Creare un guardaroba in modo semplice
In tapcoat® un guardaroba è la copia digitale della tua area guardaroba fisica. Contiene tutte le informazioni su quali oggetti vengono presi in consegna, come sono numerati i posti e come vengono comunicati i limiti di capienza. Prima di poter avviare un evento deve essere configurato almeno un guardaroba.
La creazione avviene in quattro passi guidati direttamente nella dashboard, alla voce di menu «Guardaroba».
Passo 1 — Assegnare un nome
Assegna al guardaroba un nome univoco e descrittivo. Questo nome è visibile ai tuoi ospiti: compare sul pass guardaroba digitale nell’app Wallet. Scegli un nome che descriva chiaramente il luogo, così al ritiro gli ospiti sanno dove andare. Buoni esempi:
- «Guardaroba principale ingresso nord»
- «Deposito valigie piano interrato»
- «Guardaroba VIP lounge»
- «Area afterparty piano superiore»
Un nome chiaro per il guardaroba riduce le domande del tuo personale e aiuta gli ospiti a trovare l’area giusta anche in location grandi o sconosciute.
Passo 2 — Definire gli item
Gli item sono i tipi di oggetti che vengono presi in consegna in questo guardaroba. Per ogni tipo crei una voce con un’icona adatta e un nome scelto da te. La scelta è completamente libera; possibili tipi di item sono ad esempio:
- Giacche / cappotti
- Valigie / trolley
- Borse / zaini
- Strumenti musicali
- Attrezzatura sportiva
- Altro
Puoi combinare quanti tipi di item vuoi e dare loro il nome che preferisci. Adatta l’elenco a ciò che viene effettivamente consegnato nella tua location.
Impostazione facoltativa: selezione predefinita
Se attivi la selezione predefinita, al check-in nell’app un tipo di item viene preselezionato automaticamente, con una determinata quantità. È utile quando un tipo è molto più frequente degli altri nei tuoi eventi. Esempio: a un evento serale quasi ogni ospite consegna esattamente una giacca. Se attivi la selezione predefinita per «Giacca» con quantità 1, al check-in il personale non deve più inserire nulla a mano: a ogni operazione si risparmiano gesti.
Impostazione facoltativa: avviso per i membri del team
Se attivi questa funzione, l’app mostra un avviso non appena il numero di posti liberi rimanenti scende sotto una soglia definita da te. Il tuo personale viene così informato per tempo, prima che il guardaroba sia pieno, e può reagire: preparare capienza aggiuntiva, indirizzare gli ospiti a un’altra postazione o informare la direzione dell’evento. Sei tu a definire la soglia, ad esempio un avviso a partire da 20 posti rimanenti.
Passo 3 — Configurare le aree
Le aree stabiliscono come sono composti i numeri dei posti appendiabiti. Questo è il passo che richiede più attenzione nella configurazione del guardaroba.
Che cos’è un’area?
Un’area è un intervallo di numeri autonomo all’interno del guardaroba. Puoi creare più aree, ad esempio se giacche e valigie vengono custodite in spazi separati o se gestisci guardaroba in stanze diverse con propri intervalli di numeri. A ogni area assegni prima di tutto i tipi di item di cui si occupa: tutti oppure una selezione mirata.
Che cos’è un blocco?
Un blocco è una parte del numero di posto. I numeri sono composti da uno o più blocchi, da sinistra a destra. Ogni blocco è di uno di tre tipi:
- Numeri — un intervallo numerico crescente. Definisci valore iniziale, valore finale e numero di cifre. Con 2 cifre e inizio 1 tapcoat genera i numeri 01, 02, 03 ecc.
- Lettere — un intervallo alfabetico crescente dalla A alla Z o una parte di esso.
- Testo — una parte di testo fissa che resta uguale in ogni numero, ad esempio «VIP-» o «A-». Si usa come prefisso o separatore.
Modelli di avvio rapido
Per i formati di numero più comuni sono disponibili tre modelli che preconfigurano automaticamente i blocchi:
- 001 — solo numerico, a tre cifre, da 001 a 999
- A-001 — lettera come prefisso, trattino, numero a tre cifre
- VIP-001 — testo fisso come prefisso, trattino, numero a tre cifre
Puoi adottare ogni modello così com’è oppure adattarlo manualmente.
Esempi pratici
- Giacche, ganci 1–999: un blocco Numeri, inizio 1, fine 999, 1 cifra → genera i numeri 1, 2, 3 … 999
- Valigie, area A, posti 1–10: blocco Testo «A-» + blocco Numeri inizio 1, fine 10 → genera A-1, A-2 … A-10
- Valigie, area B, posti 1–10: area separata con blocco Testo «B-» + blocco Numeri → genera B-1, B-2 … B-10
- Area VIP, posti da VIP-01 a VIP-20: blocco Testo «VIP-» + blocco Numeri inizio 1, fine 20, 2 cifre → genera VIP-01, VIP-02 … VIP-20
Anteprima dal vivo
Accanto alla configurazione, sulla destra, tapcoat mostra in tempo reale come appaiono il primo e l’ultimo numero dell’area e quanti posti vengono creati in totale. Usa attivamente questa anteprima per individuare errori di configurazione prima di proseguire.
Passo 4 — Controllare il riepilogo e concludere
Nell’ultimo passo vedi una panoramica completa di tutte le impostazioni: nome, tipi di item, aree e intervalli di numeri. Controlla attentamente che tutti i dati corrispondano al tuo guardaroba fisico, in particolare gli intervalli di numeri. Dopo la conclusione il guardaroba è subito attivo e può essere assegnato a un evento.