pour cet événement. Vous avez le choix entre trois options :
QR code (généré)
Lors du dépôt, l’application tapcoat génère un nouveau QR code pour l’invité. L’invité scanne ce code avec son smartphone et reçoit son pass vestiaire numérique. C’est le bon choix pour la plupart des événements et des lieux.
Lecteur de QR codes
L’application tapcoat scanne des QR codes que l’invité possède déjà, par exemple celui du billet d’événement, du badge de salon ou le Web Pass du Self Check-in. Aucun nouveau code n’est généré. tapcoat lit le code directement, sans connexion ni intégration avec le prestataire de billetterie.
NFC (badge existant)
L’application tapcoat lit des tags NFC existants, par exemple des bracelets, des cartes, des badges nominatifs ou des lanyards. Aucun nouveau code n’est généré. Le personnel approche brièvement l’appareil de l’objet NFC de l’invité : le check-in se fait d’un simple contact, sans viser avec l’appareil photo. La page des tarifs indique si le NFC est inclus dans votre plan. Détails : Configurer le check-in NFC.
Étape 4 — Choisir le vestiaire
Choisissez dans la liste de vos vestiaires un ou plusieurs vestiaires à utiliser pour cet événement. La recherche vous aide à trouver un vestiaire plus rapidement.
Si vous exploitez plusieurs vestiaires en même temps, par exemple un vestiaire pour les vestes à l’entrée principale et un dépôt de valises au sous-sol, sélectionnez-les tous les deux à cette étape. Votre personnel choisit lui-même dans l’application le vestiaire où il travaille.
Si vous souhaitez créer un nouveau vestiaire pour cet événement, vous pouvez le faire directement avec Ajouter un vestiaire à la même étape, sans quitter la création de l’événement.
Si les emplacements de votre plan ne suffisent pas pour la période, par exemple parce que des événements se chevauchent, le tableau de bord affiche Pas assez d’emplacements.
Étape 5 — Vérifier le récapitulatif et terminer
À la dernière étape, vous voyez un récapitulatif de tous les réglages de l’événement : nom, période, identifiant choisi et vestiaire(s) sélectionné(s). Vérifiez les informations et cliquez sur Créer un événement.
À partir de l’heure de début, l’événement apparaît dans l’application tapcoat de votre personnel sous Événements en cours. Le personnel voit les événements en cours et les vestiaires pour lesquels il est invité, et choisit lui-même l’événement et le vestiaire. Le tableau de bord ne prévoit pas d’affectation du personnel à des événements ou à des vestiaires.
Modifier un événement par la suite
Vous pouvez modifier le nom, l’heure de début, l’heure de fin et l’identifiant après la création : ouvrez Events dans le tableau de bord, choisissez l’événement, adaptez les informations et enregistrez avec Enregistrer. C’est aussi là que vous associez d’autres vestiaires.
Si vous n’avez plus besoin d’un événement, archivez-le. Les dépôts actifs font alors l’objet d’un check-out et les liens Self-Check-in sont désactivés. L’événement archivé reste grisé dans la liste et peut être restauré.