Mitarbeiter einladen

Mitarbeiter:innen schnell und einfach einladen

Jede Person, die mit tapcoat^® arbeiten soll, bekommt einen eigenen, persönlichen Account. Es gibt keine geteilten Zugänge und keine gemeinsam genutzten Passwörter. Das stellt sicher, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Aktionen in der App oder im Dashboard durchgeführt hat — wichtig für Qualitätssicherung, Fehleranalyse und interne Verantwortlichkeiten.

Neue Mitarbeiter:innen laden Personen mit der Rolle Manager ein. Personen mit der Rolle Mitarbeiter können niemanden einladen.

Wo du Mitarbeiter:innen einlädst

Im Dashboard findest du im linken Menü den Bereich Mitarbeiter. Dort siehst du alle Personen deiner Organisation mit ihrer Rolle. Darunter stehen die Tabellen Gesendete Einladungen (Einladungen, die noch nicht angenommen sind) und Eingegangene Anfragen (Personen, die selbst um Zugang gebeten haben).

Der Einladungsprozess Schritt für Schritt

1. Klicke im Bereich Mitarbeiter auf Einladen.
2. Gib Vorname, Nachname und E-Mail der Person ein.
3. Wähle die Rolle: Manager oder Mitarbeiter. Details zu den Rollen findest du im Artikel Rollen & Berechtigungen.
4. Sende die Einladung ab. Sie erscheint unter Gesendete Einladungen, und die Person erhält eine E-Mail.
5. Hat die Person noch kein tapcoat-Konto, registriert sie sich mit genau dieser E-Mail-Adresse und bestätigt sie mit dem 6-stelligen Code (siehe Account erstellen). Eine eigene Organisation legt sie dabei nicht an.
6. Danach nimmt sie die Einladung an: im Dashboard unter Organisation beitreten oder in der App unter Trete einer Organisation bei, jeweils mit Akzeptieren.
7. Sie lädt die tapcoat-App herunter — verfügbar für iPhone und iPad im Apple App Store sowie für Android-Geräte im Google Play Store — und meldet sich an.
8. In der App sieht sie unter Laufende Events die Events und Garderoben, für die sie eingeladen ist, und wählt selbst aus, wo sie arbeitet. Ein Event erscheint erst ab seiner Startzeit.

Beitrittsanfragen annehmen

Personen können auch selbst um Zugang bitten: Sie wählen Einladung anfragen und geben die E-Mail-Adresse einer Person mit der Rolle Manager an. Die Anfrage erscheint bei dir unter Eingegangene Anfragen. Dort wählst du Anfrage annehmen oder Ablehnen.

Anforderungen an die Geräte des Personals

Das Personal benötigt ein eigenes Smartphone oder Tablet. Dein Team arbeitet mit handelsüblichen Smartphones oder Tablets, die du selbst stellst. Folgende Geräte werden unterstützt:

• iPhones mit iOS 15 oder neuer
• iPads mit iPadOS 15 oder neuer
• Android-Smartphones und -Tablets mit Android 10 oder neuer

Eine stabile Internetverbindung ist für den Betrieb erforderlich. Schnell muss sie nicht sein: Ein Scan überträgt nur wenige Daten, deshalb reicht in der Regel normales WLAN oder Mobilfunk. Details dazu findest du im Artikel Netzwerk & Verbindungsanforderungen.

Rolle ändern

Soll eine Person mit der Rolle Mitarbeiter mehr Rechte bekommen, wählst du im Bereich Mitarbeiter bei ihr Zu Manager machen. Sie erhält dann volle Verwaltungsrechte für deine Organisation.

Mitarbeiter:innen entfernen

Wenn eine Person das Unternehmen verlässt oder keinen Zugriff mehr benötigen soll, wählst du im Bereich Mitarbeiter bei ihr Entfernen. Ihr Zugriff auf deine Organisation wird widerrufen — sowohl in der App als auch im Dashboard. Eine noch nicht angenommene Einladung ziehst du unter Gesendete Einladungen mit Widerrufen zurück.