Met Gevonden voorwerpen beheer je items die na een evenement niet zijn opgehaald, en losse gevonden voorwerpen. Je team legt ze vast in de tapcoat-app, beheerd worden ze centraal in het dashboard. Meer over de functie: Gevonden voorwerpen.
In de app: items vastleggen
Open het menu van de app en tik op Gevonden voorwerpen. Je ziet drie tabbladen:
- Mogelijke treffers: items die na het einde van een evenement nog aan een plek gekoppeld zijn.
- Gevonden voorwerpen: items die al in Gevonden voorwerpen liggen.
- Gezocht: zoekmeldingen over verloren voorwerpen.
- Tik bij een mogelijke treffer op Naar gevonden voorwerpen overzetten. Voor een los gevonden voorwerp zonder garderobeplek tik je op Gevonden voorwerp registreren.
- Maak minstens één foto.
- Kies Categorie, Vindplaats en Opslagplaats, dus waar het item nu wordt bewaard.
- Sla op. Bij het overzetten van een mogelijke treffer geeft tapcoat® de garderobeplek vrij.
Zijn mogelijke treffers toch nog opgehaald, dan selecteer je ze met Selecteren en tik je op Toch opgehaald.
In het dashboard: Gevonden voorwerpen beheren
Open in de zijbalk Gevonden voorwerpen. De tabbladen:
| Tabblad | Inhoud |
|---|---|
| Lopend | nog niet opgehaalde items bij afgelopen evenementen |
| Gevonden voorwerpen | overgezette en handmatig vastgelegde items |
| Meldplicht | meldingen over items die je mogelijk bij een overheidsinstantie moet melden |
| Gezocht | zoekmeldingen, met een melding als een gevonden voorwerp zou kunnen passen |
| Termijnen | items met een melding over meldplicht en hun termijnen |
| Archief | afgehandelde items |
Met Lijst gevonden voorwerpen exporteren download je een lijst van de gevonden voorwerpen. Vindplaatsen en bewaarplaatsen voor de keuze in de app leg je vast in de instellingen van Gevonden voorwerpen.
Zoekmelding koppelen
Past een gevonden voorwerp bij een zoekmelding, dan toont het dashboard een melding dat een of meer openstaande zoekmeldingen zouden kunnen passen. Controleer de melding en zet die op Gevonden. Daarvoor heeft de zoekmelding een contact-e-mailadres nodig. Met E-mail versturen stelt je team de zoekende persoon op de hoogte. De e-mail gaat alleen weg als iemand uit je team die verstuurt.
Item aan een gast overdragen
- Open het gevonden voorwerp in het dashboard en kies Overdracht.
- Vul onder Volledige naam van de persoon die ophaalt de naam in van de persoon die het item ophaalt.
- Vink Identiteit gecontroleerd (legitimatie / ophaalcode geverifieerd) aan.
- Klik op Overdracht bevestigen. tapcoat maakt het overdrachtsprotocol als pdf (Overdrachts-pdf).
Meldplicht
Afhankelijk van vindplaats, waarde en land kunnen voor gevonden voorwerpen meld- en bewaarplichten gelden. Voor organisaties in Duitsland bereidt het dashboard in het tabblad Meldplicht een melding aan het bureau voor gevonden voorwerpen voor. Of een melding nodig is en welke termijnen gelden, controleer je op eigen verantwoordelijkheid.
Meer artikelen: Item teruggeven (check-out) · Bijzondere situaties ter plaatse