Tijdens een evenement gebeuren er dingen die niet altijd gepland zijn. Dit overzicht laat zien hoe het personeel de meest voorkomende uitzonderingen met tapcoat® oplost — rustig, duidelijk en zonder improviseren.
De gast geeft meerdere items van verschillende soorten af
Dat is de normale situatie en wordt volledig ondersteund. Het personeel vult in stap 3 van het innemen de aantallen per soort item in — bijvoorbeeld 1 jas en 1 koffer. Alle items komen op één pas. Bij het ophalen worden alle bijbehorende items samen getoond.
De batterij van de smartphone van de gast is leeg
De gast kan de pas op de pas-pagina naar zichzelf laten mailen (Pas per e-mail versturen), zolang de telefoon nog stroom heeft. Advies aan alle gasten: gebruik deze optie voordat de batterij leeg is — dan kan de pas ook op een ander apparaat worden geopend.
Bij het ophalen zonder werkende telefoon vindt het personeel de boeking afhankelijk van het pakket via Recente afgiftes:
- Het personeel opent in het menu Recente afgiftes en zoekt via Zoeken op naam, e-mailadres of het begin van de hash.
- De gast laat een identiteitsbewijs met foto zien ter identificatie.
- Het personeel checkt de boeking uit.
Zoeken op naam lukt alleen als er bij de boeking contactgegevens zijn opgeslagen.
De gast heeft de pas niet opgeslagen
Heeft de gast de Wallet-pas niet in de wallet-app opgeslagen, dan kan de gast ook de pas-pagina in de browser openen. Het adres daarvan heeft de gast bij de check-in gekregen — als scanresultaat of als directe doorverwijzing. Op de pas-pagina is de QR-code ook zichtbaar en kan het personeel die scannen.
De gast wil achteraf een item toevoegen
Wil een gast na de check-in nog een item afgeven — bijvoorbeeld een tas die de gast eerst wilde houden — dan doet het personeel een nieuwe inname. Er ontstaat een aparte pas met een nieuw hangpleknummer voor het tweede item. Beide passen staan los van elkaar. Gebruikt het evenement bestaande codes of NFC-tags, dan heeft de tweede inname een andere code of een tweede tag nodig; anders meldt de app Gast heeft al een afgifte.
Annuleren: het item wordt toch niet afgegeven
Wil een gast het item direct na de check-in weer terug — nog voordat de gast de garderobe heeft verlaten — dan doet het personeel meteen een uitgifte van de net aangemaakte boeking. Afhankelijk van het pakket kan dat ook via Recente afgiftes met Afgifte annuleren: alle artikelen van de boeking worden uitgecheckt. De plek komt daarmee weer vrij. Is er voor de boeking al een garderobetarief betaald, regel de terugbetaling dan met de evenementleiding.
Capaciteit bereikt
Zijn alle plekken bezet, dan meldt de app Geen plekken meer beschikbaar en neemt geen check-ins meer aan. Heb je bij de garderobe een Drempel voor plekwaarschuwing ingesteld, dan toont de app al eerder hoeveel plekken er nog vrij zijn. Het personeel licht dan de evenementleiding in of stuurt gasten door naar een uitwijkgarderobe.