Caisse espèces (en option)

Tapcoat est par principe un système sans espèces. Les invités paient les frais de vestiaire soit en ligne via la landing page Tapcoat, soit par Tap to Pay directement au vestiaire. Le personnel ne manipule jamais d’argent liquide.

Pour les lieux et organisations qui souhaitent malgré tout accepter les espèces au vestiaire, il existe la fonction caisse espèces facultative.

Ce que fait la fonction caisse espèces

La fonction caisse espèces n’est pas un système de caisse classique, mais un outil numérique d’enregistrement des recettes en espèces. Elle documente toutes les transactions en espèces sans exception, comme base d’un comptage automatisé et d’une comptabilité propre.

Le personnel enregistre dans l’application chaque encaissement en espèces dès sa réception. En fin d’événement, les espèces présentes peuvent être rapprochées de l’enregistrement numérique. Si les deux montants concordent, la clôture est correcte.

Statut de cette fonction : la fonction caisse espèces est encore en développement et pas encore disponible dans le système. Cet article sera mis à jour dès sa disponibilité officielle. En cas de besoin concret, écrivez à post@tapcoat.com.

Qui active la fonction caisse espèces ?

La fonction caisse espèces est activée uniquement depuis un compte Manager, via le tableau de bord. Le personnel sur place n’a pas accès à ce réglage et ne voit la vue caisse espèces dans l’application que si un Manager l’a activée pour l’événement concerné.

Le rôle du personnel avec la caisse espèces

Quand la fonction caisse espèces est active, le personnel a une tâche supplémentaire :

  • Saisir chaque montant en espèces dans l’application à réception
  • Compter les espèces présentes en fin d’événement
  • Vérifier que le montant compté correspond au montant enregistré dans l’application

Les éventuels écarts sont documentés et consultables dans le tableau de bord.

Export DATEV

Toutes les recettes en espèces enregistrées sont intégrées à l’export DATEV, disponible dans le tableau de bord. La comptabilité reste ainsi complète et inaltérable, même pour les événements mixtes avec recettes numériques et en espèces.

Remarque sur la KassenSichV : Tapcoat est conçu pour respecter l’ordonnance allemande sur la sécurisation des caisses (KassenSichV). L’enregistrement numérique de toutes les opérations garantit le respect des exigences légales de tenue de caisse. Pour toute question fiscale, nous vous conseillons de consulter un expert-comptable.