Am Eingang zeigt sich, ob ein Event gut geplant ist. Gäste scannen ihr Ticket, gehen durch die Kontrolle und stehen wenige Meter später vor der Garderobe. Trotzdem planen viele Teams diese beiden Stationen getrennt. Das Ergebnis kennt jede Location: Die Garderobe staut, und der Rückstau reicht bis in den Einlass.
Einlassmanagement umfasst alles, was zwischen Tür und Veranstaltungsbereich passiert. Dieser Beitrag zeigt dir, wie du die Garderobe als Teil davon mitplanst: bei Wegen, Zeiten, Personal und Codes.
Was Einlassmanagement umfasst
Je nach Event gehören diese Bausteine dazu:
- Ticket- und Gästelistenkontrolle: Scan, Abgleich mit der Liste, Akkreditierung
- Sicherheitskontrolle: Taschenkontrolle, Hausordnung
- Wegeführung: Schlangen, Beschilderung, getrennte Eingänge
- Garderobe: Abgabe direkt nach dem Einlass, Abholung am Ende
- Information: Hinweise vor dem Event, Beschilderung vor Ort
Die Garderobe ist dabei der Baustein, der am meisten Zeit pro Gast braucht. Gleichzeitig wird sie oft als letzter geplant.
Wege planen: Garderobe und Einlass entkoppeln
Die wichtigste Regel: Die Schlange der Garderobe darf den Einlass nicht blockieren.
- Reihenfolge festlegen: Erst Ticket, dann Sicherheit, dann Garderobe. So kommen nur kontrollierte Gäste zur Garderobe.
- Puffer schaffen: Zwischen Einlass und Garderobe sollte Platz für eine Schlange sein, die nicht zurückstaut.
- Wege trennen: Gäste ohne Garderobe brauchen einen direkten Weg in den Saal. Ein Schild „Ohne Garderobe hier entlang“ entlastet die Schlange spürbar.
- Mehrere Stationen verteilen: Bei großen Häusern helfen Garderoben an mehreren Eingängen mehr als eine große zentrale Garderobe. Wie das in tapcoat aussieht, steht im Helpdesk unter Mehrere Stationen parallel betreiben.
Zeiten planen: dieselbe Stoßzeit, zwei Engpässe
Einlass und Garderobe haben ihre Spitze zur gleichen Zeit. Am Ende kommt bei der Garderobe eine zweite Spitze dazu, die der Einlass nicht hat.
- Einlass früher öffnen: Wer den Einlass früher öffnet, verteilt die Ankunft und entlastet auch die Garderobe.
- Gäste vorab informieren: Ein Hinweis in der Ticket-Mail, wann der Einlass öffnet und wo die Garderobe ist, verteilt die Ankunft zusätzlich.
- Personal verschieben: Wer am Einlass gebraucht wurde, kann am Ende an der Garderobe aushelfen, sofern die Person den Ablauf kennt.
Für die Planung der Garderobe in Stoßzeiten findest du Hinweise im Helpdesk unter Kapazitäten und Stoßzeiten planen.
Codes verbinden: ein Code für Einlass und Garderobe
Viele Gäste kommen heute mit einem Code auf dem Smartphone: Eventticket, Messeticket, Einlassbestätigung, Gästelisten-Code. Dieser Code wird am Einlass gescannt. Bei klassischen Garderoben bekommt der Gast danach zusätzlich eine Papiermarke. Das ist ein zweiter Schritt mit einem zweiten Medium.
Wenn der vorhandene Code auch die Garderobenmarke ist, entfällt dieser Schritt. Der Gast zeigt an der Garderobe denselben Code wie am Einlass. Bei der Abholung genügt wieder derselbe Code.
Damit das funktioniert, muss der Code eindeutig sein. Prüfe vorab mit deinem Ticketing, welche Codes deine Gäste mitbringen.
Personal und Kommunikation
Einlass und Garderobe brauchen eine gemeinsame Kommunikation:
- Ein Funkkanal oder Chat für beide Bereiche, damit der Einlass weiß, wenn die Garderobe voll ist.
- Eine Ansprechperson für beide Stationen in der Stoßzeit.
- Gemeinsame Einweisung, damit alle wissen, wo was ist und wohin sie Gäste schicken.
Einlassmanagement nach Eventtyp
Jede Art von Veranstaltung stellt eigene Anforderungen an Einlass und Garderobe:
- Messen und Kongresse: Akkreditierung, Badges und Messetickets prägen den Einlass. Gäste kommen über den Tag verteilt, gehen aber geballt am Abend. Gepäck und Rollkoffer brauchen eigene Flächen an der Garderobe.
- Clubs: Der Einlass ist oft ein Nadelöhr mit Tür und Sicherheitskontrolle. Die Garderobe hat ihre Spitze kurz nach Mitternacht und am Ende der Nacht. Gäste kommen in Gruppen und geben oft gemeinsam ab.
- Theater und Konzerthäuser: Fast alle Gäste kommen in einem kurzen Zeitfenster vor Beginn. Die Abholung ballt sich direkt nach der Vorstellung. Abonnent:innen kennen die Abläufe, Erstbesucher:innen brauchen Beschilderung.
- Stadien und Arenen: Viele Eingänge, viele Stationen. Hier entscheidet die Verteilung: Jede Station sollte ihrem Eingang zugeordnet sein.
- Firmenevents und Galas: Gästelisten und Namensschilder bestimmen den Einlass. Gäste erwarten an der Garderobe einen ruhigen, persönlichen Service.
Gutes Einlassmanagement passt diese Unterschiede in einen gemeinsamen Plan. Die Garderobe gehört dabei an den Tisch, wenn Einlasszeiten, Wege und Personal festgelegt werden.
Checkliste: Einlassmanagement mit Garderobe
- Reihenfolge Ticket, Sicherheit, Garderobe festgelegt
- Platz für die Garderobenschlange ohne Rückstau in den Einlass
- direkter Weg für Gäste ohne Garderobe beschildert
- Öffnungszeit des Einlasses auf die Garderobe abgestimmt
- Gäste vorab über Einlass und Garderobe informiert
- Codes der Gäste geprüft: Können sie als Garderobenmarke dienen?
- gemeinsamer Kommunikationskanal für Einlass und Garderobe
Wie tapcoat Einlass und Garderobe verbindet
tapcoat nutzt die Codes, die deine Gäste schon haben: vorhandene Ticket-Codes scannen. Mit Self Check-in scannt dein Team einen vorhandenen Code, etwa vom Eventticket, und verknüpft ihn mit dem Garderobenstück. Gäste ohne Ticket erhalten einen intern erzeugten Code. Beides lässt sich im selben Event kombinieren. Mehr dazu liest du unter Gästemanagement-Systeme.
Was dein Plan enthält, siehst du auf der Preisseite. Besonders bei Messen und Stadien und Arenen treffen Einlass und Garderobe in großer Zahl aufeinander.
Du willst Einlass und Garderobe zusammen denken? Registriere dich kostenlos bei tapcoat und teste den Ablauf bei deinem nächsten Event.
