All’ingresso si vede se un evento è ben pianificato. Gli ospiti scansionano il biglietto, passano il controllo e pochi metri dopo sono davanti al guardaroba. Eppure molti team pianificano queste due postazioni separatamente. Il risultato lo conosce ogni location: il guardaroba si intasa e la coda arriva fino all’ingresso.
La gestione degli ingressi comprende tutto ciò che succede tra la porta e l’area dell’evento. Questo articolo ti mostra come includere il guardaroba nella pianificazione: percorsi, orari, personale e codici.
Che cosa comprende la gestione degli ingressi
A seconda dell’evento, ne fanno parte questi elementi:
- Controllo di biglietti e liste ospiti: scansione, confronto con la lista, accredito
- Controllo di sicurezza: controllo delle borse, regolamento della location
- Percorsi: code, segnaletica, ingressi separati
- Guardaroba: deposito subito dopo l’ingresso, ritiro alla fine
- Informazione: indicazioni prima dell’evento, segnaletica sul posto
Il guardaroba è l’elemento che richiede più tempo per ospite. Allo stesso tempo, spesso viene pianificato per ultimo.
Pianificare i percorsi: separare guardaroba e ingresso
La regola più importante: la coda del guardaroba non deve bloccare l’ingresso.
- Stabilire l’ordine: prima il biglietto, poi la sicurezza, poi il guardaroba. Così al guardaroba arrivano solo ospiti già controllati.
- Creare uno spazio cuscinetto: tra ingresso e guardaroba serve spazio per una coda che non torni indietro.
- Separare i percorsi: chi non usa il guardaroba ha bisogno di un accesso diretto alla sala. Un cartello «Senza guardaroba da questa parte» alleggerisce la coda in modo evidente.
- Distribuire più postazioni: nelle strutture grandi, guardaroba a più ingressi aiutano più di un unico grande guardaroba centrale. Come funziona in tapcoat lo trovi nel centro assistenza alla voce Gestire più postazioni in parallelo.
Pianificare gli orari: stessi orari di punta, due colli di bottiglia
Ingresso e guardaroba raggiungono il picco nello stesso momento. Alla fine, il guardaroba ha un secondo picco che l’ingresso non ha.
- Aprire prima l’ingresso: aprire prima distribuisce gli arrivi e alleggerisce anche il guardaroba.
- Informare gli ospiti in anticipo: un’indicazione nella mail del biglietto su quando apre l’ingresso e dove si trova il guardaroba distribuisce ulteriormente gli arrivi.
- Spostare il personale: chi serviva all’ingresso può dare una mano al guardaroba alla fine, purché conosca il flusso.
Per pianificare il guardaroba negli orari di punta trovi indicazioni nel centro assistenza alla voce Pianificare capienza e orari di punta.
Collegare i codici: un codice per ingresso e guardaroba
Oggi molti ospiti arrivano con un codice sullo smartphone: biglietto dell’evento, biglietto della fiera, conferma d’ingresso, codice della lista ospiti. Questo codice viene scansionato all’ingresso. Nei guardaroba tradizionali l’ospite riceve poi anche una contromarca cartacea. È un secondo passaggio con un secondo supporto.
Se il codice esistente è anche la contromarca, questo passaggio scompare. L’ospite mostra al guardaroba lo stesso codice dell’ingresso. Anche per il ritiro basta di nuovo lo stesso codice.
Perché funzioni, il codice deve essere univoco. Verifica prima con il tuo sistema di biglietteria quali codici portano con sé i tuoi ospiti.
Personale e comunicazione
Ingresso e guardaroba hanno bisogno di una comunicazione comune:
- Un canale radio o una chat per entrambe le aree, così l’ingresso sa quando il guardaroba è pieno.
- Una persona di riferimento per entrambe le postazioni negli orari di punta.
- Un briefing comune, così tutte le persone sanno dove si trova cosa e dove indirizzare gli ospiti.
Gestione degli ingressi per tipo di evento
Ogni tipo di evento pone esigenze proprie a ingresso e guardaroba:
- Fiere e congressi: accrediti, badge e biglietti della fiera caratterizzano l’ingresso. Gli ospiti arrivano durante tutta la giornata, ma escono tutti insieme la sera. Bagagli e trolley hanno bisogno di spazi dedicati al guardaroba.
- Club: l’ingresso è spesso un collo di bottiglia con porta e controllo di sicurezza. Il guardaroba ha il picco poco dopo mezzanotte e alla fine della notte. Gli ospiti arrivano in gruppo e spesso depositano insieme.
- Teatri e sale da concerto: quasi tutti gli ospiti arrivano in una breve finestra prima dell’inizio. Il ritiro si concentra subito dopo lo spettacolo. Il pubblico in abbonamento conosce i flussi, chi viene per la prima volta ha bisogno di segnaletica.
- Stadi e arene: molti ingressi, molte postazioni. Qui decide la distribuzione: ogni postazione dovrebbe essere assegnata al proprio ingresso.
- Eventi aziendali e gala: liste ospiti e badge con il nome determinano l’ingresso. Al guardaroba gli ospiti si aspettano un servizio tranquillo e personale.
Una buona gestione degli ingressi riunisce queste differenze in un piano comune. Il guardaroba deve sedere al tavolo quando si stabiliscono orari d’ingresso, percorsi e personale.
Checklist: gestione degli ingressi con guardaroba
- ordine biglietto, sicurezza, guardaroba stabilito
- spazio per la coda del guardaroba senza ingorgo verso l’ingresso
- accesso diretto per chi non usa il guardaroba segnalato
- orario di apertura dell’ingresso coordinato con il guardaroba
- ospiti informati in anticipo su ingresso e guardaroba
- codici degli ospiti verificati: possono fare da contromarca?
- canale di comunicazione comune per ingresso e guardaroba
Come tapcoat collega ingresso e guardaroba
tapcoat usa i codici che i tuoi ospiti hanno già: scansiona i codici dei biglietti esistenti. Con il Self Check-in il tuo team scansiona un codice esistente, per esempio quello del biglietto dell’evento, e lo collega all’articolo. Gli ospiti senza biglietto ricevono un codice generato internamente. Le due modalità si possono combinare nello stesso evento. Per saperne di più, leggi Gestione ospiti.
Che cosa include il tuo piano lo trovi nella pagina dei prezzi. Soprattutto nelle fiere e negli stadi e arene ingresso e guardaroba si incontrano su grandi numeri.
Vuoi pensare ingresso e guardaroba insieme? Registrati gratis su tapcoat e prova il flusso al tuo prossimo evento.
