Créer et gérer des événements sur plusieurs jours

Salons, festivals, congrès ou événements d’entreprise durent plusieurs jours. Dans Tapcoat, un tel événement est créé comme un seul événement, et non comme une suite d’événements distincts. Vous gagnez du temps de configuration et toutes les données restent au même endroit.

Un événement, plusieurs jours

À la création de l’événement, choisissez simplement une date de fin correspondant au dernier jour. Tous les jours intermédiaires relèvent automatiquement du même événement. Chaque jour, le personnel utilise les mêmes accès, les mêmes vestiaires et les mêmes réglages de l’application.

Exemple pour un salon de trois jours :

  • Nom de l’événement : « Salon XYZ 2026 »
  • Début : mercredi, 8 h 00
  • Fin : vendredi, 20 h 00
  • Vestiaires : « Entrée ouest » et « Entrée est »

Tous les check-ins et check-outs des trois jours sont regroupés sous cet unique événement et s’analysent ensemble dans le tableau de bord.

Pass invités sur plusieurs jours

Si un invité dépose sa veste le jour 1 et la récupère le même jour, son pass Wallet devient ensuite invalide. S’il revient le jour 2, il reçoit un nouveau pass au check-in suivant.

Si un invité laisse sa veste plusieurs jours, par exemple lors d’un congrès de plusieurs jours avec nuitée, son pass reste valable jusqu’à ce qu’il récupère la veste. Dans ce cas, l’emplacement reste réservé pendant toute la durée.

Remarque sur le plan Pass journée événement : dans le plan Pass journée événement, la validité est limitée à 72 heures. Pour les événements où les invités laissent leurs affaires plus de trois jours, il vous faut au moins le plan Starter. Détails dans l’article « Plans et tarifs comparés ».

Planning du personnel sur plusieurs jours

Inutile de configurer ou d’inviter le personnel chaque jour. Toute personne ayant accès à l’événement le garde pendant toute sa durée. La planification s’en trouve nettement simplifiée, même si différentes personnes travaillent selon les jours.

Conseils pour les événements sur plusieurs jours :

  • Invitez à l’avance tous les membres de l’équipe qui interviendront pendant l’événement et associez-les à l’événement
  • Vérifiez à la fin de chaque journée que tous les check-ins ouverts (affaires pas encore récupérées) sont bien enregistrés
  • Consultez brièvement le tableau de bord chaque jour, surtout l’occupation et les éventuels écarts