Plan eenvoudig capaciteit en piekmomenten
Een goed geplande garderobe is de basis voor een ordelijke entree. tapcoat® geeft je de middelen om de capaciteit vooraf goed te configureren en het werk tijdens het evenement in realtime in de gaten te houden.
Capaciteit vóór het evenement vastleggen
De maximale capaciteit van een garderobe volgt automatisch uit de nummerreeksen die je bij het aanmaken van de garderobe hebt geconfigureerd. Heb je bijvoorbeeld de haken 1 tot 300 ingericht, dan is de capaciteit van deze garderobe precies 300 plekken. Er is geen aparte invoer voor de totale capaciteit — die is altijd direct af te lezen uit de nummerreeks.
Dat betekent: voordat je de garderobe aanmaakt, moet je weten hoeveel fysieke haken of opslagplekken er werkelijk zijn. Configureer de nummerreeksen precies daarnaar — niet meer en niet minder. Elke afwijking leidt tot plekken in het systeem die niet te bezetten zijn of tot handelingen zonder fysieke tegenhanger.
Capaciteitswaarschuwing activeren
Zodat het personeel op tijd kan reageren voordat de garderobe vol is, is er de optionele capaciteitswaarschuwing. Die activeer je bij het aanmaken of bewerken van de garderobe in stap 2 („Items“).
Je legt daarbij een drempelwaarde vast — bijvoorbeeld 30. Zodra er nog maar 30 of minder plekken vrij zijn, verschijnt in de app een goed zichtbare waarschuwing. Het personeel kan dan:
- De evenementleiding informeren
- Gasten doorverwijzen naar een uitwijkgarderobe
- Nagaan of er op korte termijn extra capaciteit beschikbaar kan komen
Bezettingsgraad in realtime in het dashboard
Tijdens het evenement toont het dashboard in realtime hoeveel plekken bezet zijn en hoeveel er nog vrij zijn — voor elke garderobe afzonderlijk en voor alle garderobes van het evenement samen. Managers kunnen het dashboard overal openen, dus ook vanuit het kantoor, de VIP-ruimte of een andere vestiging.
Aanbevelingen voor de capaciteitsplanning
- Plan een kleine buffer in — 5 tot 10 % meer capaciteit dan het verwachte aantal gasten
- Bij meerdaagse evenementen: controleer na elke dag of alle gasten hun spullen hebben opgehaald
- Bij zeer grote evenementen: overleg vooraf met het tapcoat-team