En événement, tout ne se passe pas toujours comme prévu. Cet aperçu montre comment le personnel gère avec Tapcoat les situations exceptionnelles les plus fréquentes : calmement, clairement et sans improvisation.
L’invité dépose plusieurs articles de types différents
C’est le cas normal, entièrement pris en charge. À l’étape 3 de la prise en charge, le personnel saisit les quantités pour chaque type d’article, par ex. 1 veste et 1 valise. Tous les articles sont enregistrés sous le même numéro d’emplacement, sur un seul pass. Au retrait, tous les articles associés s’affichent ensemble.
L’invité n’a plus de batterie
L’invité peut enregistrer ses coordonnées à l’avance sur la landing page Tapcoat, tant que son téléphone fonctionne. Conseil à tous les invités : utiliser cette option avant que la batterie soit vide. Le retrait est alors possible sans téléphone.
Retrait sans téléphone en état de marche :
- Le personnel recherche les coordonnées de l’invité dans l’application.
- L’invité présente une pièce d’identité avec photo.
- Le personnel confirme le check-out.
L’invité n’a pas enregistré son pass
Si l’invité n’a pas enregistré le pass dans son application Wallet, il peut ouvrir la landing page Tapcoat dans son navigateur. Il a reçu l’URL lors du check-in, comme résultat du scan ou par redirection directe. Le QR code s’affiche aussi sur la landing page et le personnel peut le scanner.
L’invité veut ajouter un article après coup
Si un invité veut déposer un autre article après le check-in, par ex. un sac qu’il voulait d’abord garder, le personnel effectue une nouvelle prise en charge. Un pass distinct est créé, avec un nouveau numéro d’emplacement pour le deuxième article. Les deux pass sont indépendants.
Annulation : l’article ne doit finalement pas être déposé
Si un invité veut récupérer son article juste après le check-in, avant même d’avoir quitté le vestiaire, le personnel fait aussitôt le check-out de l’opération qui vient d’être créée. L’emplacement est libéré et le pass devient invalide.
Capacité atteinte
Quand le vestiaire est plein, l’application affiche automatiquement une alerte, si l’alerte de capacité a été configurée dans les paramètres du vestiaire. Le personnel prévient alors la direction de l’événement ou oriente les invités vers un vestiaire de repli. Tapcoat n’accepte plus de check-in quand tous les emplacements sont occupés.
Recommandation : définissez en interne, avant l’événement, ce que fait le personnel dans certains cas exceptionnels. Par exemple : qui prévenir quand le vestiaire est plein ? Que faire avec les invités sans pass ? Des processus clairs aident le personnel à agir vite et sûrement, même sous pression.
