Mit der Fundgrube verwaltest du Garderobenstücke, die nach einem Event nicht abgeholt wurden, und lose Fundstücke. Dein Team erfasst sie in der tapcoat-App, verwaltet werden sie zentral im Dashboard. Mehr zur Funktion: Fundgrube.
In der App: Stücke erfassen
Öffne das App-Menü und tippe auf Fundgrube. Du siehst drei Reiter:
- Kandidaten: Garderobenstücke, die nach dem Ende eines Events noch einem Platz zugeordnet sind.
- Fundgrube: Stücke, die schon in der Fundgrube liegen.
- Gesucht: Suchmeldungen zu verlorenen Gegenständen.
- Tippe bei einem Kandidaten auf In Fundgrube übernehmen. Für ein loses Fundstück ohne Garderobenplatz tippst du auf Fundstück erfassen.
- Nimm mindestens ein Foto auf.
- Wähle Kategorie, Fundort und Lagerplatz, also wo das Stück jetzt verwahrt wird.
- Speichere. Beim Übernehmen eines Kandidaten gibt tapcoat® den Garderobenplatz frei.
Wurden Kandidaten doch noch abgeholt, wählst du sie mit Auswählen aus und tippst auf Doch abgeholt.
Im Dashboard: Fundgrube verwalten
Öffne in der Seitenleiste Fundgrube. Die Reiter:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Offen | noch nicht abgeholte Garderobenstücke auf beendeten Events |
| Fundstücke | übernommene und manuell erfasste Stücke |
| Meldepflicht | Hinweise auf Stücke, die du eventuell einer Behörde melden musst |
| Gesucht | Suchmeldungen, mit Hinweis, wenn ein Fundstück passen könnte |
| Fristen | Stücke mit Meldepflicht-Hinweis und ihren Fristen |
| Archiv | erledigte Einträge |
Mit Fundliste exportieren lädst du eine Liste der Fundstücke herunter. Fundorte und Verwahrorte für die Auswahl in der App legst du in den Einstellungen der Fundgrube an.
Suchmeldung zuordnen
Passt ein Fundstück zu einer Suchmeldung, zeigt das Dashboard Hinweis: … offene Gesuch-Meldung(en) könnten passen. Prüfe die Meldung und setze sie auf Gefunden. Dafür braucht die Suchmeldung eine Kontakt-E-Mail. Mit Mail schicken benachrichtigt dein Team die suchende Person. Die Mail geht nur raus, wenn jemand aus deinem Team sie auslöst.
Stück an einen Gast übergeben
- Öffne das Fundstück im Dashboard und wähle Übergabe.
- Trage unter Vollständiger Name des Abholers den Namen der Person ein, die das Stück abholt.
- Setze das Häkchen Identität geprüft (Ausweis / Abholcode verifiziert).
- Klicke auf Übergabe bestätigen. tapcoat erzeugt das Übergabeprotokoll als PDF (Übergabe-PDF).
Meldepflicht
Je nach Fundort, Wert und Land können für Fundsachen Melde- und Aufbewahrungspflichten gelten. Für Organisationen in Deutschland bereitet das Dashboard im Reiter Meldepflicht eine Meldung an das Fundbüro vor. Ob eine Meldung nötig ist und welche Fristen gelten, prüfst du in eigener Verantwortung.
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