Eine gute Garderobe fällt kaum auf. Eine schlecht geplante prägt den ganzen Abend: Schlange am Einlass, Gedränge beim Gehen, genervte Gäste. Wenn du die Garderobe für Events planen willst, brauchst du vier Dinge: eine Schätzung der Stücke, genug Fläche, ein Team in der richtigen Stärke und einen Plan für die Stoßzeiten.
Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du jede dieser Größen aus deinen eigenen Zahlen ableitest. Pauschale Faustregeln helfen wenig, denn ein Wintermesse-Publikum gibt anders ab als ein Sommerkonzert.
Schritt 1: Stücke schätzen statt Gäste zählen
Die Gästezahl allein sagt wenig. Entscheidend ist, wie viele Stücke tatsächlich an der Garderobe landen. Drei Fragen helfen dir bei der Schätzung:
- Jahreszeit und Wetter: Im Winter gibt fast jede Person einen Mantel ab, oft dazu Schal und Tasche. Im Sommer sind es eher Taschen und Rucksäcke.
- Publikum und Anlass: Bei einer Gala oder einem Kongress geben mehr Gäste ab als bei einem Clubabend, an dem viele leicht bekleidet kommen.
- Hausregeln: Wenn große Taschen nicht in den Saal dürfen, steigt die Zahl der Stücke deutlich.
Die beste Grundlage sind Daten aus früheren Events. Wer bisher mit Papiermarken gearbeitet hat, zählt die ausgegebenen Marken nach. Wer digital arbeitet, sieht die Zahl der Check-ins im Dashboard. Notiere dir für jedes Event Gästezahl, Wetter und Zahl der Abgaben. Nach wenigen Veranstaltungen hast du eine belastbare Quote für deine Location.
Schritt 2: Fläche und Hängeplätze planen
Aus der Zahl der Stücke ergibt sich der Bedarf an Hängeplätzen. Plane einen Puffer ein, denn manche Gäste geben mehr als ein Teil ab.
Achte bei der Fläche auf drei Zonen:
- Wartezone vor dem Tresen: Die Schlange darf den Einlass, Fluchtwege und Treppen nicht blockieren. Leitsysteme oder Absperrbänder geben ihr eine Richtung.
- Tresen: Pro Station brauchst du eine Ablage für das Stück und Platz für das Gerät, mit dem dein Team arbeitet.
- Hängebereich: Kurze Wege zwischen Tresen und Ständer sparen bei jeder Abgabe und Abholung Zeit. Nummeriere die Ständer gut lesbar.
Taschen, Helme, Koffer und Schirme brauchen eigene Fächer. Lege vorher fest, was du annimmst und was nicht. Diese Regel hängst du gut sichtbar aus.
Schritt 3: Stationen und Team auf die Stoßzeit ausrichten
Die Garderobe ist zweimal am Limit: kurz nach Einlassbeginn und am Ende. Dazwischen ist oft wenig los. Plane deshalb nicht für den Durchschnitt, sondern für die Spitze.
So gehst du vor:
- Spitze schätzen: Wie viele Gäste kommen in der ersten Stunde? Wie viele gehen in der letzten halben Stunde? Bei Theater und Konzert holt fast das ganze Publikum direkt nach dem Ende ab.
- Leistung je Station messen: Miss bei einem eigenen Event, wie viele Abgaben eine Station in einer Stunde schafft. Dieser Wert ist dein wichtigster Planungsfaktor.
- Stationen ableiten: Teile die Abgaben in der Spitze durch die Leistung je Station. Das Ergebnis ist die Zahl der Stationen, die du in der Stoßzeit offen haben solltest.
Mehr Stationen helfen nur, wenn die Wege kurz bleiben. Zwei Tresen an getrennten Eingängen entlasten oft mehr als vier Plätze nebeneinander an einem Ort. Wie du die Personalplanung im Detail angehst, liest du im Helpdesk-Artikel zu Kapazitäten und Stoßzeiten.
Schritt 4: Die Abholung entzerren
Die Abgabe verteilt sich über den Einlass. Die Abholung trifft dich dagegen geballt. Ein paar Hebel helfen:
- Ausgabe trennen: Richte am Ende eine eigene Spur nur für die Abholung ein.
- Nummernbereiche aufteilen: Wenn jede Station einen festen Bereich an Hängeplätzen hat, wissen Gäste, wo sie anstehen müssen.
- Programm nutzen: Eine Zugabe, ein Abschluss an der Bar oder ein Moderationshinweis verteilt den Aufbruch über einen längeren Zeitraum.
- Marke griffbereit: Gäste, die ihre Marke schon in der Hand haben, halten den Tresen kürzer auf. Ein Hinweis auf dem Weg zum Ausgang hilft.
Schritt 5: Sonderfälle vorab regeln
Am Abend selbst bleibt keine Zeit für Grundsatzfragen. Kläre deshalb vorher:
- Was passiert, wenn ein Gast seine Marke verloren hat?
- Wer entscheidet über die Herausgabe, wenn Angaben unklar sind?
- Wo kommen liegengebliebene Stücke nach dem Event hin?
- Was tut dein Team, wenn die Garderobe voll ist?
Schreib die Antworten auf eine Seite und gib sie jeder Person am Tresen mit. Typische Fälle und Lösungen findest du auch im Helpdesk unter Sonderfälle vor Ort.
Wintermessen und Großevents: wenn jede Person abgibt
Im Winter ändert sich die Rechnung. Fast jede Person kommt mit Mantel, viele zusätzlich mit Schal, Mütze und Tasche. Bei Messen kommen Rollkoffer und Prospekttüten dazu. Wer eine Garderobe für Events planen muss, die im Dezember oder Januar stattfinden, sollte deshalb nicht die Sommerzahlen fortschreiben.
Drei Punkte verdienen bei Winter- und Großevents besondere Aufmerksamkeit:
- Nasse Kleidung: Regen und Schnee machen Mäntel schwer und brauchen Platz zwischen den Bügeln. Plane etwas mehr Abstand ein und lege den Boden im Hängebereich rutschfest aus.
- Mehrere Tage: Bei mehrtägigen Messen lassen manche Gäste Stücke über Nacht hängen. Kläre vorab, ob du das zulässt und wie du diese Stücke kennzeichnest. Hinweise dazu stehen im Helpdesk unter Mehrtägige Events.
- Abholung bei Schließung: Bei Messen gehen viele Gäste in der letzten Stunde. Öffne die Ausgabe an allen Stationen rechtzeitig und informiere per Durchsage, wo welcher Bereich abgeholt wird.
Typische Fehler bei der Garderobenplanung
Viele Probleme am Abend haben ihre Ursache in der Planung. Diese Fehler begegnen dir besonders oft:
- Planung für den Durchschnitt: Die Garderobe ist für die ruhige Mitte des Abends gut besetzt, aber nicht für Einlass und Ende.
- Ein einziger Tresen für alles: Abgabe und Abholung laufen über denselben Platz und blockieren sich gegenseitig.
- Keine Daten aus dem letzten Event: Ohne Zahlen wiederholst du dieselben Schätzfehler.
- Sonderfälle nicht geregelt: Jede Frage landet bei der Leitung, und der Tresen steht still.
- Netz nicht getestet: Wer digital arbeitet, prüft die Verbindung an der Garderobe vor dem Event, nicht erst bei Einlass.
Wenn du eine Garderobe für Events planen willst, die auch in der Stoßzeit hält, gehe diese Liste nach jedem Event mit deinem Team durch. Was beim letzten Mal geklemmt hat, ist die wichtigste Information für das nächste Mal.
Checkliste für deine Garderobenplanung
- Quote der Abgaben aus früheren Events ermittelt
- Hängeplätze mit Puffer berechnet
- Wartezone, Tresen und Hängebereich festgelegt, Fluchtwege frei
- Leistung je Station gemessen oder vorsichtig geschätzt
- Stationen und Team auf Einlass und Ende ausgerichtet
- eigene Spur für die Abholung geplant
- Regeln für Sonderfälle schriftlich festgehalten
- Ablauf für liegengebliebene Stücke geklärt
Wo eine digitale Garderobe die Planung erleichtert
Mit Papiermarken planst du viel aus dem Bauch. Eine digitale Garderobe liefert dir die Zahlen, die du für das nächste Event brauchst.
In tapcoat® erscheint nach dem Scan die zugewiesene Platznummer in der App. Dieselbe Nummer steht im Wallet-Pass des Gastes. Gäste brauchen keine tapcoat-App. Sie speichern den Pass in Apple Wallet oder Google Wallet oder öffnen ihn im Browser. Im zentralen Dashboard siehst du, wie sich die Garderobe füllt. Auf Wunsch richtest du eine Kapazitätswarnung ein: Den Schwellenwert legst du beim Anlegen der Garderobe fest, die App meldet sich dann bei deinem Team.
Für wiederkehrende Formate musst du nicht jedes Mal von vorn anfangen. Eine Garderobe richtest du einmal ein und weist sie jedem neuen Event zu. Das hilft vor allem Eventlocations mit vielen Veranstaltungen pro Monat.
Du willst deine nächste Garderobe mit echten Zahlen planen? Registriere dich kostenlos bei tapcoat und richte deine erste Garderobe ein.
