Het garderobenummer is het kleinste onderdeel van je garderobe en toch het belangrijkste. Het verbindt een gast met zijn of haar jas. Raakt het kwijt of wordt het verwisseld, dan moet je team gaan zoeken, en dat kan op het piekmoment niemand gebruiken.
Garderobenummers bestaan tegenwoordig in drie vormen: van papier, van plastic of metaal en digitaal op de smartphone. Deze vergelijking laat zien waar de sterke en zwakke punten liggen en welke vragen je jezelf vóór de beslissing moet stellen.
Papieren bonnetjes: goedkoop in aanschaf, bewerkelijk in gebruik
Het klassieke scheurbonnetje heeft twee helften met hetzelfde nummer. De ene helft gaat aan de hanger, de andere krijgt de gast.
Wat ervoor pleit:
- lage aanschafkosten en geen techniek
- snel te begrijpen, ook voor nieuwe invalkrachten
- werkt zonder stroom en netwerk
Waar je op moet letten:
- Papier scheurt, wordt nat en belandt in de wasmachine.
- Je moet rollen bijkopen, opslaan en voor elk evenement klaarleggen.
- Bij een kwijtgeraakt bonnetje kent je team alleen de beschrijving van de gast.
- Na het evenement heb je geen cijfers, tenzij je met de hand telt.
Plastic en metalen munten: robuust, maar in omloop
Herbruikbare munten van plastic of metaal hangen vaak als dubbel nummer aan de hanger en bij de gast. Ze gaan langer mee dan papier en zijn met een logo te bedrukken.
Wat ervoor pleit:
- robuust en herbruikbaar
- goed leesbaar, ook bij weinig licht
- geen nieuwe aankoop voor elk evenement
Waar je op moet letten:
- Gasten nemen munten per ongeluk mee naar huis. De voorraad krimpt.
- Munten moeten na elk evenement worden verzameld, gesorteerd en geteld.
- Bij verlies geldt hetzelfde probleem als bij papier: de toewijzing hangt af van een klein ding dat de gast in de zak heeft.
Digitale garderobenummers: toewijzing op de smartphone
Bij een digitaal garderobenummer krijgt de gast geen fysiek nummer. In plaats daarvan krijgt hij of zij een code op de smartphone, bijvoorbeeld als Wallet-pas. Je team scant die code bij de afgifte en bij het ophalen.
Wat ervoor pleit:
- Geen papieren bonnetjes die bijgekocht, opgeslagen of uitgedeeld moeten worden.
- Veel gasten hebben hun smartphone toch al bij zich.
- Elke afgifte is digitaal vastgelegd. Na het evenement zie je hoe druk het was.
Waar je op moet letten:
- Je team heeft smartphones en een internetverbinding nodig. tapcoat heeft een verbinding nodig, maar geen snelle: een scan verstuurt maar weinig gegevens. Een mobiele hotspot is een zinvol alternatief.
- Voor gasten zonder smartphone of met een lege batterij heb je een duidelijk alternatief nodig.
- Je team moet de nieuwe werkwijze één keer oefenen.
Vergelijking in één oogopslag
| Criterium | Papier | Plastic/metaal | Digitaal |
|---|---|---|---|
| Aanschaf | laag, doorlopend | eenmalig, bijkopen bij verlies | software en apparaten van het team |
| Materiaal in omloop | ja, verbruik | ja, verlies mogelijk | nee |
| Kwijtgeraakt nummer | zoeken op beschrijving | zoeken op beschrijving | code opnieuw op te roepen, mits opgeslagen |
| Cijfers na het evenement | alleen door tellen | alleen door tellen | digitaal vastgelegd |
| Afhankelijkheid | geen techniek | geen techniek | smartphone en netwerk |
Kwijtgeraakt garderobenummer: een vaste werkwijze helpt
Welk nummer je ook gebruikt: ooit komt er een gast zonder. Zonder vaste werkwijze beslist iedereen achter de balie anders, en de rij wacht. Met klassieke garderobenummers heeft deze werkwijze zich bewezen:
- Gast apart nemen: het ophalen voor de andere gasten loopt door.
- Beschrijving noteren: kleur, soort, merk, inhoud van de zakken. Laat het item pas zien als de beschrijving klopt.
- Wachten tot het einde: veel locaties geven zonder nummer pas iets mee als de teruggave grotendeels klaar is. Dan is de keuze kleiner.
- Identiteit controleren en vastleggen: identiteitsbewijs laten zien, naam en tijdstip noteren.
Bij digitale garderobenummers komt dit minder vaak voor, maar het is niet uitgesloten, bijvoorbeeld bij een lege batterij. Ook daarvoor heb je een regel nodig. In het helpcentrum vind je typische situaties onder Bijzondere situaties ter plaatse.
Branding op het nummer
Garderobenummers zijn ook een reclamedrager. Plastic munten zijn met een logo te bedrukken, papieren bonnetjes met een sponsorvermelding. Digitale nummers tonen op de smartphone het evenement en de garderobe. Eigen branding is mogelijk – wat je pakket bevat, zie je op de prijspagina.
Vijf vragen voor je beslissing
- Hoeveel evenementen heb je per jaar? Bij veel evenementen wegen de doorlopende kosten voor papier en munten zwaarder.
- Hoe vaak raken nummers kwijt? Vraag je team hoe vaak er aan het einde van de avond wordt gezocht.
- Komen je gasten met tickets op hun smartphone? Dan is de stap naar een digitaal nummer klein.
- Hoe stabiel is het netwerk bij de garderobe? Test dat vooraf. Tips daarover staan in het helpcentrum onder Netwerk en internetverbinding.
- Wil je na het evenement analyseren? Wie personeel en ruimte nauwkeuriger wil plannen, heeft cijfers nodig.
Veel locaties combineren trouwens: een digitaal nummer als standaard, een kleine voorraad klassieke nummers voor uitzonderingen.
Hoe het digitale garderobenummer bij tapcoat werkt
Met de digitale garderobepas van tapcoat krijgt elk item een vaste plek en de gast het hangpleknummer in de Wallet-pas. Op de pas staan het evenement, de garderobe en het hangpleknummer. Gasten hebben geen tapcoat-app nodig. Ze slaan de pas op in Apple Wallet of Google Wallet of openen hem in de browser.
Heeft een gast de pas niet opgeslagen, dan opent hij of zij de landingspagina van tapcoat in de browser. Daar staat dezelfde QR-code. En als je gasten al een code meebrengen, bijvoorbeeld een evenemententicket, kan die code met Self Check-in het garderobenummer worden. Wat je pakket bevat, zie je op de prijspagina.
Juist voor clubs met veel nachten per jaar telt het wegvallen van papier en munten.
Wil je garderobenummers zonder papier testen? Registreer je gratis bij tapcoat – het Free-pakket is blijvend gratis, add-ons boek je erbij als je ze nodig hebt.
