En la entrada se ve si un evento está bien planificado. El público escanea su entrada, pasa el control y, pocos metros después, está delante del guardarropa. Aun así, muchos equipos planifican estos dos puestos por separado. Todos los espacios conocen el resultado: el guardarropa se atasca y la cola llega hasta el acceso.
El control de acceso en eventos abarca todo lo que ocurre entre la puerta y la zona del evento. Este artículo te muestra cómo planificar el guardarropa como parte de él: en recorridos, horarios, personal y códigos.
Qué abarca el control de acceso
Según el evento, incluye estos elementos:
- Control de entradas y listas de invitados: escaneo, comprobación con la lista, acreditación
- Control de seguridad: revisión de bolsos, normas de la casa
- Señalización de recorridos: colas, carteles, entradas separadas
- Guardarropa: entrega justo después del acceso, recogida al final
- Información: avisos antes del evento, señalización en el lugar
El guardarropa es el elemento que más tiempo necesita por asistente. Y, a la vez, suele ser el último que se planifica.
Planificar recorridos: separar guardarropa y acceso
La regla más importante: la cola del guardarropa no puede bloquear el acceso.
- Fijar el orden: primero la entrada, después la seguridad, después el guardarropa. Así solo llega al guardarropa público ya controlado.
- Crear un margen: entre el acceso y el guardarropa debe haber sitio para una cola que no se acumule hacia atrás.
- Separar recorridos: quien no deja nada en el guardarropa necesita un camino directo a la sala. Un cartel «Sin guardarropa, por aquí» alivia la cola de forma notable.
- Repartir varios puestos: en recintos grandes ayudan más varios guardarropas en distintas entradas que uno solo grande y central. Cómo funciona en tapcoat lo explica el centro de ayuda en Gestionar varios puestos en paralelo.
Planificar horarios: las mismas horas punta, dos cuellos de botella
El acceso y el guardarropa tienen su pico a la misma hora. Al final, el guardarropa tiene un segundo pico que el acceso no tiene.
- Abrir antes el acceso: quien abre antes el acceso reparte las llegadas y alivia también el guardarropa.
- Informar al público de antemano: un aviso en el correo de la entrada sobre cuándo abre el acceso y dónde está el guardarropa reparte aún más las llegadas.
- Mover personal: quien se necesitaba en el acceso puede ayudar al final en el guardarropa, siempre que conozca el flujo de trabajo.
Para planificar el guardarropa en horas punta encontrarás indicaciones en el centro de ayuda, en Planificar capacidad y horas punta.
Conectar códigos: un código para el acceso y el guardarropa
Hoy muchos asistentes llegan con un código en el smartphone: entrada del evento, entrada de feria, confirmación de acceso, código de la lista de invitados. Ese código se escanea en el acceso. En los guardarropas clásicos, el asistente recibe después además un resguardo de papel. Es un segundo paso con un segundo soporte.
Si el código existente es también el resguardo de guardarropa, ese paso desaparece. El asistente muestra en el guardarropa el mismo código que en el acceso. En la recogida basta de nuevo con el mismo código.
Para que funcione, el código tiene que ser único. Comprueba antes con tu venta de entradas qué códigos trae tu público.
Personal y comunicación
El acceso y el guardarropa necesitan una comunicación común:
- Un canal de radio o chat para ambas zonas, para que el acceso sepa cuándo el guardarropa está lleno.
- Una persona de contacto para ambos puestos en hora punta.
- Una formación común, para que todo el mundo sepa dónde está cada cosa y adónde enviar al público.
Control de acceso según el tipo de evento
Cada tipo de evento plantea exigencias propias al acceso y al guardarropa:
- Ferias y congresos: las acreditaciones, los distintivos y las entradas de feria marcan el acceso. El público llega repartido a lo largo del día, pero se va en bloque al final de la jornada. El equipaje y las maletas de ruedas necesitan su propio espacio en el guardarropa.
- Clubs: el acceso suele ser un cuello de botella con puerta y control de seguridad. El guardarropa tiene su pico poco después de medianoche y al final de la noche. El público llega en grupos y a menudo entrega a la vez.
- Teatros y auditorios: casi todo el público llega en una franja corta antes del inicio. La recogida se concentra justo después de la función. Quien tiene abono conoce el proceso; quien viene por primera vez necesita señalización.
- Estadios y pabellones: muchas entradas, muchos puestos. Aquí decide el reparto: cada puesto debería estar asignado a su entrada.
- Eventos de empresa y galas: las listas de invitados y las identificaciones con nombre marcan el acceso. En el guardarropa, el público espera un servicio tranquilo y personal.
Un buen control de acceso en eventos reúne estas diferencias en un plan común. El guardarropa tiene que estar en la mesa cuando se fijan los horarios de acceso, los recorridos y el personal.
Checklist: control de acceso en eventos con guardarropa
- Orden entrada, seguridad, guardarropa fijado
- Espacio para la cola del guardarropa sin que llegue al acceso
- Camino directo señalizado para quien no usa el guardarropa
- Hora de apertura del acceso coordinada con el guardarropa
- Público informado de antemano sobre acceso y guardarropa
- Códigos del público comprobados: ¿pueden servir como resguardo de guardarropa?
- Canal de comunicación común para acceso y guardarropa
Cómo conecta tapcoat el acceso y el guardarropa
tapcoat usa los códigos que tu público ya tiene: escanear códigos de entrada existentes. Con el Self Check-in, tu equipo escanea un código existente, por ejemplo el de la entrada del evento, y lo vincula al artículo. Los asistentes sin entrada reciben un código generado internamente. Ambas opciones se pueden combinar en el mismo evento. Más información en Gestión de asistentes.
Lo que incluye tu plan lo ves en la página de precios. Sobre todo en ferias y en estadios y pabellones, el acceso y el guardarropa se encuentran a gran escala.
¿Quieres pensar el acceso y el guardarropa juntos? Regístrate gratis en tapcoat y prueba el proceso en tu próximo evento.
