Clôture journalière et passation de service simplifiées
Comme les check-ins et les check-outs sont enregistrés numériquement dès le service, vous n’avez rien à compléter dans tapcoat® en fin de soirée. Si vous acceptez des espèces, vous les comptez en fin de service à l’aide de la caisse. Dans le tableau de bord, vous voyez à tout moment l’état actuel de tous les check-ins et check-outs.
Aucune clôture nécessaire dans l’application
En fin d’événement, le personnel n’a rien à clôturer ni à valider dans l’application. Les check-ins, les check-outs et les emplacements sont déjà enregistrés numériquement pendant le service. Votre équipe saisit les paiements en espèces directement sur le dépôt concerné. Le tableau de bord montre à tout moment l’état actuel aux personnes ayant le rôle Gestionnaire. Les clôtures dans votre système de caisse et vos obligations de tenue de caisse ne sont pas concernées.
Passation de service entre membres de l’équipe
Si le personnel change pendant un événement, aucune passation technique n’est nécessaire. La nouvelle personne se connecte à l’application avec son propre compte et choisit sous Événements en cours l’événement, puis le vestiaire pour lequel elle est invitée. Toutes les opérations enregistrées jusque-là sont immédiatement disponibles : le service continue sans passation technique.
Recommandations pour le changement d’équipe :
- La nouvelle personne est déjà connectée à l’application avant le changement et connaît l’événement
- Les deux personnes font rapidement un scan de test pour vérifier que tout fonctionne
- La personne qui part se déconnecte de l’application avec Déconnexion, pour savoir clairement qui travaille
En cas de paiements en espèces : compter les espèces
Si votre équipe accepte des espèces et que la caisse est activée pour votre organisation, il y a une tâche supplémentaire en fin d’événement ou lors de la passation :
- Compter les espèces présentes.
- Dans l’application, dans le menu Caisse, choisir la période, l’événement et le vestiaire. L’application affiche le chiffre d’affaires en espèces et, si vous avez saisi un Fond de caisse, le Montant théorique.
- Comparer le montant compté avec le montant théorique.
- Documenter les anomalies et les signaler à la direction de l’événement compétente.
Le fond de caisse est uniquement calculé sur l’appareil et n’est pas enregistré. La caisse n’enregistre pas de montant compté. Les détails figurent dans l’article Caisse.
Articles non récupérés
S’il reste des articles après l’événement, transférez-les dans les Objets trouvés, si cette fonction est activée pour votre organisation. Vous y gérez les articles non récupérés et les objets trouvés dans l’application et le tableau de bord. Voir Utiliser les objets trouvés.
Analyses après l’événement
Dans le tableau de bord, les personnes ayant le rôle Gestionnaire disposent notamment des analyses suivantes :
- sous Dépôts, tous les dépôts avec leur statut, consultables et filtrables
- sur la page d’accueil, les Statistiques du vestiaire : occupation des crochets selon l’heure, chiffre d’affaires par événement et la Durée médiane au vestiaire
- sous Paramètres → Rapports de paiement et export, les paiements des invités (en ligne et en espèces)