Pianifica in modo semplice capienza e orari di punta
Un guardaroba ben pianificato è la base per un ingresso ordinato. tapcoat® ti dà gli strumenti per configurare la capienza in anticipo in modo preciso e tenere d’occhio l’attività in corso in tempo reale.
Definire la capienza prima dell’evento
La capienza massima di un guardaroba risulta automaticamente dagli intervalli di numeri che hai configurato alla creazione del guardaroba. Se ad esempio hai configurato i ganci da 1 a 300, la capienza di questo guardaroba è esattamente di 300 posti. Non c’è un campo separato per la capienza totale: si legge sempre direttamente dall’intervallo di numeri.
Questo significa: prima di creare il guardaroba dovresti sapere quanti ganci o posti di deposito fisici ci sono davvero. Configura gli intervalli di numeri esattamente di conseguenza, né di più né di meno. Ogni differenza porta a posti non occupabili nel sistema oppure a operazioni senza corrispondenza fisica.
Attivare l’avviso di capienza
Perché il personale possa reagire per tempo, prima che il guardaroba sia pieno, c’è l’avviso di capienza facoltativo. Si attiva alla creazione o alla modifica del guardaroba, al passo 2 («Item»).
Stabilisci una soglia, ad esempio 30. Non appena restano liberi solo 30 posti o meno, nell’app compare un avviso ben visibile. Il personale può allora:
- Informare la direzione dell’evento
- Indirizzare gli ospiti a un guardaroba alternativo
- Verificare se è possibile ricavare altra capienza a breve termine
Tasso di occupazione in tempo reale nella dashboard
Durante l’evento la dashboard mostra in tempo reale quanti posti sono occupati e quanti ancora liberi, per ogni singolo guardaroba e per tutti i guardaroba dell’evento insieme. Chi ha il ruolo Gestore può aprire la dashboard da qualsiasi luogo, quindi anche dall’ufficio, dall’area VIP o da un’altra sede.
Consigli per la pianificazione della capienza
- Prevedi un piccolo margine: dal 5 al 10 % di capienza in più rispetto al numero di ospiti previsto
- Per gli eventi di più giorni: dopo ogni giornata controlla se tutti gli ospiti hanno ritirato le loro cose
- Per eventi molto grandi: parlane prima con il team tapcoat