Self Check-in mit QR-Codes einrichten

Mit Self Check-in nutzt du einen bereits vorhandenen QR-Code als Garderoben-Identifikator – statt für jeden Gast eine neue QR-Code-Garderobenmarke zu erzeugen. Dieser Artikel erklärt, wie Self Check-in bei Tapcoat funktioniert, welche QR-Codes du einsetzen kannst und für welche Events sich der Ablauf lohnt.

Tapcoat Self check in Dashboard qr code verwaltung-digitale-garderobe

Was ist Self Check-in?

Beim Self Check-in wird nicht zuerst ein neues Garderobenticket erstellt. Stattdessen dient ein vorhandener QR-Code als eindeutige Verbindung zwischen Gast und Garderobenstück. Der Code wird beim Check-in gescannt und mit dem abgegebenen Stück verknüpft. Bei der Rückgabe scannst du denselben Code erneut – die Ausgabe erfolgt schnell und eindeutig.

Externe und interne QR-Codes

Du hast zwei Möglichkeiten – und kannst sie auch kombinieren:

  • Externer QR-Code: ein Code, den deine Gäste ohnehin dabei haben, etwa vom Eventticket oder aus der Wallet.
  • Interner QR-Code: ein Code, den Tapcoat erzeugt und der ausschließlich für die Garderobe gilt.

In gemischten Setups checkt ein Teil der Gäste mit externem Ticketcode ein, andere mit einem internen Tapcoat-Code.

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Welche externen QR-Codes kannst du nutzen?

  • Messetickets
  • Einlassbestätigungen
  • Eventtickets (z. B. Eventim)
  • Gästelisten mit QR-Zugang
  • Wallet-Tickets und mobile Eintrittskarten

Entscheidend ist nur, dass der Code eindeutig ist und sich sauber in den Ablauf einbinden lässt.

So läuft Self Check-in ab

  • Schritt 1: Der Gast zeigt seinen vorhandenen QR-Code vor oder erhält einen intern erzeugten Code.
  • Schritt 2: Dein Team scannt den Code mit der Tapcoat-App.
  • Schritt 3: Das Garderobenstück wird dem Code digital zugeordnet und gespeichert.
  • Schritt 4: Bei der Abholung scannt ihr denselben Code – das Stück wird eindeutig ausgegeben.

Das Ergebnis: weniger Papier, weniger Suchen, weniger Verwechslungen – auch bei hohem Andrang.

tapcoat-self-check-in-formular-b2c

Vorteile im Überblick

  • Weniger zusätzliche Prozessschritte am Einlass
  • Eindeutige, digitale Zuordnung jedes Garderobenstücks
  • App-frei für deine Gäste – ein vorhandener oder erzeugter Code genügt
  • Schnelle Abläufe in Stoßzeiten und bei großen Besucherströmen
  • Flexibel in unterschiedliche Eventformate integrierbar

Für welche Events eignet sich Self Check-in?

Überall dort, wo Gäste ohnehin mit Tickets, Einlasscodes oder anderen digitalen Identifikatoren arbeiten. Besonders passend ist der Ablauf für:

  • Messen und Kongresse
  • Konzerte und Festivals
  • Theater und Kulturbetriebe
  • Stadien und Arenen
  • Corporate Events und Gästelisten-Events
  • Clubs und Nightlife-Veranstaltungen

Self Check-in einrichten

Self Check-in konfigurierst du direkt in Tapcoat. Du legst fest, ob Tapcoat interne QR-Codes erzeugt oder externe Codes akzeptiert. Als externe Codes funktionieren sowohl QR-Codes als auch Tickets mit Barcode – etwa aus deinem Ticketsystem. Für dein konkretes Setup – zum Beispiel die Einbindung eines bestimmten Ticketsystems – stimmen wir den Ablauf gern gemeinsam mit dir ab.