Créer facilement un vestiaire

Dans Tapcoat, un vestiaire est la représentation numérique de votre espace vestiaire physique. Il regroupe toutes les informations sur les objets acceptés, la numérotation des emplacements et la communication des limites de capacité. Avant de lancer un événement, au moins un vestiaire doit être configuré.

La création se fait en quatre étapes guidées, directement dans le tableau de bord, sous le menu « Vestiaires ».

Important avant de commencer : les numéros configurés dans Tapcoat doivent correspondre exactement aux crochets, étagères ou surfaces numérotés de votre lieu. Assurez-vous que vos barres de penderie ou emplacements sont déjà étiquetés ou numérotés avant la configuration. Sinon, l’attribution ne correspond pas à la réalité et les invités ne trouvent pas leur emplacement.

Étape 1 — Choisir un nom

Donnez au vestiaire un nom unique et descriptif. Ce nom est visible par vos invités : il apparaît sur le pass vestiaire numérique dans l’application Wallet. Choisissez un nom qui décrit clairement l’endroit, pour que les invités sachent où se rendre lors du retrait. Bons exemples :

  • « Vestiaire entrée nord »
  • « Dépôt valises sous-sol »
  • « Vestiaire VIP lounge »
  • « Espace afterparty étage »

Un nom de vestiaire clair réduit les questions posées à votre personnel et aide les invités à trouver le bon espace, même dans des lieux grands ou inconnus.

Étape 2 — Définir les articles

Les articles sont les types d’objets acceptés dans ce vestiaire. Pour chaque type, vous créez une entrée avec une icône adaptée et un nom de votre choix. Le choix est entièrement libre ; types d’article possibles, par exemple :

  • Vestes / manteaux
  • Valises / trolleys
  • Sacs / sacs à dos
  • Instruments
  • Équipement sportif
  • Divers

Vous pouvez combiner et nommer librement autant de types d’article que vous le souhaitez, sans limite. Adaptez la liste à ce qui est réellement déposé dans votre lieu.

Réglage facultatif : sélection par défaut

Si vous activez la sélection par défaut, un type d’article est présélectionné automatiquement lors du check-in dans l’application, avec une quantité définie. C’est utile lorsqu’un type est nettement plus fréquent que les autres lors de vos événements. Exemple : lors d’une soirée, presque chaque invité dépose exactement une veste. Si vous activez la sélection par défaut pour « Veste » avec la quantité 1, le personnel n’a plus rien à saisir au check-in : quelques secondes gagnées par opération, ce qui compte vite avec 500 invités.

Réglage facultatif : alerte pour le personnel

Si vous activez cette fonction, l’application affiche une alerte dès que le nombre d’emplacements libres passe sous un seuil que vous définissez. Votre personnel est ainsi prévenu à temps, avant que le vestiaire soit plein, et peut réagir : préparer des capacités supplémentaires, orienter les invités vers un autre poste ou informer la direction de l’événement. Vous fixez vous-même le seuil, par exemple une alerte à partir de 20 emplacements restants.

Étape 3 — Configurer les zones

Les zones définissent la structure des numéros des emplacements. C’est l’étape la plus importante et la plus technique de la configuration du vestiaire.

Qu’est-ce qu’une zone ?

Une zone est une plage de numéros indépendante au sein du vestiaire. Vous pouvez créer plusieurs zones, par exemple si les vestes et les valises sont stockées séparément, ou si vous exploitez des vestiaires dans différentes salles avec leurs propres plages. Pour chaque zone, vous indiquez d’abord les types d’article qu’elle prend en charge : tous ou une sélection ciblée.

Qu’est-ce qu’un segment ?

Un segment est une partie du numéro d’emplacement. Les numéros sont composés d’un ou plusieurs segments, de gauche à droite. Chaque segment est de l’un des trois types suivants :

  • Chiffres — une plage numérique croissante. Vous définissez la valeur de début, la valeur de fin et le nombre de chiffres. Avec 2 chiffres et un début à 1, Tapcoat génère les numéros 01, 02, 03, etc.
  • Lettres — une plage alphabétique croissante de A à Z ou une partie de celle-ci.
  • Texte — une partie fixe, identique dans chaque numéro, par exemple « VIP- » ou « A- ». Sert de préfixe ou de séparateur.

Modèles de démarrage rapide

Pour les formats de numéros les plus courants, trois modèles préconfigurent automatiquement les segments :

  • 001 — uniquement numérique, trois chiffres, de 001 à 999
  • A-001 — lettre en préfixe, tiret, nombre à trois chiffres
  • VIP-001 — texte fixe en préfixe, tiret, nombre à trois chiffres

Vous pouvez reprendre chaque modèle tel quel ou l’adapter manuellement.

Exemples pratiques

  • Vestes, crochets 1–999 : un segment Chiffres, début 1, fin 999, 1 chiffre → génère les numéros 1, 2, 3 … 999
  • Valises, zone A, emplacements 1–10 : segment Texte « A- » + segment Chiffres début 1, fin 10 → génère A-1, A-2 … A-10
  • Valises, zone B, emplacements 1–10 : zone distincte avec segment Texte « B- » + segment Chiffres → génère B-1, B-2 … B-10
  • Zone VIP, emplacements VIP-01 à VIP-20 : segment Texte « VIP- » + segment Chiffres début 1, fin 20, 2 chiffres → génère VIP-01, VIP-02 … VIP-20

Aperçu en direct

À droite de la configuration, Tapcoat affiche en temps réel le premier et le dernier numéro de la zone ainsi que le nombre total d’emplacements. Servez-vous de cet aperçu pour repérer les erreurs de configuration avant de continuer.

Étape 4 — Vérifier le récapitulatif et terminer

La dernière étape affiche un récapitulatif complet de tous les réglages : nom, types d’article, zones et plages de numéros. Vérifiez attentivement que toutes les données correspondent à votre vestiaire physique, en particulier les plages de numéros. Une fois terminé, le vestiaire est immédiatement actif et peut être attribué à un événement.

Remarque : un vestiaire peut être attribué à plusieurs événements. Vous le configurez une seule fois et le réutilisez pour chaque événement suivant, sans avoir à le reconfigurer.