Planifiez capacités et heures de pointe

Un vestiaire bien planifié est la base d’une entrée fluide. Tapcoat vous donne les outils pour configurer proprement les capacités à l’avance et suivre l’exploitation en temps réel.

Définir les capacités avant l’événement

La capacité maximale d’un vestiaire découle automatiquement des plages de numéros configurées lors de sa création. Si vous avez configuré par exemple les crochets 1 à 300, la capacité de ce vestiaire est exactement de 300 emplacements. Il n’y a pas de saisie séparée pour la capacité totale : elle se lit toujours directement dans la plage de numéros.

Concrètement : avant de créer le vestiaire, vous devez savoir combien de crochets ou d’emplacements physiques existent réellement. Configurez les plages de numéros en conséquence, ni plus ni moins. Tout écart entraîne soit des emplacements inutilisables dans le système, soit des opérations sans équivalent physique.

Activer l’alerte de capacité

Pour que le personnel puisse réagir à temps, avant que le vestiaire soit plein, il existe l’alerte de capacité facultative. Elle s’active lors de la création ou de la modification du vestiaire, à l’étape 2 (« Articles »).

Vous définissez un seuil, par exemple 30. Dès qu’il ne reste que 30 emplacements libres ou moins, une alerte bien visible s’affiche dans l’application. Le personnel peut alors :

  • Informer la direction de l’événement
  • Orienter les invités vers un vestiaire de repli
  • Vérifier si des capacités supplémentaires peuvent être ouvertes rapidement

Recommandation : fixez le seuil à 10–15 % de la capacité totale. Pour un vestiaire de 200 emplacements, cela donne une alerte à partir de 20–30 emplacements restants : assez de marge pour réagir, sans alerter inutilement tôt.

Taux d’occupation en temps réel

Pendant l’événement, le tableau de bord affiche en temps réel le nombre d’emplacements occupés et libres, pour chaque vestiaire et pour l’ensemble des vestiaires de l’événement. Les Managers peuvent ouvrir le tableau de bord de partout : depuis le bureau, l’espace VIP ou un autre site.

Heures de pointe et affluence (à venir)

Tapcoat permettra bientôt aussi d’analyser les heures de pointe et le nombre d’invités dans le tableau de bord. Vous verrez alors en un coup d’œil :

  • À quelles heures les check-ins ont été les plus nombreux
  • Combien d’invités étaient au vestiaire en même temps
  • Combien de temps a duré en moyenne le check-in par invité

Ces données vous aident à mieux planifier vos prochains événements : le bon effectif au bon moment et des processus optimisés pour les pics d’affluence. Cet article sera mis à jour dès que la fonction sera disponible.

Recommandations pour planifier la capacité

  • Prévoyez toujours une petite marge : 5 à 10 % de capacité en plus que le nombre d’invités attendu
  • Événements sur plusieurs jours : vérifiez chaque soir que tous les invités ont récupéré leurs affaires
  • Très grands événements de plus de 500 invités : prévenez l’équipe Tapcoat à l’avance pour que tout soit réglé de façon optimale côté serveur