Caisse (fonction en option)
tapcoat® est conçu pour le paiement sans espèces : vos invités paient au dépôt ou jusqu’au retrait, vous décidez quand. Si vous acceptez aussi des espèces, la caisse vous aide à compter en fin de service : elle vous montre le chiffre d’affaires en espèces par période, par événement et par vestiaire.
Qui peut utiliser la caisse
La caisse est une fonction supplémentaire. La page des tarifs indique si elle est incluse dans votre plan ou disponible sur demande. Si elle est activée pour votre organisation :
- votre équipe peut saisir des paiements en espèces sur le dépôt dans l’application, lors du dépôt ou du retrait,
- l’entrée Caisse apparaît dans le menu de l’application,
- les personnes ayant le rôle Gestionnaire voient dans le tableau de bord, sous Paramètres → Caisse clients, un aperçu des paiements en espèces et en ligne.
Saisir un paiement en espèces par dépôt
Les espèces ne sont pas saisies sous forme de total en fin de service, mais lors de chaque dépôt :
- Lors du dépôt ou du retrait, l’application affiche le statut de paiement et le Montant, par exemple Paiement à encaisser !.
- Si l’invité paie en espèces, touchez Changer de mode de paiement et choisissez Espèces.
- Ne cochez Payé que si vous avez reçu les espèces. Le dépôt est alors immédiatement considéré comme payé.
- Touchez Appliquer.
Voir le chiffre d’affaires en espèces dans l’application
Ouvrez Caisse dans le menu. L’application affiche les Recettes en espèces et le nombre de transactions en espèces pour la période choisie. Avec Filtre, vous choisissez :
- la période : Aujourd’hui, Événement ou vos propres Dates
- l’événement
- le vestiaire ou Tous les vestiaires
Une caisse s’applique toujours à un événement. Si plusieurs événements partagent un vestiaire, vous les analysez séparément.
Fond de caisse et montant théorique
Si la caisse contient déjà de la monnaie, saisissez-la sous Saisir le fond de caisse. L’application affiche alors le Montant théorique, c’est-à-dire le fond de caisse plus le chiffre d’affaires en espèces. Le fond de caisse est uniquement calculé sur l’appareil et n’est pas enregistré. Notez-le donc vous-même si nécessaire.
Compter en fin de service
- Comptez les espèces.
- Ouvrez Caisse dans l’application et choisissez l’événement et le vestiaire.
- Comparez le montant compté avec le montant théorique.
- Signalez les écarts à la direction de l’événement compétente.
Vous comptez ainsi les espèces en fin de service et les attribuez au bon poste. La caisse n’enregistre pas de montant compté ; elle affiche le chiffre d’affaires en espèces que votre équipe a saisi sur les dépôts.