La migliore pianificazione fallisce se al bancone ci sono le persone sbagliate al momento sbagliato. Il personale del guardaroba è, in molte serate, il gruppo che parla per primo e per ultimo con i tuoi ospiti. Eppure spesso viene pianificato per ultimo.
Questo articolo ti mostra come distribuire i ruoli, fissare i turni sugli orari di punta e rendere sicuro in poco tempo il personale temporaneo. Location per eventi, teatro o fiera: le basi sono le stesse ovunque.
Separare chiaramente i ruoli
In un guardaroba piccolo una persona fa tutto. Oltre una certa dimensione conviene separare i compiti. Tre ruoli si sono dimostrati validi:
- Bancone: prende in consegna gli articoli, consegna la contromarca, incassa la tariffa del guardaroba se la applichi e restituisce al ritiro.
- Area appendiabiti: appende, recupera gli articoli e mantiene l’ordine sugli stender. Questo ruolo alleggerisce in modo evidente il bancone negli orari di punta.
- Responsabile di turno: gestisce i casi particolari, subentra quando serve, tiene d’occhio il tasso di occupazione e si occupa del passaggio di consegne alla fine.
Nelle strutture grandi con più postazioni, ogni postazione ha il proprio team al bancone e all’area appendiabiti. Il ruolo di responsabile di turno può coprire più postazioni.
Pianificare i turni secondo la curva, non secondo l’orologio
Il guardaroba ha due picchi: l’ingresso e la fine. Nel mezzo di solito c’è poco movimento. Pianifica quindi il personale del guardaroba secondo questa curva:
- Allestimento: una piccola squadra prepara stender, numeri e dispositivi.
- Ingresso: squadra al completo, finché il flusso di ospiti non cala.
- Fase centrale: squadra ridotta. Le pause vanno in questa fase.
- Fine: di nuovo squadra al completo, per tempo prima della chiusura. A teatro e ai concerti quasi tutto il pubblico ritira subito dopo la fine.
- Smontaggio e passaggio di consegne: registrare gli articoli rimasti, contare la cassa, consegnare l’area.
Quante persone ti servono nel picco dipende dalla capacità per postazione. Misura in un tuo evento quanti depositi gestisce una postazione all’ora. Con questo valore e il numero di depositi previsto pianifichi i prossimi eventi con molta più precisione. Una guida in merito la trovi nel centro assistenza alla voce Pianificare capienza e orari di punta.
Rendere sicuro in fretta il personale temporaneo
Molti guardaroba lavorano con personale temporaneo che cambia. Il briefing deve quindi essere breve e comunque efficace.
- Una pagina invece di un manuale: presa in consegna, restituzione, casi particolari e persona di riferimento su un foglio.
- Prova: fai prendere in consegna e restituire qualche articolo a ogni persona nuova, prima che arrivino gli ospiti.
- Responsabilità chiare: ogni persona sa a chi rivolgersi in caso di problemi.
- Pochi passaggi: più semplice è il flusso, meno errori. Vale soprattutto per chi sta al bancone solo poche sere all’anno.
Fai attenzione anche alla lingua. Se il tuo pubblico è internazionale, aiuta che almeno una persona per turno parli inglese.
Casi particolari: chi decide cosa?
Il più grande spreco di tempo al bancone sono i casi che non rientrano nello schema. Stabilisci prima chi decide:
- Contromarca persa: quali informazioni servono al tuo team prima di restituire un articolo? Chi dà il via libera?
- Guardaroba pieno: chi ferma la presa in consegna e dove indirizzate gli ospiti?
- Oggetti di valore: accetti laptop, fotocamere o gioielli oppure no?
- Articoli rimasti: chi li raccoglie alla fine, chi li documenta, dove vengono custoditi?
Queste regole vanno sulla pagina del briefing. Nel dubbio decide chi ha la responsabilità del turno, non il personale temporaneo al bancone.
Pause, passaggio di consegne e chiusura
Il lavoro al guardaroba è fisico. Pianifica le pause nella fase centrale tranquilla e assicurati che ci siano acqua e un posto a sedere. Per il passaggio di consegne a fine turno vale:
- consegnare i casi particolari aperti a voce e per iscritto
- indicare le aree piene o bloccate
- con i contanti, contare a fine turno e assegnare l’importo alla postazione giusta
Come funziona in tapcoat® lo trovi nel centro assistenza alla voce Chiusura giornaliera e passaggio di consegne. La cassa contanti di tapcoat è un aiuto per il conteggio. Per la tenuta fiscale della cassa continui a usare il tuo sistema di cassa.
Team interno o fornitore di servizi?
Molte location impiegano personale del guardaroba proprio, altre si affidano a un fornitore di personale. Entrambe le soluzioni hanno pro e contro.
Team interno:
- conosce la struttura, i percorsi e gli ospiti abituali
- si sposta in modo flessibile tra guardaroba, bar e ingresso
- richiede pianificazione, briefing e sostituzioni proprie in caso di assenza
Fornitore di servizi:
- si occupa di selezione, sostituzioni e conteggio delle ore
- porta spesso l’esperienza di molti eventi
- non conosce automaticamente la tua location e i tuoi flussi
Qualunque cosa tu scelga: i flussi al tuo bancone li stabilisci tu. Dai a un fornitore la tua pagina di briefing, le tue regole per i casi particolari e una persona di riferimento sul posto. Al primo impiego prevedi il tempo per una prova.
Che cosa rende valido il personale del guardaroba
Il lavoro al bancone richiede poche competenze tecniche. Contano di più alcune qualità a cui puoi fare attenzione nella selezione:
- Calma negli orari di punta: chi resta cordiale davanti a una lunga coda segna la prima impressione della serata.
- Ordine: un’area appendiabiti ben tenuta fa risparmiare al ritiro più tempo di qualsiasi fretta.
- Linguaggio chiaro: brevi indicazioni come «Tieni pronta la contromarca, per favore» aiutano tutta la coda.
- Affidabilità: chi ha confermato, viene. Prevedi comunque una persona di riserva per gli orari di punta.
Un buon personale del guardaroba non è un caso. Chi forma bene le persone e pianifica in modo equo le ritrova all’evento successivo.
Checklist per il personale del guardaroba
- ruoli definiti: bancone, area appendiabiti, responsabile di turno
- squadra per ingresso e fine pianificata in base alle proprie misurazioni
- pause previste nella fase centrale
- pagina di briefing con flussi e persona di riferimento preparata
- prova prima dell’ingresso prevista
- regole per casi particolari e oggetti di valore stabilite
- passaggio di consegne e chiusura della cassa regolati
Come un guardaroba digitale alleggerisce il tuo team
Con le contromarche cartacee il tuo team deve consegnare contromarche, confrontare numeri e cercare quando una contromarca si perde. Con tapcoat il tuo team scansiona alla presa in consegna e l’app mostra il numero di posto. Lo stesso numero si trova nel pass Wallet dell’ospite. Così il flusso è subito comprensibile anche per le persone nuove.
Ogni persona al guardaroba ha bisogno di un proprio smartphone con l’app tapcoat. Inviti il tuo team nella dashboard e assegni il ruolo Manager o User. Come si fa lo mostra l’articolo del centro assistenza Invitare i membri del team. Per le strutture con flussi fissi come i teatri conviene in modo particolare.
Vuoi mandare il tuo team al bancone con un flusso semplice? Registrati gratis su tapcoat e provalo al prossimo evento.
