Kapazitäten & Stoßzeiten planen

Eine gut geplante Garderobe ist die Grundlage für einen reibungslosen Einlass. Tapcoat gibt dir die Werkzeuge, um Kapazitäten vorab sauber zu konfigurieren und den laufenden Betrieb in Echtzeit im Blick zu behalten.

Kapazitäten vor dem Event festlegen

Die maximale Kapazität einer Garderobe ergibt sich automatisch aus den Nummernkreisen, die du beim Anlegen der Garderobe konfiguriert hast. Wenn du zum Beispiel die Haken 1 bis 300 eingerichtet hast, ist die Kapazität dieser Garderobe genau 300 Plätze. Es gibt keine separate Eingabe für die Gesamtkapazität — sie ist immer direkt aus dem Nummernkreis ablesbar.

Das bedeutet: Bevor du die Garderobe anlegst, solltest du wissen, wie viele physische Haken oder Stellplätze tatsächlich vorhanden sind. Konfiguriere die Nummernkreise exakt entsprechend — nicht mehr und nicht weniger. Jede Abweichung führt entweder zu unbelegbaren Plätzen im System oder zu Vorgängen ohne physische Entsprechung.

Kapazitätswarnung aktivieren

Damit das Personal rechtzeitig reagieren kann, bevor die Garderobe voll ist, gibt es die optionale Kapazitätswarnung. Sie wird beim Anlegen oder Bearbeiten der Garderobe in Schritt 2 („Items“) aktiviert.

Du legst dabei einen Schwellenwert fest — zum Beispiel 30. Sobald nur noch 30 oder weniger Plätze frei sind, erscheint in der App eine deutlich sichtbare Warnmeldung. Das Personal kann dann:

• Die Eventleitung informieren
• Gäste an eine Ausweichgarderobe umleiten
• Prüfen, ob weitere Kapazitäten kurzfristig erschlossen werden können

Empfehlung: Setze den Schwellenwert auf 10–15 % der Gesamtkapazität. Bei einer Garderobe mit 200 Plätzen wäre das eine Warnung ab 20–30 verbleibenden Plätzen — genug Vorlaufzeit, um zu reagieren, ohne unnötig früh zu alarmieren.

Echtzeit-Auslastung im Dashboard

Während des Events zeigt das Dashboard in Echtzeit, wie viele Plätze belegt und wie viele noch frei sind — für jede Garderobe einzeln und für alle Garderoben des Events zusammen. Manager können das Dashboard von überall öffnen, also auch vom Büro, vom VIP-Bereich oder von einem anderen Standort aus.

Stoßzeiten & Gästezahlen (künftige Funktion)

Tapcoat wird künftig auch die Auswertung von Stoßzeiten und Gästezahlen im Dashboard unterstützen. Dann siehst du auf einen Blick:

• Zu welchen Uhrzeiten die meisten Check-ins stattgefunden haben
• Wie viele Gäste gleichzeitig an der Garderobe waren
• Wie lange der durchschnittliche Check-in je Gast gedauert hat

Diese Daten helfen dir, zukünftige Events besser zu planen: mit der richtigen Personalstärke zur richtigen Zeit und optimierten Abläufen für Spitzenphasen. Dieser Artikel wird aktualisiert, sobald die Funktion verfügbar ist.

Empfehlungen für die Kapazitätsplanung

• Plane immer einen kleinen Puffer ein — 5 bis 10 % mehr Kapazität als die erwartete Gästezahl
• Bei mehrtägigen Events: Prüfe nach jedem Tag, ob alle Gäste ihre Sachen abgeholt haben
• Bei sehr großen Events mit über 500 Gästen: Informiere das Tapcoat-Team vorab, damit serverseitig alles optimal eingestellt ist