Eenvoudig een garderobe aanmaken
Een garderobe is in tapcoat® de digitale weergave van je fysieke garderoberuimte. Ze bevat alle informatie over welke voorwerpen worden aangenomen, hoe de plekken zijn genummerd en hoe capaciteitsgrenzen worden gecommuniceerd. Voordat je een evenement kunt starten, moet er minstens één garderobe zijn ingericht.
Het aanmaken gebeurt in vier begeleide stappen, direct in het dashboard onder het menu-item „Garderobes“.
Stap 1 — Naam geven
Geef de garderobe een eenduidige, beschrijvende naam. Deze naam is zichtbaar voor je gasten — hij staat op de digitale garderobepas in de wallet-app. Kies een naam die de plek duidelijk beschrijft, zodat gasten bij het ophalen weten waar ze heen moeten. Goede voorbeelden:
- „Hoofdgarderobe ingang noord“
- „Kofferafgifte souterrain“
- „VIP-garderobe lounge“
- „Afterparty-ruimte bovenverdieping“
Een duidelijke garderobenaam vermindert vragen van je personeel en helpt gasten om ook in grote of onbekende locaties de juiste plek te vinden.
Stap 2 — Items vastleggen
Items zijn de soorten voorwerpen die in deze garderobe worden aangenomen. Voor elke soort maak je een eigen invoer aan met een passend icoon en een zelfgekozen naam. De keuze is volledig vrij — mogelijke soorten items zijn bijvoorbeeld:
- Jassen / mantels
- Koffers / trolleys
- Tassen / rugzakken
- Instrumenten
- Sportuitrusting
- Overig
Je kunt zoveel soorten items combineren en vrij benoemen als je wilt. Stem de lijst af op wat er in je locatie werkelijk wordt afgegeven.
Optionele instelling: standaardselectie
Activeer je de standaardselectie, dan wordt een soort item bij het inchecken in de app automatisch vooraf geselecteerd — met een bepaald aantal. Dat is handig als één soort bij je evenementen duidelijk vaker voorkomt dan andere. Voorbeeld: bij een avondevenement geeft bijna elke gast precies één jas af. Activeer je de standaardselectie voor „Jas“ met het aantal 1, dan hoeft het personeel bij de check-in niets meer handmatig in te voeren — dat scheelt bij elke check-in handwerk.
Optionele instelling: waarschuwing voor medewerkers
Activeer je deze functie, dan toont de app een waarschuwing zodra het aantal resterende vrije plekken onder een zelf gekozen drempelwaarde komt. Je personeel wordt dus op tijd geïnformeerd voordat de garderobe vol is — en kan reageren: extra capaciteit voorbereiden, gasten naar een ander station doorverwijzen of de evenementleiding informeren. Je bepaalt de drempelwaarde zelf, bijvoorbeeld een waarschuwing vanaf 20 resterende plekken.
Stap 3 — Gedeelten configureren
Gedeelten bepalen hoe de nummers van de hangplekken zijn opgebouwd. Deze stap vraagt de meeste aandacht bij het configureren van de garderobe.
Wat is een gedeelte?
Een gedeelte is een zelfstandige nummerreeks binnen de garderobe. Je kunt meerdere gedeelten aanmaken — bijvoorbeeld als jassen en koffers op verschillende plekken worden opgeslagen, of als je garderobes in verschillende ruimtes met eigen nummerreeksen gebruikt. Aan elk gedeelte wijs je eerst toe voor welke soorten items het bedoeld is — alle of een gerichte selectie.
Wat is een bouwsteen?
Een bouwsteen is een onderdeel van het hangpleknummer. Nummers worden van links naar rechts samengesteld uit een of meer bouwstenen. Elke bouwsteen heeft een van drie typen:
- Cijfers — een oplopend numeriek bereik. Je legt startwaarde, eindwaarde en het aantal posities vast. Met 2 posities en start 1 maakt tapcoat de nummers 01, 02, 03 enzovoort.
- Letters — een oplopend alfabetisch bereik van A tot Z of een deel daarvan.
- Tekst — een vast tekstdeel dat in elk nummer gelijk blijft, bijvoorbeeld „VIP-“ of „A-“. Wordt gebruikt als voorvoegsel of scheidingsteken.
Snelstartsjablonen
Voor de meest gebruikte nummerformaten zijn er drie sjablonen die de bouwstenen automatisch voorconfigureren:
- 001 — alleen cijfers, drie posities, van 001 tot 999
- A-001 — letter als voorvoegsel, koppelteken, getal van drie posities
- VIP-001 — vaste tekst als voorvoegsel, koppelteken, getal van drie posities
Je kunt elk sjabloon direct overnemen of handmatig aanpassen.
Praktische voorbeelden
- Jassen, haken 1–999: één cijferbouwsteen, start 1, einde 999, 1 positie → maakt de nummers 1, 2, 3 … 999
- Koffers, gedeelte A, plekken 1–10: tekstbouwsteen „A-“ + cijferbouwsteen start 1, einde 10 → maakt A-1, A-2 … A-10
- Koffers, gedeelte B, plekken 1–10: eigen gedeelte met tekstbouwsteen „B-“ + cijferbouwsteen → maakt B-1, B-2 … B-10
- VIP-ruimte, plekken VIP-01 tot VIP-20: tekstbouwsteen „VIP-“ + cijferbouwsteen start 1, einde 20, 2 posities → maakt VIP-01, VIP-02 … VIP-20
Livevoorbeeld
Rechts naast de configuratie toont tapcoat in realtime hoe het eerste en laatste nummer van het gedeelte eruitzien en hoeveel plekken er in totaal ontstaan. Gebruik dit voorbeeld actief om configuratiefouten te ontdekken voordat je verdergaat.
Stap 4 — Samenvatting controleren en afronden
In de laatste stap zie je een volledig overzicht van alle instellingen: naam, soorten items, gedeelten en nummerreeksen. Controleer hier zorgvuldig of alle gegevens overeenkomen met je fysieke garderobe — vooral de nummerreeksen. Na het afronden is de garderobe direct actief en kan ze aan een evenement worden toegewezen.