Im Eventbetrieb passieren Dinge, die nicht immer im Plan stehen. Diese Übersicht zeigt, wie das Personal die häufigsten Ausnahmesituationen mit tapcoat® löst — ruhig, klar und ohne Improvisation.
Gast gibt mehrere Gegenstände verschiedener Typen ab
Das ist der Normalfall und vollständig unterstützt. Das Personal tippt in Schritt 3 des Annahmeprozesses die entsprechenden Mengen für jeden Item-Typ ein — zum Beispiel 1 Jacke und 1 Koffer. Alle Gegenstände landen auf einem einzigen Pass. Bei der Abholung werden alle zugehörigen Gegenstände gemeinsam angezeigt.
Gast hat keinen Smartphone-Akku mehr
Der Gast kann sich seinen Pass auf der Pass-Seite per E-Mail schicken lassen (Pass per Mail senden), solange das Handy noch Strom hat. Empfehlung an alle Gäste: Diese Option nutzen, bevor der Akku leer ist — dann lässt sich der Pass auch auf einem anderen Gerät öffnen.
Bei der Abholung ohne funktionstüchtiges Handy findet das Personal die Buchung je nach Plan über Letzte Buchungen:
- Personal öffnet im Menü Letzte Buchungen und sucht über Suche nach Name, E-Mail oder Hash-Anfang.
- Gast zeigt einen Lichtbildausweis zur Identifikation.
- Personal checkt die Buchung aus.
Die Suche nach Namen klappt nur, wenn zur Buchung Kontaktdaten hinterlegt sind.
Gast hat seinen Pass nicht gespeichert
Wenn der Gast den Wallet-Pass nicht in seiner Wallet-App gespeichert hat, kann er alternativ seine Pass-Seite im Browser öffnen. Die Adresse dazu hat er beim Check-in erhalten — entweder als Scan-Ergebnis oder als direkte Weiterleitung. Auf der Pass-Seite ist der QR-Code ebenfalls sichtbar und kann vom Personal gescannt werden.
Gast möchte einen Gegenstand nachträglich hinzufügen
Falls ein Gast nach dem Check-in einen weiteren Gegenstand abgeben möchte — zum Beispiel eine Tasche, die er zunächst behalten wollte — führt das Personal einen neuen Annahme-Vorgang durch. Es entsteht ein separater Pass mit einer neuen Platznummer für den zweiten Gegenstand. Beide Pässe sind unabhängig voneinander. Nutzt das Event vorhandene Codes oder NFC-Tags, braucht der zweite Vorgang einen anderen Code oder ein zweites Tag; sonst meldet die App Kunde bereits eingecheckt.
Storno: Gegenstand soll doch nicht abgegeben werden
Falls ein Gast seinen Gegenstand direkt nach dem Check-in wieder zurückmöchte — noch bevor er die Garderobe verlassen hat — führt das Personal sofort eine Rückgabe des gerade angelegten Vorgangs durch. Je nach Plan geht das auch über Letzte Buchungen mit Stornieren: Alle Artikel der Buchung werden ausgecheckt. Der Platz wird damit wieder freigegeben. Wurde für den Vorgang bereits eine Garderobengebühr bezahlt, kläre die Erstattung mit der Eventleitung.
Kapazität erreicht
Sind alle Plätze belegt, meldet die App Keine Plätze mehr verfügbar und nimmt keine weiteren Check-ins an. Hast du in der Garderobe eine Schwelle für Platz-Warnung gesetzt, zeigt die App schon vorher an, wie viele Plätze noch frei sind. Das Personal informiert dann die Eventleitung oder leitet Gäste an eine Ausweichgarderobe um.