C’est à l’entrée que l’on voit si un événement est bien préparé. Les invités scannent leur billet, passent le contrôle et se retrouvent quelques mètres plus loin devant le vestiaire. Pourtant, beaucoup d’équipes planifient ces deux postes séparément. Le résultat, chaque lieu le connaît : le vestiaire sature et la file remonte jusqu’à l’entrée.
La gestion des entrées couvre tout ce qui se passe entre la porte et l’espace de l’événement. Cet article vous montre comment y intégrer le vestiaire : trajets, horaires, personnel et codes.
Ce que couvre la gestion des entrées
Selon l’événement, ces éléments en font partie :
- Contrôle des billets et des listes d’invités : scan, comparaison avec la liste, accréditation
- Contrôle de sécurité : fouille des sacs, règlement intérieur
- Orientation : files, signalétique, entrées séparées
- Vestiaire : dépôt juste après l’entrée, retrait à la fin
- Information : indications avant l’événement, signalétique sur place
Le vestiaire est l’élément qui prend le plus de temps par invité. Et c’est souvent le dernier planifié.
Planifier les trajets : découpler vestiaire et entrée
La règle la plus importante : la file du vestiaire ne doit pas bloquer l’entrée.
- Fixer l’ordre : d’abord le billet, puis la sécurité, puis le vestiaire. Ainsi, seuls des invités contrôlés arrivent au vestiaire.
- Créer une zone tampon : entre l’entrée et le vestiaire, il faut de la place pour une file qui ne remonte pas.
- Séparer les trajets : les invités sans vestiaire ont besoin d’un accès direct à la salle. Un panneau « Sans vestiaire, par ici » soulage nettement la file.
- Répartir les postes : dans les grands lieux, des vestiaires à plusieurs entrées aident davantage qu’un grand vestiaire central. Le fonctionnement dans tapcoat est décrit dans le centre d’aide, rubrique Utiliser plusieurs postes en parallèle.
Planifier les horaires : les mêmes heures de pointe, deux goulets
L’entrée et le vestiaire atteignent leur pic en même temps. À la fin, le vestiaire connaît un second pic que l’entrée n’a pas.
- Ouvrir les portes plus tôt : ouvrir plus tôt étale les arrivées et soulage aussi le vestiaire.
- Informer les invités à l’avance : une mention dans l’e-mail du billet sur l’heure d’ouverture et l’emplacement du vestiaire étale encore les arrivées.
- Déplacer le personnel : les personnes mobilisées à l’entrée peuvent prêter main-forte au vestiaire à la fin, à condition de connaître la procédure.
Pour planifier le vestiaire aux heures de pointe, consultez le centre d’aide, rubrique Planifier capacités et heures de pointe.
Relier les codes : un code pour l’entrée et le vestiaire
De nombreux invités arrivent aujourd’hui avec un code sur leur smartphone : billet d’événement, billet de salon, confirmation d’entrée, code de liste d’invités. Ce code est scanné à l’entrée. Dans un vestiaire classique, l’invité reçoit ensuite un ticket papier en plus. C’est une seconde étape avec un second support.
Si le code existant sert aussi de ticket de vestiaire, cette étape disparaît. Au vestiaire, l’invité présente le même code qu’à l’entrée. Au retrait, le même code suffit à nouveau.
Pour que cela fonctionne, le code doit être unique. Vérifiez à l’avance avec votre billetterie quels codes vos invités apportent.
Personnel et communication
L’entrée et le vestiaire ont besoin d’une communication commune :
- Un canal radio ou une messagerie pour les deux zones, afin que l’entrée sache quand le vestiaire est plein.
- Une personne de contact pour les deux postes aux heures de pointe.
- Un briefing commun, pour que tout le monde sache où se trouve quoi et où orienter les invités.
Gestion des entrées selon le type d’événement
Chaque type d’événement pose ses propres exigences à l’entrée et au vestiaire :
- Salons et congrès : accréditation, badges et billets de salon structurent l’entrée. Les invités arrivent tout au long de la journée mais repartent en même temps le soir. Bagages et valises à roulettes ont besoin de leur propre espace au vestiaire.
- Clubs : l’entrée est souvent un goulet avec la porte et le contrôle de sécurité. Le vestiaire connaît son pic peu après minuit et en fin de nuit. Les invités arrivent en groupe et déposent souvent ensemble.
- Théâtres et salles de concert : presque tous les invités arrivent dans un court créneau avant le début. Le retrait se concentre juste après la représentation. Le public abonné connaît la procédure, les personnes qui viennent pour la première fois ont besoin de signalétique.
- Stades et arènes : beaucoup d’entrées, beaucoup de postes. La répartition est décisive : chaque poste doit être rattaché à son entrée.
- Événements d’entreprise et galas : listes d’invités et badges nominatifs définissent l’entrée. Les invités attendent au vestiaire un service calme et personnalisé.
Une bonne gestion des entrées réunit ces différences dans un plan commun. Le vestiaire doit être à la table quand on décide des horaires d’ouverture, des trajets et du personnel.
Check-list : gestion des entrées avec vestiaire
- Ordre billet, sécurité, vestiaire fixé
- Place pour la file du vestiaire sans remontée dans l’entrée
- Accès direct signalé pour les invités sans vestiaire
- Heure d’ouverture des portes coordonnée avec le vestiaire
- Invités informés à l’avance de l’entrée et du vestiaire
- Codes des invités vérifiés : peuvent-ils servir de ticket de vestiaire ?
- Canal de communication commun pour l’entrée et le vestiaire
Comment tapcoat relie l’entrée et le vestiaire
tapcoat utilise les codes que vos invités ont déjà : scanner les codes de billets existants. Avec le Self Check-in, votre équipe scanne un code existant, par exemple celui du billet, et l’associe à l’article. Les invités sans billet reçoivent un code généré en interne. Les deux se combinent au sein d’un même événement. Pour en savoir plus, consultez Systèmes tiers de gestion des invités.
Ce que comprend votre plan figure sur la page Tarifs. Sur les salons professionnels et dans les stades et arènes en particulier, l’entrée et le vestiaire se rencontrent à grande échelle.
Vous voulez penser l’entrée et le vestiaire ensemble ? Inscrivez-vous gratuitement sur tapcoat et testez la procédure lors de votre prochain événement.
