Bij de ingang zie je of een evenement goed gepland is. Gasten scannen hun ticket, gaan door de controle en staan een paar meter verder voor de garderobe. Toch plannen veel teams deze twee stations apart. Het resultaat kent elke locatie: de garderobe loopt vast en de rij reikt tot in de entree.
Toegangsbeheer omvat alles wat er tussen de deur en de evenementenruimte gebeurt. Dit artikel laat zien hoe je de garderobe daarin meeneemt: bij looproutes, tijden, personeel en codes.
Wat toegangsbeheer omvat
Afhankelijk van het evenement horen deze onderdelen erbij:
- Controle van tickets en gastenlijst: scan, vergelijking met de lijst, accreditatie
- Veiligheidscontrole: tassencontrole, huisregels
- Looproutes: rijen, bewegwijzering, aparte ingangen
- Garderobe: afgifte direct na de entree, ophalen aan het einde
- Informatie: aanwijzingen vóór het evenement, bewegwijzering ter plaatse
De garderobe is het onderdeel dat de meeste tijd per gast kost. Tegelijk wordt ze vaak als laatste gepland.
Looproutes plannen: garderobe en entree loskoppelen
De belangrijkste regel: de rij voor de garderobe mag de entree niet blokkeren.
- Volgorde vastleggen: eerst ticket, dan veiligheid, dan garderobe. Zo komen alleen gecontroleerde gasten bij de garderobe.
- Buffer creëren: tussen entree en garderobe moet ruimte zijn voor een rij die niet terugloopt.
- Routes scheiden: gasten zonder jas hebben een directe route naar de zaal nodig. Een bord “Zonder garderobe deze kant op” ontlast de rij merkbaar.
- Meerdere stations verdelen: in grote gebouwen helpen garderobes bij meerdere ingangen meer dan één grote centrale garderobe. Hoe dat in tapcoat werkt, staat in het helpcentrum onder Meerdere stations tegelijk gebruiken.
Tijden plannen: hetzelfde piekmoment, twee knelpunten
Entree en garderobe hebben hun piek op hetzelfde moment. Aan het einde krijgt de garderobe er nog een tweede piek bij, die de entree niet heeft.
- Entree eerder openen: wie de entree eerder opent, spreidt de aankomst en ontlast ook de garderobe.
- Gasten vooraf informeren: een tip in de ticketmail over wanneer de entree opengaat en waar de garderobe is, spreidt de aankomst nog meer.
- Personeel verschuiven: wie bij de entree nodig was, kan aan het einde bij de garderobe helpen, mits die persoon het proces kent.
Tips voor het plannen van de garderobe op piekmomenten vind je in het helpcentrum onder Capaciteit en piekmomenten plannen.
Codes koppelen: één code voor entree en garderobe
Veel gasten komen tegenwoordig met een code op hun smartphone: evenemententicket, beursticket, toegangsbevestiging, code van de gastenlijst. Die code wordt bij de entree gescand. Bij een klassieke garderobe krijgt de gast daarna ook nog een papieren garderobebonnetje. Dat is een tweede stap met een tweede medium.
Als de bestaande code ook het garderobenummer is, valt die stap weg. De gast laat bij de garderobe dezelfde code zien als bij de entree. Bij het ophalen volstaat weer dezelfde code.
Daarvoor moet de code uniek zijn. Controleer vooraf met je ticketingpartner welke codes je gasten meebrengen.
Personeel en communicatie
Entree en garderobe hebben gezamenlijke communicatie nodig:
- Eén portofoonkanaal of chat voor beide zones, zodat de entree weet wanneer de garderobe vol is.
- Eén aanspreekpunt voor beide stations tijdens het piekmoment.
- Gezamenlijke briefing, zodat iedereen weet waar alles is en waar gasten naartoe moeten.
Toegangsbeheer per type evenement
Elk soort evenement stelt eigen eisen aan entree en garderobe:
- Beurzen en congressen: accreditatie, badges en beurstickets bepalen de entree. Gasten komen verspreid over de dag, maar vertrekken massaal in de avond. Bagage en rolkoffers hebben eigen ruimte bij de garderobe nodig.
- Clubs: de entree is vaak een flessenhals met deur en veiligheidscontrole. De garderobe heeft haar piek kort na middernacht en aan het einde van de nacht. Gasten komen in groepen en geven vaak samen af.
- Theaters en concertzalen: bijna alle gasten komen in een kort tijdsbestek vóór de aanvang. Het ophalen piekt direct na de voorstelling. Abonnementhouders kennen de werkwijze, wie voor het eerst komt heeft bewegwijzering nodig.
- Stadions en arena’s: veel ingangen, veel stations. Hier beslist de verdeling: elk station hoort bij een eigen ingang.
- Bedrijfsevenementen en gala’s: gastenlijsten en naambordjes bepalen de entree. Gasten verwachten bij de garderobe een rustige, persoonlijke service.
Goed toegangsbeheer brengt deze verschillen samen in één plan. De garderobe hoort aan tafel als entreetijden, looproutes en personeel worden vastgelegd.
Checklist: toegangsbeheer met garderobe
- volgorde ticket, veiligheid, garderobe vastgelegd
- ruimte voor de garderoberij zonder terugloop tot in de entree
- directe route voor gasten zonder jas aangegeven
- openingstijd van de entree afgestemd op de garderobe
- gasten vooraf geïnformeerd over entree en garderobe
- codes van gasten gecontroleerd: kunnen ze als garderobenummer dienen?
- gezamenlijk communicatiekanaal voor entree en garderobe
Hoe tapcoat entree en garderobe koppelt
tapcoat gebruikt de codes die je gasten al hebben: bestaande ticketcodes scannen. Met Self Check-in scant je team een bestaande code, bijvoorbeeld van het evenemententicket, en koppelt die aan het item. Gasten zonder ticket krijgen een intern aangemaakte code. Beide zijn binnen hetzelfde evenement te combineren. Meer daarover lees je onder Gastenbeheersystemen.
Wat je pakket bevat, zie je op de prijspagina. Vooral bij beurzen en stadions en arena’s komen entree en garderobe op grote schaal samen.
Wil je entree en garderobe samen aanpakken? Registreer je gratis bij tapcoat en test de werkwijze bij je volgende evenement.
