Créer et gérer des événements sur plusieurs jours
Salons, festivals, congrès ou événements d’entreprise se déroulent sur plusieurs jours. Dans tapcoat®, un tel événement se crée comme un seul événement, et non comme une suite d’événements séparés. Cela réduit la configuration et réunit toutes les données au même endroit.
Un événement, plusieurs jours
Lors de la création de l’événement, choisissez simplement une heure de fin qui correspond au dernier jour de l’événement. Tous les jours intermédiaires sont automatiquement rattachés au même événement. Le personnel travaille chaque jour avec les mêmes accès, les mêmes vestiaires et les mêmes réglages d’application.
Si le programme change, vous adaptez le début et la fin par la suite : dans le tableau de bord, sous Events, dans l’événement concerné.
Exemple pour un salon de trois jours :
- Nom de l’événement : « Salon professionnel XYZ 2026 »
- Début : mercredi, 8 h 00
- Fin : vendredi, 20 h 00
- Vestiaires : « Entrée Ouest » et « Entrée Est »
Tous les check-ins et check-outs des trois jours sont regroupés sous cet unique événement et peuvent être analysés ensemble dans le tableau de bord.
Pass du public lors d’événements sur plusieurs jours
Si un invité dépose sa veste le jour 1 et la récupère le même jour, son pass Wallet n’est ensuite plus valable. S’il revient le jour 2, il reçoit un nouveau pass lors du check-in suivant.
Si un invité laisse sa veste plusieurs jours, par exemple lors d’un congrès de plusieurs jours avec nuitée, son pass reste valable jusqu’à ce qu’il récupère la veste. L’emplacement reste alors réservé pendant toute la durée.
Planifier le personnel pour un événement sur plusieurs jours
Le personnel n’a pas besoin d’être configuré ni invité à nouveau chaque jour. Les personnes invitées voient l’événement pendant toute sa durée dans l’application, sous Événements en cours, et choisissent elles-mêmes l’événement et le vestiaire. La planification en est facilitée, même lorsque des personnes différentes travaillent selon les jours.
Recommandations pour les événements sur plusieurs jours :
- Inviter à l’avance tous les membres de l’équipe qui interviendront à un moment de l’événement
- À la fin de chaque journée, vérifier que tous les check-ins ouverts (affaires pas encore récupérées) sont correctement enregistrés dans le système
- Consulter brièvement le tableau de bord chaque jour, en particulier le taux d’occupation et d’éventuels écarts