Mehrtägige Events anlegen und verwalten
Messen, Festivals, Kongresse oder mehrtägige Firmenevents laufen über mehrere Tage. In tapcoat® wird ein solches Event als ein einziges Event angelegt — nicht als eine Abfolge von Einzel-Events. Das spart Konfigurationsaufwand und hält alle Daten an einem Ort zusammen.
Ein Event, mehrere Tage
Beim Anlegen des Events wählst du einfach einen Endzeitpunkt, der dem letzten Tag der Veranstaltung entspricht. Alle Tage dazwischen laufen automatisch unter demselben Event. Das Personal arbeitet jeden Tag mit denselben Zugängen, denselben Garderoben und denselben App-Einstellungen.
Ändert sich der Zeitplan, passt du Start und Ende nachträglich an: im Dashboard unter Events im jeweiligen Event.
Beispiel für eine dreitägige Messe:
- Event-Name: „Fachmesse XYZ 2026“
- Start: Mittwoch, 8:00 Uhr
- Ende: Freitag, 20:00 Uhr
- Garderoben: „Eingang West“ und „Eingang Ost“
Alle Check-ins und Checkouts über die drei Tage werden unter diesem einen Event zusammengefasst und sind im Dashboard gemeinsam auswertbar.
Gäste-Pässe bei mehrtägigen Events
Wenn ein Gast an Tag 1 seine Jacke abgibt und am selben Tag wieder abholt, ist sein Wallet-Pass danach ungültig. Kommt er an Tag 2 wieder, erhält er beim nächsten Check-in einen neuen Pass.
Wenn ein Gast seine Jacke über mehrere Tage hängen lässt — zum Beispiel bei einem mehrtägigen Kongress mit Übernachtung — bleibt sein Pass gültig, bis er die Jacke abholt. Der Platz bleibt in diesem Fall für die gesamte Dauer reserviert.
Personalplanung für mehrtägige Events
Das Personal muss nicht jeden Tag neu eingerichtet oder eingeladen werden. Wer eingeladen ist, sieht das Event während der gesamten Laufzeit in der App unter Laufende Events und wählt Event und Garderobe selbst aus. Das erleichtert die Planung — auch wenn verschiedene Personen an verschiedenen Tagen arbeiten.
Empfehlungen für mehrtägige Events:
- Alle Mitarbeiter:innen, die irgendwann im Laufe des Events eingesetzt werden, vorab einladen
- Am Ende jedes Tages prüfen, ob alle offenen Check-ins (noch nicht abgeholte Sachen) korrekt im System erfasst sind
- Das Dashboard täglich kurz prüfen — besonders die Auslastung und eventuelle Abweichungen