Garderobe anlegen

Eine Garderobe ist in Tapcoat das digitale Abbild deines physischen Garderobenbereichs. Sie enthält alle Informationen darüber, welche Gegenstände angenommen werden, wie die Plätze nummeriert sind und wie Kapazitätsgrenzen kommuniziert werden. Bevor du ein Event starten kannst, muss mindestens eine Garderobe eingerichtet sein.

Das Anlegen erfolgt in vier geführten Schritten direkt im Dashboard unter dem Menüpunkt „Garderoben“.

Wichtig vor dem Start: Die Nummern, die du in Tapcoat konfigurierst, müssen exakt mit den physisch nummerierten Haken, Regalen oder Ablageflächen in deiner Location übereinstimmen. Stelle sicher, dass deine Hängestangen oder Stellflächen vor dem Setup bereits beschriftet oder nummeriert sind. Andernfalls stimmt die Zuweisung nicht mit der Realität überein, und Gäste finden ihren Platz nicht.

Schritt 1 — Name vergeben

Vergib einen eindeutigen, beschreibenden Namen für die Garderobe. Dieser Name ist für deine Gäste sichtbar — er erscheint auf dem digitalen Garderobenpass in der Wallet-App. Wähle einen Namen, der den Ort klar beschreibt, damit Gäste bei der Abholung wissen, wohin sie müssen. Gute Beispiele:

• „Hauptgarderobe Eingang Nord“
• „Kofferabgabe Untergeschoss“
• „VIP-Garderobe Lounge“
• „Afterparty-Bereich OG“

Ein klarer Garderobenname reduziert Rückfragen deines Personals und hilft Gästen, auch in großen oder unbekannten Locations den richtigen Bereich zu finden.

Schritt 2 — Items definieren

Items sind die Gegenstandstypen, die in dieser Garderobe angenommen werden. Für jeden Typ legst du einen eigenen Eintrag mit einem passenden Icon und einem selbst gewählten Namen an. Die Auswahl ist vollständig frei — mögliche Item-Typen sind zum Beispiel:

• Jacken / Mäntel
• Koffer / Trolleys
• Taschen / Rucksäcke
• Instrumente
• Sportausrüstung
• Sonstiges

Du kannst beliebig viele Item-Typen kombinieren und frei benennen. Es gibt keine Begrenzung. Passe die Liste an das an, was in deiner Location tatsächlich abgegeben wird.

Optionale Einstellung: Standardauswahl

Wenn du die Standardauswahl aktivierst, wird ein Item-Typ beim Eincheck-Vorgang in der App automatisch vorausgewählt — mit einer bestimmten Stückzahl. Das ist sinnvoll, wenn ein Typ bei deinen Events deutlich häufiger vorkommt als andere. Beispiel: Bei einer Abendveranstaltung gibt fast jeder Gast genau eine Jacke ab. Aktivierst du die Standardauswahl für „Jacke“ mit der Stückzahl 1, muss das Personal beim Check-in nichts mehr manuell eingeben — es spart pro Vorgang mehrere Sekunden, die sich bei 500 Gästen erheblich summieren.

Optionale Einstellung: Warnung für Mitarbeiter:innen

Wenn du diese Funktion aktivierst, zeigt die App eine Warnmeldung, sobald die Anzahl der verbleibenden freien Plätze einen selbst definierten Schwellenwert unterschreitet. Dein Personal wird also rechtzeitig informiert, bevor die Garderobe voll ist — und kann reagieren: zusätzliche Kapazitäten vorbereiten, Gäste an eine andere Station umleiten oder die Veranstaltungsleitung informieren. Du legst den Schwellenwert selbst fest, zum Beispiel eine Warnung ab 20 verbleibenden Plätzen.

Schritt 3 — Bereiche konfigurieren

Bereiche legen fest, wie die Nummern der Hängeplätze aufgebaut sind. Dies ist der wichtigste und technisch anspruchsvollste Schritt der Garderobenkonfiguration.

Was ist ein Bereich?

Ein Bereich ist ein eigenständiger Nummernkreis innerhalb der Garderobe. Du kannst mehrere Bereiche anlegen — zum Beispiel wenn Jacken und Koffer räumlich getrennt gelagert werden, oder wenn du Garderoben in verschiedenen Räumen mit eigenen Nummernkreisen betreibst. Jedem Bereich weist du zunächst zu, für welche Item-Typen er zuständig ist — entweder alle oder eine gezielte Auswahl.

Was ist ein Baustein?

Ein Baustein ist ein Bestandteil der Platznummer. Nummern werden aus einem oder mehreren Bausteinen von links nach rechts zusammengesetzt. Jeder Baustein hat einen von drei Typen:

• Zahlen — ein aufsteigender numerischer Bereich. Du definierst Startwert, Endwert und die Anzahl der Stellen. Mit 2 Stellen und Start 1 erzeugt Tapcoat die Nummern 01, 02, 03 usw.
• Buchstaben — ein aufsteigender alphabetischer Bereich von A bis Z oder einem Teilbereich davon.
• Text — ein fester Textteil, der in jeder Nummer gleich bleibt, zum Beispiel „VIP-“ oder „A-„. Wird als Präfix oder Trennzeichen verwendet.

Schnellstart-Vorlagen

Für die häufigsten Nummernformate stehen drei Vorlagen zur Verfügung, die die Bausteine automatisch vorkonfigurieren:

• 001 — rein numerisch, dreistellig, von 001 bis 999
• A-001 — Buchstabe als Präfix, Bindestrich, dreistellige Zahl
• VIP-001 — fester Text als Präfix, Bindestrich, dreistellige Zahl

Du kannst jede Vorlage direkt übernehmen oder manuell anpassen.

Praktische Beispiele

• Jacken, Haken 1–999: Ein Zahlen-Baustein, Start 1, Ende 999, 1 Stelle → erzeugt Nummern 1, 2, 3 … 999
• Koffer, Bereich A, Plätze 1–10: Text-Baustein „A-“ + Zahlen-Baustein Start 1, Ende 10 → erzeugt A-1, A-2 … A-10
• Koffer, Bereich B, Plätze 1–10: Eigener Bereich mit Text-Baustein „B-“ + Zahlen-Baustein → erzeugt B-1, B-2 … B-10
• VIP-Bereich, Plätze VIP-01 bis VIP-20: Text-Baustein „VIP-“ + Zahlen-Baustein Start 1, Ende 20, 2 Stellen → erzeugt VIP-01, VIP-02 … VIP-20

Live-Vorschau

Rechts neben der Konfiguration zeigt Tapcoat in Echtzeit, wie die erste und letzte Nummer des Bereichs aussehen und wie viele Plätze insgesamt entstehen. Nutze diese Vorschau aktiv, um Konfigurationsfehler zu erkennen, bevor du fortfährst.

Schritt 4 — Zusammenfassung prüfen und abschließen

Im letzten Schritt siehst du eine vollständige Übersicht aller Einstellungen: Name, Item-Typen, Bereiche und Nummernkreise. Prüfe hier sorgfältig, ob alle Angaben mit deiner physischen Garderobe übereinstimmen — insbesondere die Nummernkreise. Nach dem Abschluss ist die Garderobe sofort aktiv und kann einem Event zugewiesen werden.

Hinweis: Eine Garderobe kann mehreren Events zugewiesen werden. Du konfigurierst sie einmalig und nutzt sie für jede weitere Veranstaltung erneut — ohne sie neu einrichten zu müssen.