Eenvoudig een item teruggeven (check-out)
Bij het ophalen laat de gast de eigen digitale garderobepas zien. Het personeel scant de QR-code op de pas, ziet meteen het bijbehorende hangpleknummer en geeft de items terug. De handeling bestaat uit een paar stappen: scannen, hangpleknummer aflezen, item overhandigen.
Stap voor stap
- Tik in de app op Uitgeven.
- Scan de QR-code die de gast laat zien. Deze code staat op de opgeslagen Wallet-pas in de wallet-app van de gast of op de pas-pagina die de gast in de browser heeft geopend.
- De app toont het bijbehorende hangpleknummer groot en duidelijk op het scherm — bijvoorbeeld "03A" — en alle items die aan de pas gekoppeld zijn.
- Het personeel haalt de items van de bijbehorende haak of opslagplek en geeft ze aan de gast.
- Bevestig de handeling in de app. De hangplek wordt daarmee weer als vrij gemarkeerd.
Betaling nog openstaand
Is het garderobetarief bij het ophalen nog niet betaald, dan toont de app Betaling te innen met de melding "Rond de betaling af of wijzig de betaalmethode."
- Betaalt de gast nu contant, tik dan op Betaalmethode wijzigen, kies Contant, vink Betaald aan zodra je het contante geld in ontvangst hebt genomen en tik op Toepassen.
- Wil de gast online betalen, dan kan dat op de eigen pas-pagina. Daarna scan je de pas opnieuw.
Zonder betaling geeft de app de items in de regel pas na betaling of vrijgave terug. Of je team items ook bij een openstaande betaling mag teruggeven, hangt af van je pakket en de instellingen van garderobe of evenement.
De gast heeft de Wallet-pas niet bij de hand
Het komt voor dat gasten hun pas niet paraat hebben — omdat de batterij leeg is, de smartphone is vergeten of de pas niet in de wallet is opgeslagen.
Gasten kunnen hun pas op de pas-pagina naar zichzelf laten mailen (Pas per e-mail versturen). Raad dat vooral aan bij een bijna lege batterij — dan kan de pas ook op een ander apparaat worden geopend.
Afhankelijk van het pakket vindt je team de boeking ook zonder pas via Recente afgiftes. Zo werkt het:
- Open in het menu van de app Recente afgiftes.
- Zoek via Zoeken op naam, e-mailadres of het begin van de hash.
- Bekijk een identiteitsbewijs van de gast ter identificatie, maar kopieer of fotografeer het niet.
- Open de boeking, check uit en geef de items terug.
Zoeken op naam lukt alleen als er bij de boeking contactgegevens zijn opgeslagen — bijvoorbeeld omdat de gast ze bij de Self Check-in heeft opgegeven of omdat je team ze onder Recente afgiftes bij Contactgegevens heeft ingevuld.
De gast heeft geen pas en geen opgeslagen gegevens
Is er geen Wallet-pas en zijn er geen contactgegevens opgeslagen, dan beslist de evenementleiding ter plaatse naar eigen inzicht. tapcoat biedt in dat geval geen automatische oplossing — deze uitzondering valt onder de verantwoordelijkheid van de exploitant. Aanbeveling: leg een korte interne richtlijn voor zulke gevallen vast en communiceer die aan het personeel.