El resguardo es la pieza más pequeña de tu guardarropa y, aun así, la más importante. Une a un asistente con su abrigo. Si se pierde o se confunde, tu equipo tiene que ponerse a buscar, algo que nadie necesita en hora punta.
Hoy existen resguardos de guardarropa en tres formas: de papel, de plástico o metal y digitales en el smartphone. Esta comparación te muestra sus puntos fuertes y débiles y qué preguntas deberías hacerte antes de decidir.
Resguardos de papel: baratos de comprar, laboriosos de gestionar
El resguardo troquelado clásico tiene dos mitades con el mismo número. Una mitad va a la percha y la otra se la lleva el asistente.
A favor:
- bajo coste de compra y sin tecnología
- fácil de entender, también para personal de refuerzo nuevo
- funciona sin electricidad ni red
A tener en cuenta:
- El papel se rompe, se moja y acaba en la lavadora.
- Tienes que volver a comprar rollos, almacenarlos y prepararlos para cada evento.
- Si se pierde un resguardo, tu equipo solo tiene la descripción del asistente.
- Después del evento no tienes cifras, salvo que cuentes a mano.
Fichas de plástico y metal: resistentes, pero en circulación
Las fichas reutilizables de plástico o metal suelen ir como número doble en la percha y con el asistente. Duran más que el papel y se pueden imprimir con un logotipo.
A favor:
- resistentes y reutilizables
- fáciles de leer, también con poca luz
- no hay que reponerlas en cada evento
A tener en cuenta:
- Los asistentes se llevan fichas a casa sin querer. Las existencias se reducen.
- Después de cada evento hay que recoger, ordenar y contar las fichas.
- Si se pierde una, el problema es el mismo que con el papel: la asignación depende de una pieza pequeña que el asistente lleva en el bolsillo.
Resguardos digitales de guardarropa: la asignación, en el smartphone
Con un resguardo digital de guardarropa, el asistente no recibe ninguna ficha física. En su lugar recibe un código en el smartphone, por ejemplo como pase Wallet. Tu equipo escanea este código en la entrega y en la recogida.
A favor:
- No hay resguardos de papel que reponer, almacenar o repartir.
- Muchos asistentes llevan el smartphone encima de todos modos.
- Cada entrega queda registrada digitalmente. Después del evento ves cuánto movimiento hubo.
A tener en cuenta:
- Tu equipo necesita smartphones y conexión a internet. tapcoat necesita conexión, pero no una rápida: un escaneo transmite pocos datos. Un punto de acceso móvil es una alternativa sensata.
- Para asistentes sin smartphone o con la batería agotada necesitas una alternativa clara.
- Tu equipo tiene que practicar el nuevo flujo de trabajo una vez.
Comparación de un vistazo
| Criterio | Papel | Plástico/metal | Digital |
|---|---|---|---|
| Compra | baja, recurrente | única, reposición por pérdidas | software y dispositivos del equipo |
| Material en circulación | sí, consumo | sí, posibles pérdidas | no |
| Resguardo perdido | búsqueda por descripción | búsqueda por descripción | código recuperable, si se ha guardado |
| Cifras tras el evento | solo contando | solo contando | registro digital |
| Dependencia | sin tecnología | sin tecnología | smartphone y red |
Resguardo perdido: un procedimiento fijo ayuda
Uses el resguardo que uses, tarde o temprano llega un asistente sin él. Sin un procedimiento fijo, cada persona en el mostrador decide de forma distinta y la cola espera. Con los resguardos clásicos, este procedimiento ha dado buen resultado:
- Pedir al asistente que se aparte: la recogida del resto del público sigue.
- Tomar nota de la descripción: color, tipo, marca, contenido de los bolsillos. Mostrar el artículo solo cuando la descripción encaje.
- Esperar al final: muchos espacios solo devuelven artículos sin resguardo cuando la recogida está prácticamente terminada. Así hay menos donde elegir.
- Comprobar la identidad y dejar constancia: pedir un documento de identidad, anotar nombre y hora.
Con los resguardos digitales de guardarropa el caso es menos frecuente, pero no imposible, por ejemplo con la batería agotada. También para eso necesitas una norma. En el centro de ayuda encontrarás casos típicos en Casos especiales en el lugar.
Branding en el resguardo
Los resguardos de guardarropa también son un soporte publicitario. Las fichas de plástico se pueden imprimir con un logotipo y los resguardos de papel con una mención de patrocinio. Los resguardos digitales muestran en el smartphone el evento y el guardarropa. Es posible usar tu propio branding: lo que incluye tu plan lo ves en la página de precios.
Cinco preguntas para tu decisión
- ¿Cuántos eventos tienes al año? Con muchos eventos, el esfuerzo continuo del papel y de las fichas que hay que recoger pesa más.
- ¿Con qué frecuencia se pierden resguardos? Pregunta a tu equipo cuántas veces hay que buscar al final de una noche.
- ¿Tu público llega con entradas en el smartphone? Entonces el paso al resguardo digital es pequeño.
- ¿Qué estabilidad tiene la red en el guardarropa? Pruébala de antemano. Encontrarás indicaciones en el centro de ayuda, en Red y conexión a internet.
- ¿Quieres analizar los datos después del evento? Para planificar con más precisión el personal y el espacio, necesitas cifras.
Por cierto, muchos espacios combinan: resguardo digital como estándar y una pequeña reserva de resguardos clásicos para casos excepcionales.
Cómo funciona el resguardo digital de guardarropa en tapcoat
Con el pase digital de guardarropa de tapcoat, cada artículo recibe una posición fija y el asistente recibe el número de posición en el pase Wallet. En el pase aparecen el evento, el guardarropa y el número de posición. Los asistentes no necesitan la app de tapcoat. Guardan el pase en Apple Wallet o Google Wallet o lo abren en el navegador.
Si un asistente no ha guardado el pase, abre la página de destino de tapcoat en el navegador. Allí aparece el mismo código QR. Y si tu público ya trae un código, por ejemplo una entrada del evento, ese código puede convertirse en su resguardo de guardarropa con el Self Check-in. Lo que incluye tu plan lo ves en la página de precios.
Sobre todo para los clubs con muchas noches al año, prescindir del papel y de las fichas que hay que recoger marca la diferencia.
¿Quieres probar resguardos de guardarropa sin papel? Regístrate gratis en tapcoat: el plan Free es gratuito de forma permanente y los complementos los añades cuando los necesites.
