Lange rijen bij de garderobe kosten energie en zorgen voor opstopping bij de entree – meestal precies wanneer iedereen tegelijk aankomt. Self Check-in pakt precies dat aan: in plaats van voor elke gast een nieuw QR-codenummer aan te maken, wordt een bestaande code – van evenemententicket tot Wallet-pas – het garderobenummer. Eén processtap minder, zonder app, eenduidig toegewezen.
Met Self Check-in starten je gasten de check-in zelf, je team scant alleen nog. De functie is sinds maart 2026 beschikbaar in tapcoat®. Ze koppelt het item direct aan een code die je gasten toch al bij zich hebben – zonder dat er aan de balie een extra nummer ontstaat. Hoe dat werkt, voor welke evenementen het loont en wat het je bespaart, lees je hier.
Waarom wachttijd bij de garderobe duur is
De garderobe is bij veel evenementen de flessenhals – en dat zelfs twee keer: bij aankomst en bij vertrek. Dat slaat direct door in de sfeer en in beoordelingen.
- Wie aan het einde van de avond lang op zijn of haar jas wacht, neemt precies dat mee naar huis.
- De garderobe is de eerste en de laatste indruk van je evenement – een lange rij bepaalt allebei.
Precies daar komt Self Check-in in beeld: minder stappen, kortere rij, eenduidige toewijzing.
Self Check-in: twee manieren, één proces
Wordt het papieren bonnetje alleen vervangen door een QR-code, dan ontstaat er nog steeds voor elke gast een nieuwe. De stap “nummer uitgeven” blijft dus bestaan, hij wordt alleen digitaal. Met Self Check-in valt deze stap helemaal weg als de gast al een geldige code bij zich heeft. Zo koppel je bestaande tickets direct aan de garderobe.
Externe of interne QR-codes: het belangrijkste verschil
Self Check-in maakt onderscheid tussen twee fundamenteel verschillende soorten codes. Dit onderscheid is de sleutel tot het begrijpen van de functie:
- Externe QR-codes zijn codes die je gasten al hebben voordat ze bij de garderobe aankomen – bijvoorbeeld op het evenemententicket, het beursticket, een toegangsbevestiging, een code van de gastenlijst of een wallet-ticket. tapcoat maakt hier niets nieuws aan, maar scant de bestaande code en koppelt die aan het item. Dat is geschikt wanneer je gasten toch al met een ticket- of toegangssysteem aankomen.
- Interne QR-codes worden direct door tapcoat aangemaakt en bestaan alleen voor de garderobe – ze hebben niets met het evenemententicket te maken. Dat is de juiste weg als er geen externe code is of het ticketsysteem niet te koppelen is, bijvoorbeeld bij gasten zonder digitaal ticket of bij spontane toegang.
Beide manieren zijn ook naast elkaar te gebruiken: een deel van de gasten checkt in met een externe ticketcode, de rest met een intern aangemaakte tapcoat-code – afhankelijk van wat er bij de entree beschikbaar is. In beide gevallen telt maar één ding: de code moet uniek zijn.
Wat Self Check-in bij de garderobe anders maakt
In plaats van voor elke persoon een nieuw QR-codenummer aan te maken, wordt een bestaande code gescand en aan het item gekoppeld. Bij de teruggave scant je team dezelfde code – klaar. De gast heeft daarvoor geen app en geen extra ticket nodig.
Dit levert Self Check-in je organisatie op
- Snellere entree: één processtap minder per gast – dat ontlast de balie precies op het piekmoment.
- Eenduidige toewijzing: elk item hangt digitaal aan een unieke code. Verwisselingen en zoekwerk nemen af.
- Minder handelingen: je team geeft geen nummers meer uit.
- Zonder app voor gasten: een bestaande of aangemaakte code is genoeg – geen installatie, geen drempel.
- Flexibel inzetbaar: beurs, theater, club, arena of corporate event – de werkwijze past zich aan.
Voor welke evenementen Self Check-in vooral loont
Overal waar gasten toch al met tickets, toegangscodes of digitale identificatiemiddelen komen:
- beurzen en congressen
- concerten en festivals
- theaters en culturele instellingen
- stadions en arena’s
- corporate events en evenementen met gastenlijst
- clubs en nachtleven
Zo stel je Self Check-in in
Je legt in tapcoat vast of er interne QR-codes worden aangemaakt of externe QR-codes worden geaccepteerd – ook tickets met QR-code werken. De volledige stapsgewijze handleiding vind je in het helpartikel “Setting up Self Check-in”. Alle details over de functie staan op de functiepagina. Voor een set-up met je ticketsysteem stemmen we de werkwijze graag samen met je af.
Veelgestelde vragen over Self Check-in
Wat is Self Check-in precies?
Self Check-in betekent dat een bestaande externe QR-code of een intern via tapcoat aangemaakte code wordt gebruikt voor de identificatie in het garderobeproces. De code verbindt gast en item eenduidig.
Wat is het verschil tussen externe en interne QR-codes?
Externe QR-codes brengen de gasten al mee – bijvoorbeeld van het evenemententicket of de Wallet-pas. Interne QR-codes maakt tapcoat zelf aan en ze gelden alleen voor de garderobe. Extern gebruik je als er een ticketsysteem is; intern als er geen externe code is.
Moeten gasten een app installeren?
Nee. Het proces werkt zonder app. Je gasten hebben alleen hun bestaande QR-code nodig of de code die voor hen is aangemaakt.
Hoeveel tijd bespaart Self Check-in aan de balie?
Self Check-in schrapt de stap “nieuw nummer aanmaken” volledig. Omdat op het piekmoment iedereen tegelijk komt, telt elke bespaarde handeling direct mee voor doorstroom en tevredenheid.
Is Self Check-in ook geschikt voor grote aantallen bezoekers?
Ja. Juist bij grote drukte komt de werkwijze tot haar recht, omdat identificaties digitaal en eenduidig gebeuren en er stappen aan de balie wegvallen.
Klaar voor een snellere garderobe?
Test Self Check-in met bestaande ticketcodes of interne QR-codes en haal de flessenhals uit je garderobe. Mail ons op hello@tapcoat.com of lees de handleiding voor de set-up.
