Sonderfälle vor Ort

Im Eventbetrieb passieren Dinge, die nicht immer im Plan stehen. Diese Übersicht zeigt, wie das Personal die häufigsten Ausnahmesituationen mit Tapcoat löst — ruhig, klar und ohne Improvisation.

Gast gibt mehrere Gegenstände verschiedener Typen ab

Das ist der Normalfall und vollständig unterstützt. Das Personal tippt in Schritt 3 des Annahmeprozesses die entsprechenden Mengen für jeden Item-Typ ein — zum Beispiel 1 Jacke und 1 Koffer. Alle Gegenstände landen unter derselben Platznummer auf einem einzigen Pass. Bei der Abholung werden alle zugehörigen Gegenstände gemeinsam angezeigt.

Gast hat keinen Smartphone-Akku mehr

Der Gast kann auf der Tapcoat-Landingpage vorab seine Kontaktdaten hinterlegen, solange das Handy noch Strom hat. Empfehlung an alle Gäste: Diese Option nutzen, bevor der Akku leer ist — dann ist die Abholung auch ohne Handy problemlos möglich.

Bei der Abholung ohne funktionstüchtiges Handy:

1. Personal sucht in der App nach den Kontaktdaten des Gastes.
2. Gast zeigt einen Lichtbildausweis zur Identifikation.
3. Personal bestätigt den Checkout.

Gast hat seinen Pass nicht gespeichert

Wenn der Gast den Wallet-Pass nicht in seiner Wallet-App gespeichert hat, kann er alternativ die Tapcoat-Landingpage im Browser öffnen. Die URL dazu hat er beim Check-in erhalten — entweder als Scan-Ergebnis oder als direkte Weiterleitung. Auf der Landingpage ist der QR-Code ebenfalls sichtbar und kann vom Personal gescannt werden.

Gast möchte einen Gegenstand nachträglich hinzufügen

Falls ein Gast nach dem Check-in einen weiteren Gegenstand abgeben möchte — zum Beispiel eine Tasche, die er zunächst behalten wollte — führt das Personal einen neuen Annahme-Vorgang durch. Es entsteht ein separater Pass mit einer neuen Platznummer für den zweiten Gegenstand. Beide Pässe sind unabhängig voneinander.

Storno: Gegenstand soll doch nicht abgegeben werden

Falls ein Gast seinen Gegenstand direkt nach dem Check-in wieder zurückmöchte — noch bevor er die Garderobe verlassen hat — führt das Personal sofort einen Checkout des gerade angelegten Vorgangs durch. Der Platz wird damit wieder freigegeben, der Pass ungültig.

Kapazität erreicht

Wenn die Garderobe voll ist, zeigt die App automatisch eine Warnmeldung — sofern die Kapazitätswarnung in den Garderobeneinstellungen konfiguriert wurde. Das Personal informiert in diesem Fall die Eventleitung oder leitet Gäste an eine Ausweichgarderobe um. Tapcoat nimmt keine weiteren Check-ins an, wenn alle Plätze belegt sind.

Empfehlung: Lege vor dem Event intern fest, was das Personal bei bestimmten Ausnahmefällen tut — zum Beispiel: Wer wird bei voller Garderobe informiert? Was gilt bei Gästen ohne Pass? Klare Abläufe helfen dem Personal, auch in stressigen Situationen sicher und schnell zu handeln.