Gestire più postazioni in parallelo in modo semplice
Per location più grandi o eventi con molti ospiti conviene gestire più postazioni guardaroba contemporaneamente. tapcoat® supporta questa configurazione: ogni postazione è un bancone in più, tutte con gli stessi dati aggiornati.
Come funzionano più postazioni
Ogni postazione corrisponde a un guardaroba a sé nel sistema, con un proprio nome e un proprio intervallo di numeri. Tutti i guardaroba vengono associati allo stesso evento e funzionano in contemporanea.
Esempio per una location per eventi con tre postazioni:
- Guardaroba 1: «Ingresso principale»: ganci da 1 a 300, personale: 2 persone
- Guardaroba 2: «Afterparty primo piano»: ganci da 1 a 100, personale: 1 persona
- Guardaroba 3: «Deposito valigie piano interrato»: posti da A-1 ad A-50, personale: 1 persona
Tutti e tre i guardaroba sono visibili nella dashboard di chi ha il ruolo Gestore e si possono analizzare in tempo reale.
Cosa vede il personale
Il personale sceglie da sé nell’app in quale postazione lavora: in Eventi in corso sceglie l’evento e poi, tra i guardaroba per cui ha ricevuto un invito, il proprio guardaroba. L’app mostra poi solo le operazioni di quel guardaroba. Con Cambiare guardaroba nel menu una persona passa, se serve, a un’altra postazione.
Nella dashboard non esiste un’assegnazione fissa delle persone alle postazioni. Stabilisci quindi in anticipo chi lavora in quale postazione e comunicalo al tuo team.
Chi ha il ruolo Gestore ha, tramite la dashboard, accesso in tempo reale a tutte le postazioni contemporaneamente. Così la direzione dell’evento mantiene la visione d’insieme e può intervenire se necessario.
Aree VIP e aree speciali
I guardaroba VIP o le aree speciali non si configurano come funzione a parte, ma con un intervallo di numeri separato. Esempio: un’area VIP con 20 posti riceve un’area propria all’interno del guardaroba, con un prefisso di testo come «VIP-» e numeri da 01 a 20.
Così l’area VIP ha una numerazione univoca, chiaramente distinta dal guardaroba standard, senza dover creare un evento o un guardaroba a sé.
Preparare più postazioni: checklist
- Creare per ogni postazione un guardaroba con un nome univoco
- Configurare gli intervalli di numeri in modo che non si sovrappongano tra le postazioni
- Selezionare tutti i guardaroba nell’evento comune
- Invitare il personale e stabilire chi lavora in quale postazione: nell’app ogni persona sceglie da sé il proprio guardaroba
- Assicurarsi che ogni dispositivo del personale abbia una connessione stabile
- Fare una prova in ogni postazione prima dell’arrivo dei primi ospiti