Meerdaagse evenementen aanmaken en beheren
Beurzen, festivals, congressen of meerdaagse bedrijfsevenementen lopen over meerdere dagen. In tapcoat® wordt zo'n evenement aangemaakt als één enkel evenement — niet als een reeks losse evenementen. Dat scheelt configuratiewerk en houdt alle gegevens op één plek bij elkaar.
Eén evenement, meerdere dagen
Bij het aanmaken van het evenement kies je gewoon een eindtijd op de laatste dag van het evenement. Alle dagen daartussen vallen automatisch onder hetzelfde evenement. Het personeel werkt elke dag met dezelfde toegang, dezelfde garderobes en dezelfde app-instellingen.
Verandert de planning, dan pas je start en einde achteraf aan: in het dashboard onder Evenementen bij het betreffende evenement.
Voorbeeld voor een driedaagse beurs:
- Naam van het evenement: "Vakbeurs XYZ 2026"
- Start: woensdag, 8:00 uur
- Einde: vrijdag, 20:00 uur
- Garderobes: "Ingang west" en "Ingang oost"
Alle check-ins en check-outs over de drie dagen worden onder dit ene evenement samengevoegd en zijn in het dashboard samen te bekijken.
Gastenpassen bij meerdaagse evenementen
Geeft een gast op dag 1 een jas af en haalt de gast die dezelfde dag weer op, dan is de Wallet-pas daarna ongeldig. Komt de gast op dag 2 terug, dan krijgt de gast bij de volgende check-in een nieuwe pas.
Laat een gast de jas meerdere dagen hangen — bijvoorbeeld bij een meerdaags congres met overnachting — dan blijft de pas geldig tot de jas is opgehaald. De plek blijft in dat geval voor de hele duur gereserveerd.
Personeelsplanning voor meerdaagse evenementen
Het personeel hoeft niet elke dag opnieuw te worden ingericht of uitgenodigd. Wie is uitgenodigd, ziet het evenement gedurende de hele looptijd in de app onder Lopende evenementen en kiest evenement en garderobe zelf. Dat maakt de planning makkelijker — ook als verschillende mensen op verschillende dagen werken.
Aanbevelingen voor meerdaagse evenementen:
- Nodig alle medewerkers die ergens tijdens het evenement worden ingezet vooraf uit
- Controleer aan het einde van elke dag of alle openstaande check-ins (nog niet opgehaalde spullen) correct in het systeem staan
- Bekijk het dashboard dagelijks even — vooral de bezettingsgraad en eventuele afwijkingen