Cierre diario y relevo de turno sencillos
Como los check-ins y check-outs se registran digitalmente durante el servicio, al final de la noche no tienes que completar nada en tapcoat®. Si aceptas efectivo, lo cuentas al final del turno con la ayuda para el recuento de efectivo. En el dashboard ves en todo momento el estado actual de todos los check-ins y check-outs.
No hace falta cerrar nada en la app
El personal no tiene que cerrar ni firmar nada en la app al final del evento. Los check-ins, los check-outs y las posiciones de percha ya están registrados digitalmente durante el servicio. Los pagos en efectivo los registra tu equipo directamente en cada depósito. El dashboard muestra a quien tiene el rol Responsable el estado actual en todo momento. Esto no afecta a los cierres de tu sistema de caja ni a tus obligaciones de llevanza de caja.
Relevo de turno entre miembros del equipo
Si cambia el personal durante un evento, no hace falta ningún traspaso técnico. La nueva persona inicia sesión en la app con su propia cuenta y elige en Eventos en curso el evento y después el guardarropa al que se le ha invitado. Todas las operaciones registradas hasta ese momento están disponibles al instante: el servicio continúa sin traspaso técnico.
Recomendaciones para el cambio de turno:
- La nueva persona ya ha iniciado sesión en la app antes del cambio de turno y conoce el evento
- Las dos personas hacen un escaneo de prueba rápido para asegurarse de que todo funciona
- La persona que se va cierra la sesión en la app con Cerrar sesión, para que quede claro quién está trabajando
Con pagos en efectivo: contar el efectivo
Si tu equipo acepta efectivo y la ayuda para el recuento de efectivo está activada para tu organización, al final del evento o en el relevo de turno hay una tarea adicional:
- Contar el efectivo disponible.
- En la app, en el menú Caja, elegir periodo, evento y guardarropa. La app muestra la recaudación en efectivo y, si has introducido un Fondo de caja, el Saldo teórico.
- Comparar el importe contado con el saldo teórico.
- Documentar las diferencias y comunicarlas a la dirección del evento responsable.
El fondo de caja solo se calcula en el dispositivo y no se guarda. La ayuda para el recuento de efectivo no guarda ningún importe contado. Los detalles están en el artículo Ayuda para el recuento de efectivo.
Artículos no recogidos
Si después del evento quedan artículos colgados, los trasladas a Objetos perdidos, si está activado para tu organización. Allí gestionas en la app y en el dashboard los artículos no recogidos y los objetos encontrados. Consulta Usar Objetos perdidos.
Informes después del evento
En el dashboard, quien tiene el rol Responsable dispone, entre otros, de estos informes:
- en Depósitos, todos los depósitos con su estado, con búsqueda y filtros
- en la página de inicio, las Estadísticas del guardarropa: ocupación de las perchas según la hora del día, ingresos por evento y la Mediana del tiempo de permanencia
- en Ajustes → Informes de pagos y exportación, los pagos del público (online y en efectivo)