Plane ganz einfach Kapazitäten & Stoßzeiten
Eine gut geplante Garderobe ist die Grundlage für einen geordneten Einlass. tapcoat® gibt dir die Werkzeuge, um Kapazitäten vorab sauber zu konfigurieren und den laufenden Betrieb in Echtzeit im Blick zu behalten.
Kapazitäten vor dem Event festlegen
Die maximale Kapazität einer Garderobe ergibt sich automatisch aus den Nummernkreisen, die du beim Anlegen der Garderobe konfiguriert hast. Wenn du zum Beispiel die Haken 1 bis 300 eingerichtet hast, ist die Kapazität dieser Garderobe genau 300 Plätze. Es gibt keine separate Eingabe für die Gesamtkapazität — sie ist immer direkt aus dem Nummernkreis ablesbar.
Das bedeutet: Bevor du die Garderobe anlegst, solltest du wissen, wie viele physische Haken oder Stellplätze tatsächlich vorhanden sind. Konfiguriere die Nummernkreise exakt entsprechend — nicht mehr und nicht weniger. Jede Abweichung führt entweder zu unbelegbaren Plätzen im System oder zu Vorgängen ohne physische Entsprechung.
Kapazitätswarnung aktivieren
Damit das Personal rechtzeitig reagieren kann, bevor die Garderobe voll ist, gibt es die optionale Kapazitätswarnung. Sie wird beim Anlegen oder Bearbeiten der Garderobe in Schritt 2 („Items“) aktiviert.
Du legst dabei einen Schwellenwert fest — zum Beispiel 30. Sobald nur noch 30 oder weniger Plätze frei sind, erscheint in der App eine deutlich sichtbare Warnmeldung. Das Personal kann dann:
- Die Eventleitung informieren
- Gäste an eine Ausweichgarderobe umleiten
- Prüfen, ob weitere Kapazitäten kurzfristig erschlossen werden können
Echtzeit-Auslastung im Dashboard
Während des Events zeigt das Dashboard in Echtzeit, wie viele Plätze belegt und wie viele noch frei sind — für jede Garderobe einzeln und für alle Garderoben des Events zusammen. Manager können das Dashboard von überall öffnen, also auch vom Büro, vom VIP-Bereich oder von einem anderen Standort aus.
Empfehlungen für die Kapazitätsplanung
- Plane einen kleinen Puffer ein — 5 bis 10 % mehr Kapazität als die erwartete Gästezahl
- Bei mehrtägigen Events: Prüfe nach jedem Tag, ob alle Gäste ihre Sachen abgeholt haben
- Bei sehr großen Events: Sprich vorab mit dem tapcoat-Team