Kost de garderobe iets, en zo ja, hoeveel? Die vraag komt bij elk nieuw evenement terug. Het garderobetarief moet de kosten dekken, maar mag gasten niet afschrikken. En het moet snel af te rekenen zijn aan de balie.
In dit artikel vind je geen vaste prijzen. Die zouden voor jouw locatie toch weinig zeggen. In plaats daarvan laten we zien hoe je het tarief afleidt uit je eigen kosten, welke modellen er zijn en waar je bij de afrekening op moet letten.
Stap 1: je kosten in kaart brengen
Voordat je over een prijs nadenkt, heb je de kosten per evenement nodig. Deze posten horen erbij:
- Personeel: uren van iedereen achter de balie en in de hangzone, inclusief op- en afbouw, vermenigvuldigd met het uurtarief inclusief bijkomende kosten.
- Ruimte: als de garderobe ruimte inneemt die je anders zou kunnen gebruiken, hoort daar een deel van bij.
- Materiaal: rekken, hangers, bonnetjes, nummers, bewegwijzering, verdeeld over het aantal evenementen waarbij je ze gebruikt.
- Software en apparaten: licentie, smartphones, netwerk.
- Betalingsverwerking: kosten voor kaartbetaling of digitale betaling.
- Verlies en bijzondere situaties: tijd voor kwijtgeraakte bonnetjes en gevonden voorwerpen.
Stap 2: het tarief per item berekenen
De rekensom is eenvoudig:
Kosten per evenement ÷ verwachte afgiftes = kosten per item
Het verwachte aantal afgiftes schat je op basis van eerdere evenementen. Reken liever voorzichtig. Als minder gasten iets afgeven dan gepland, stijgen de kosten per item.
Op de kosten per item zet je zo nodig een opslag. Of je met de garderobe alleen kosten wilt dekken of een bijdrage aan het resultaat wilt leveren, beslis je zelf.
Daarna volgt de toets aan de praktijk: past het bedrag bij de ticketprijs en het publiek? Een rond bedrag versnelt de afrekening, vooral bij contant geld.
De gangbare prijsmodellen
| Model | Zo werkt het | Past goed bij |
|---|---|---|
| Per item | elke jas, elke tas kost het tarief | clubs, concerten |
| Vast bedrag per persoon | één bedrag, ongeacht het aantal items | beurzen, congressen |
| Inbegrepen in het ticket | het tarief zit in de toegangsprijs | gala’s, bedrijfsevenementen |
| Gratis | garderobe als service | hotels, theaters met abonnementhouders |
| Gestaffeld | jas en tas tegen verschillende prijzen | beurzen met veel bagage |
Belangrijk is dat je gasten het model begrijpen voordat ze bij de balie staan. Een duidelijk bord bespaart elke avond veel vragen.
Prijs vermelden
De regels voor prijsvermelding verschillen per land. In Duitsland moet je, als je de garderobe aan consumenten aanbiedt, de totaalprijs vermelden (§ 3 PAngV); voor diensten eist de verordening bovendien een prijslijst op de plek van het aanbod (§ 12 PAngV). In de praktijk betekent dat: het bedrag staat goed leesbaar bij de balie, liefst ook op de evenementpagina of in de ticketshop. Dit artikel is geen juridisch advies. Bespreek de details voor jouw land met je juridisch adviseur, vooral als je een afgifteplicht wilt invoeren.
Contant, pin of digitaal?
De betaalwijze bepaalt hoe snel je balie loopt:
- Contant: wisselgeld, tellen aan het einde van de dienst, contant geld op het piekmoment. Een rond bedrag helpt.
- Pinapparaat: snel, maar een extra apparaat aan de balie.
- Digitale betaling: de gast betaalt op de smartphone. Je team hoeft geen wisselgeld klaar te hebben.
Fiscale vragen rond het garderobetarief, bijvoorbeeld over btw of kassaregistratie, bespreek je met je belastingadviseur.
Fooien
Bij veel garderobes horen fooien erbij. Leg vooraf vast of je ze toestaat, hoe ze worden verzameld en hoe ze binnen het team worden verdeeld. Een duidelijke regel voorkomt discussie aan het einde van de avond. Wil je geen fooien, zet dat dan op het bord bij de balie.
Wat gasten stoort aan het garderobetarief
Ergernis bij de garderobe ontstaat zelden alleen door het bedrag. Vaker gaat het om verrassing of wachttijd. Deze punten leiden vaak tot discussie:
- Tarief pas aan de balie zichtbaar: wie de prijs pas na de rij hoort, voelt zich overvallen.
- Onduidelijke regels: kost de tas extra? Telt de sjaal mee? Hoe duidelijker het bord, hoe minder vragen.
- Alleen contant: veel gasten hebben geen contant geld bij zich. Bied minstens één contantloos alternatief aan.
- Betalen houdt de rij op: als betalen langer duurt dan afgeven, loopt de balie vast.
Hoe je het tarief vormgeeft, is ook een kwestie van gastbeleving. Een eerlijk, goed zichtbaar garderobetarief met snelle betaling wordt zelden een punt van discussie.
Garderobetarief in het ticket of apart?
Zit het tarief in de ticketprijs, dan valt het betalen aan de balie helemaal weg. Dat versnelt het proces, maar verdeelt de kosten over alle gasten, ook over wie niets afgeeft. Een apart tarief is eerlijker voor gasten, maar kost tijd aan de balie. Weeg af wat jij belangrijker vindt en bekijk het effect na het eerste evenement.
Checklist voor je garderobetarief
- kosten per evenement voor personeel, ruimte, materiaal, software en betaling in kaart gebracht
- verwachte afgiftes geschat op basis van eerdere evenementen
- kosten per item berekend en vergeleken met de ticketprijs
- prijsmodel gekozen en begrijpelijk geformuleerd
- prijs zichtbaar aan de balie en op de evenementpagina
- betaalwijzen vastgelegd
- regel voor fooien afgesproken
- juridische en fiscale vragen met adviseurs besproken
Garderobetarief contantloos met tapcoat
Met online betalingen in tapcoat betalen gasten de garderobe contantloos. Je gasten betalen bij de afgifte of tot het ophalen – jij bepaalt wanneer. Het geld gaat rechtstreeks naar jou of je locatie – tapcoat neemt geen geld van gasten in ontvangst. Voordat je betalingen kunt ontvangen, doorloop je een betalingsverificatie. Hoe dat werkt, staat in het helpcentrum onder Betalingsverificatie (KYC).
Neem je ook contant geld aan, dan helpt de telhulp voor contant geld je bij het tellen aan het einde van de dienst. Die telhulp is een hulpmiddel om te tellen. Voor de fiscale kassaregistratie gebruik je je eigen kassasysteem. Kosten voor betaalfuncties ken je vooraf: ze staan op de prijspagina. Voor beurzen met gasten uit veel landen is contantloos betalen vaak de eenvoudigste weg.
Wil je je garderobetarief contantloos afhandelen? Registreer je gratis bij tapcoat en richt je eerste garderobe in.
