Eenvoudige dagafsluiting en dienstoverdracht
Omdat check-ins en check-outs al tijdens het werk digitaal worden vastgelegd, hoef je aan het einde van de avond in tapcoat® niets aan te vullen. Neem je contant geld aan, dan tel je dat aan het einde van de dienst met behulp van de Kassa. In het dashboard zie je altijd de actuele stand van alle check-ins en check-outs.
Geen afsluiting in de app nodig
Het personeel hoeft aan het einde van het evenement in de app niets af te sluiten of af te tekenen. Check-ins, check-outs en hangplekken zijn al tijdens het werk digitaal vastgelegd. Contante betalingen legt je team direct bij de betreffende boeking vast. Het dashboard toont wie de rol Manager heeft altijd de actuele stand. Afsluitingen in je kassasysteem en je verplichtingen voor de kasadministratie blijven hierdoor ongewijzigd.
Dienstoverdracht tussen medewerkers
Wisselt het personeel tijdens een evenement, dan is er geen technische overdracht nodig. De nieuwe persoon logt met het eigen account in de app in en kiest onder Lopende evenementen het evenement en daarna de garderobe waarvoor die persoon is uitgenodigd. Alle tot dan toe vastgelegde handelingen zijn meteen beschikbaar — het werk loopt zonder technische overdracht door.
Aanbevelingen voor de dienstwissel:
- De nieuwe persoon is al voor de dienstwissel ingelogd in de app en kent het evenement
- Beide personen doen kort een testscan om zeker te weten dat alles werkt
- De persoon die vertrekt, logt in de app uit via Uitloggen — zo is duidelijk wie actief werkt
Bij contante betalingen: contant geld tellen
Neemt je team contant geld aan en is de Kassa voor je organisatie vrijgegeven, dan is er aan het einde van het evenement of bij de dienstoverdracht een extra taak:
- Tel het aanwezige contante geld.
- Kies in de app in het menu Kassa de periode, het evenement en de garderobe. De app toont de contante omzet en, als je een Startbedrag hebt ingevuld, het Verwacht kassabedrag.
- Vergelijk het getelde bedrag met het verwachte kassabedrag.
- Documenteer afwijkingen en meld ze aan de verantwoordelijke evenementleiding.
Het startbedrag wordt alleen op het apparaat berekend en niet opgeslagen. Een geteld bedrag slaat de telhulp niet op. Details staan in het artikel Kassa.
Niet opgehaalde garderobe
Blijven er na het evenement items hangen, dan zet je ze over naar Gevonden voorwerpen, als die functie voor je organisatie is vrijgegeven. Daar beheer je niet opgehaalde garderobe en gevonden voorwerpen in de app en het dashboard. Zie Gevonden voorwerpen gebruiken.
Rapportages na het evenement
In het dashboard heeft wie de rol Manager heeft onder meer deze rapportages ter beschikking:
- onder Afgiftes alle boekingen met status, doorzoekbaar en filterbaar
- op de startpagina de Garderobestatistieken: bezetting van de haken per tijdstip van de dag, omzet per evenement en de Mediane hangtijd
- onder Instellingen → Betalingsrapportage en export de gastbetalingen (online en contant)