La mejor planificación fracasa si en el mostrador están las personas equivocadas en el momento equivocado. Muchas noches, el personal de guardarropa es el grupo que habla primero y último con tu público. Aun así, a menudo es lo último que se planifica.
Este artículo te muestra cómo repartir los roles, ajustar los turnos a las horas punta y dar seguridad rápido al personal de refuerzo. Sea un espacio para eventos, un teatro o una feria: las bases son las mismas en todas partes.
Separar bien los roles
En un guardarropa pequeño, una sola persona lo hace todo. A partir de cierto tamaño compensa repartir las tareas. Tres roles han dado buen resultado:
- Mostrador: recibe los artículos, entrega el resguardo, cobra la tarifa de guardarropa si la hay y devuelve los artículos en la recogida.
- Zona de percheros: cuelga, trae los artículos y mantiene el orden en los percheros. Este rol alivia de forma notable el mostrador en hora punta.
- Coordinación de turno: resuelve los casos especiales, echa una mano donde haga falta, vigila la ocupación y se encarga del relevo al final.
En recintos grandes con varios puestos, cada puesto tiene su propio equipo de mostrador y de percheros. La coordinación de turno puede encargarse de varios puestos.
Planificar los turnos según la curva, no según el reloj
El guardarropa tiene dos picos: el acceso y el final. Entre medias suele haber poco movimiento. Por eso, planifica tu personal de guardarropa según esta curva:
- Montaje: un equipo reducido prepara percheros, números y dispositivos.
- Acceso: equipo completo hasta que baja el flujo de asistentes.
- Parte central: equipo reducido. Las pausas van en esta fase.
- Final: de nuevo equipo completo, con tiempo antes del cierre. En teatros y conciertos, casi todo el público recoge justo después del final.
- Desmontaje y relevo: registrar lo que se ha quedado, contar la caja, entregar la zona.
Cuántas personas necesitas en el pico depende del rendimiento por puesto. Mide en un evento propio cuántas entregas atiende un puesto por hora. Con ese valor y el número de entregas previsto, planificas los próximos eventos con mucha más precisión. Hay una guía en el centro de ayuda, en Planificar capacidad y horas punta.
Dar seguridad rápido al personal de refuerzo
Muchos guardarropas trabajan con personal de refuerzo que va cambiando. Por eso, la formación tiene que ser breve y, aun así, quedar clara.
- Una página en lugar de un manual: recepción, devolución, casos especiales y persona de contacto en una sola hoja.
- Prueba: deja que cada persona nueva reciba y devuelva algunos artículos antes de que llegue el público.
- Responsabilidades claras: cada persona sabe a quién dirigirse si hay un problema.
- Pocos pasos: cuanto más sencillo el proceso, menos errores. Esto vale sobre todo para quienes solo están en el mostrador unas pocas noches al año.
Ten en cuenta también el idioma. Si tu público es internacional, ayuda que al menos una persona por turno hable inglés.
Casos especiales: ¿quién decide qué?
Lo que más tiempo se come en el mostrador son los casos que no encajan en el esquema. Define de antemano quién decide:
- Resguardo perdido: ¿qué datos necesita tu equipo antes de devolver un artículo? ¿Quién lo autoriza?
- Guardarropa lleno: ¿quién detiene la recepción y adónde se envía al público?
- Objetos de valor: ¿aceptas portátiles, cámaras o joyas, o no?
- Objetos olvidados: ¿quién los recoge al final, quién los documenta y dónde se guardan?
Estas normas van en la página de formación. En caso de duda decide la coordinación de turno, no el personal de refuerzo del mostrador.
Pausas, relevo y cierre
El trabajo en el guardarropa es físico. Planifica las pausas en la parte central tranquila y asegúrate de que haya agua y un sitio para sentarse. Para el relevo al final del turno:
- entregar los casos especiales abiertos de palabra y por escrito
- indicar las zonas llenas o bloqueadas
- si hay efectivo, contar al final del turno y asignar el importe al puesto correcto
Cómo funciona en tapcoat® lo explica el centro de ayuda en Cierre diario y relevo de turno. La ayuda para el recuento de efectivo de tapcoat es una ayuda para contar. Para la gestión de caja a efectos fiscales sigues usando tu sistema de caja.
¿Equipo propio o empresa de servicios?
Muchos espacios cuentan con su propio personal de guardarropa; otros contratan una empresa de personal. Ambas opciones tienen ventajas e inconvenientes.
Equipo propio:
- conoce el recinto, los recorridos y al público habitual
- se puede mover con flexibilidad entre guardarropa, barra y acceso
- necesita planificación, formación y sustitutos propios en caso de baja
Empresa de servicios:
- se encarga de la selección, las sustituciones y la facturación de las horas
- a menudo aporta experiencia de muchos eventos
- no conoce de forma automática tu espacio ni tus procesos
Decidas lo que decidas: los procesos de tu mostrador los fijas tú. Dale a la empresa de servicios tu página de formación, tus normas para casos especiales y una persona de contacto en el lugar. En la primera colaboración, prevé tiempo para una prueba.
Qué distingue a un buen personal de guardarropa
El trabajo en el mostrador apenas requiere conocimientos técnicos. Son más importantes algunas cualidades en las que puedes fijarte al seleccionar:
- Calma en hora punta: quien sigue siendo amable ante una cola larga marca la primera impresión de la noche.
- Orden: una zona de percheros bien llevada ahorra más tiempo en la recogida que cualquier prisa.
- Lenguaje claro: avisos breves como «Ten el resguardo a mano, por favor» ayudan a toda la cola.
- Fiabilidad: quien se compromete, viene. Aun así, prevé una persona de reserva para la hora punta.
Un buen personal de guardarropa no es casualidad. Quien forma bien a su gente y planifica con justicia, vuelve a contar con ella en el siguiente evento.
Checklist para tu personal de guardarropa
- Roles definidos: mostrador, zona de percheros, coordinación de turno
- Equipo para el acceso y el final planificado según tus propias mediciones
- Pausas previstas en la parte central
- Página de formación con procesos y persona de contacto creada
- Prueba antes del acceso prevista
- Normas para casos especiales y objetos de valor fijadas
- Relevo y cierre de caja regulados
Cómo alivia a tu equipo un guardarropa digital
Con resguardos de papel, tu equipo tiene que entregar resguardos, comprobar números y buscar cuando se pierde uno. Con tapcoat, tu equipo escanea en la recepción y la app muestra el número de posición. El mismo número figura en el pase Wallet del asistente. Así, el proceso se entiende rápido también para la gente nueva.
Cada persona del guardarropa necesita su propio smartphone con la app de tapcoat. Invitas a tu equipo en el dashboard y asignas el rol Manager o User. Cómo se hace lo muestra el artículo de ayuda Invitar a miembros del equipo. Para recintos con procesos fijos, como los teatros, compensa especialmente.
¿Quieres mandar a tu equipo al mostrador con un proceso sencillo? Regístrate gratis en tapcoat y pruébalo en tu próximo evento.
